با شیوع ویروس کرونا، شرکت‌های بزرگی مثل گوگل و آمازون، رفت‌وآمد‌های کارمندان خود را محدود کرده‌اند. البته به‌نظر می‌رسد که پیش‌گیری‌های بیشتری هم برای جلوگیری از گسترش این ویروس، در راه است. برای این‌که شما هم در این شرایط، کسب‌وکارتان را به‌خوبی اداره کنید؛ باید با اجرای جلسات و قرارهای کاری، شرایط مناسبی را برای دورکاری کارمندان خود فراهم آورید.
گسترش ویروس کرونا باعث شده، بسیاری از کسب‌وکارها تعطیل یا محدود شوند. این ویروس که به ترند تمامی اخبار این روزها تبدیل شده، بسیاری از کارمندان را خانه‌نشین کرده است. در چنین موقعیتی که شرکت‌های بزرگی مثل گوگل و مایکروسافت، بی‌کار ننشسته‌اند و فضای دورکاری را برای کارمندان خود فراهم کرده‌اند؛ بهتر است شما هم به‌عنوان مدیر یک شرکت بزرگ یا کوچک، شرایطی را برای کارمندان خود ایجاد کنید که هم کسب‌وکارتان از رونق نیفتد و هم دورکاری موفق و پرسودی داشته باشید.
هرچه باشد، باید کارها انجام شوند و ادامه پیدا کنند. این روزها مدیران بسیاری، از توقف کسب‌وکارها به‌دلیل شیوع ویروس کرونا، وحشت‌زده هستند و بدون درنظرگرفتن این موقعیت به‌عنوان یک فرصت مناسب برای دورکاری، چالش‌ها را مانع بزرگی بر سر راه خود می‌بینند. بنابراین قبل از این‌که بترسید و اجازه دهید که این وحشت، به یک صحنه درام در کسب‌وکارتان تبدیل شود، به فکر فراهم‌کردن شرایط کارآفرینی باشید؛ اما چگونه؟
در ادامه این مطلب از استارتاپت سه قانون مهم کاری را بررسی می‌کنیم تا بتوانید به کمک آن‌ها، خود و کارمندان‌تان برای ایجاد شرایط دورکاری موفق آماده کنید.
قانون اول: در قوانین و شرایط دورکاری کارمندان به توافق برسید
زمانی‌که صحبت از دورکاری به‌میان می‌آید، ترس تمام جان برخی از مدیران و کارمندان را فرا می‌گیرد. مدیران تصور می‌کنند که دائما باید با کارمندان‌شان درتماس باشند، سریعا به ایمیل‌ها پاسخ دهند، دائما پشت سیستم باشند و داستان‌هایی از این قبیل که در ذهن خود ساخته‌اند؛ اما این تصورات کاملا اشتباه است! فقط کافی است فرض کنید که در شرکت هستید و دقیقا همان کارهایی که در شرکت انجام می‌دهید را در خانه انجام دهید؛ تنها با این تفاوت که به‌جای لباس رسمی، با بیژامه پشت سیستم می‌نشینید.
برای این‌که شرایط دورکاری کارمندان را به‌گونه‌ای فراهم کنید که کسب‌وکارتان با موفقیت پیش برود، باید قوانینی را ایجاد کنید که تمام فرضیات اشتباه از بین بروند و تمام کارمندان و حتی خودتان، با خیال راحت به کارها برسید.
در ساده‌ترین شرایط، شما باید با تیم خود در این موارد، به توافق برسید:
۱. پیامی برای مشتریان
بسیاری از شرکت‌ها، درآمد خود را از راه فروش محصول یا سرویس خود به‌دست می‌آورند. اگر شما هم چنین شرایطی دارید، پس شما باید برای مشتریان کار کنید و پروژه‌های‌شان را تکمیل کنید. قرار است با دور کاری خود، کار آن‌ها را راه بندازید و نیاز‌های‌شان را برآورده کنید. پس مهم است که راه ارتباطی مناسبی برای مشتریان خود ایجاد کنید و شرایط کاری‌تان را برای‌شان توضیح دهید.
این‌‌ها سوالاتی هستند که باید پاسخ‌شان داده شود تا هیچ‌گونه سردرگمی حین کار به وجود نیاید:
- مشتریان چه اطلاعاتی را در ایمیل یا تماس‌های خود قرار دهند تا باعث دوباره‌کاری نشود.
- صحبت‌های کاری در تماس یا گفت‌وگوهای آنلاین، چگونه پیش بروند و روندشان به چه صورت باشد.
- کدام مشتریان باید به کارمندان کدام بخش از شرکت ارجاع داده شوند.
قبل از آغاز پروسه دورکاری، با همکاران و کارمندان خود درمورد این مسائل صحبت کنید و اطلاعات موردنیاز را به اشتراک بگذارید. همچنین چگونگی برخورد با مشتریان و انجام وظایف به‌صورت آنلاین را مشخص کنید و پس از توافق درمورد شرایط، آن را با مشتریان به اشتراک بگذارید. این کار می‌تواند از طریق شبکه‌های اجتماعی، سایت یا وبلاگ و حتی ارسال ایمیل برای مشتریان، انجام شود.
۲. مدت‌زمان دورکاری کارمندان
برخی از کارمندان دورکار، ساعت کاری خود را بر اساس حجم تقاضای کاری، فرزندان، یا هر مسئله دیگری در زندگی شخصی و کاری‌شان، تنظیم می‌کنند. درست است که انعطاف‌پذیری ساعت کاری، تیم دورکاری را موفق می‌کند اما بسیار مهم است که ساعت خاصی هم در طول روز درنظر گرفته شود تا کارمندان زمان مشترکی را باهم سپری کنند.
بنابراین اعضای تیم شما موظف هستند که یک یا دو ساعت خاص از روز را به‌صورت هم‌زمان، آنلاین باشند. جلسه‌ای برگزار کنید و برای بهترین زمان آنلاین‌شدن تمام اعضای تیم، به توافق برسید.
۳. در دسترس بودن
فراتر از یک ساعت کاری مشترک، باید سیگنالی داشته باشید که به کارمندان و همکاران بگوید، شما آنلاین هستید. در پلتفرم‌های پیام‌رسان مختلف، زمانی‌که آنلاین شوید یک چراغ سبز کنار تصویر پروفایل شما روشن می‌شود یا زیر اسم‌تان مشخص می‌کند که آنلاین هستید یا خیر. اما نباید روی این ویژگی حساب باز کنید. بسیاری از این شاخص‌ها ناقص هستند و ممکن است مدت‌ها بعد از این‌که آفلاین شده‌اید، همچنان آن چراغ سبز روشن بماند.
بسیاری از ما عادت داریم که آنلاین‌شدن‌مان را در پیام‌رسان‌ها مخفی کنیم و این مسئله معمولا برای دورکاری نکته مناسبی نیست. پس مهم است که یک سیگنال مشخص، برای آنلاین‌شدن خود و دیگر همکاران داشته باشید. مثلا به این توافق برسید که وقتی کارمندی آنلاین می‌شود، این مسئله را با عبارت «من حاضرم یا من هستم» اعلام کند و زمانی‌که قصد توقف کار را دارد، با جمله‌ای آن را مشخص کند.
۴. زمان‌های پاسخگویی
این مسئله دو جنبه مختلف دارد، یک جنبه مربوط به همکاران است و جنبه دیگر مربوط به مشتریان. گروه چت همکاران، خیلی‌زود ممکن است به یک محفل طولانی برای خوش‌گذرانی تبدیل شود و با این وضع، هیچ‌کاری پیش نخواهد رفت. پس زمان‌هایی را برای تمرکز روی کار ایجاد کنید.
همچنین به مشتریان بگویید که چه زمانی می‌توانند منتظر دریافت پاسخ‌شان باشند. مثلا می‌توانید مشخص کنید که مشتری تا یک ساعت پس از اولین پیام خود، منتظر پاسخ کارمندان بماند یا ۲۴ برای دریافت اولین پاسخ ایمیل خود، زمان دهد اما اگر یک مشتری عجله دارد، باید مستقیما تماس بگیرد.
مطمئن شوید که تمامی اعضای تیم، بر این موارد یا موارد خاص دیگر به توافق رسیده‌اند تا کسی دچار مشکل نشود و مشکل او هم دردسری برای دیگر اعضا ایجاد نکند.
قانون دوم: بازرسی‌های روزانه انجام دهید
هنگام دورکاری کارمندان و فعالیت کسب‌وکارها از راه دور، ممکن است به افراد، احساس جداشدن، تنهاماندن و نادیده‌شدن دست دهد. یک بازرسی روزانه، به آن‌ها نشان می‌دهد که اوضاع از چه قرار است و تنها نیستند.
یک قرار مجازی ۱۰ دقیقه‌ای در گروه یا به‌صورت خصوصی، می‌تواند حس همراهی و عدم دورافتادگی را در کارمندان ایجاد کند. مثلا کارهایی که امروز باید انجام دهید را بیان کنید و از دیگر اعضا بخواهید تا وظایف امروز خود را بگویند؛ همچنین اگر شخصی نیاز به کمک دارد اعلام کنند و مواردی از این قبیل.
این کار نه‌تنها حس همکاری را افزایش می‌دهد، بلکه مشخص می‌کند که اعضای تیم، چه وظایفی دارند و حجم کاری‌شان چقدر است.
قانون سوم: نقشه‌ای برای خلاقیت، نوآوری و رفع ایرادات داشته باشید
آخر هفته‌ها، یک بررسی سریع و جامع انجام دهید. این کار باعث می‌شود تا تجربیات جدید خود را مرور کنید، ایرادات را بفهمید، راه‌حل‌های جدید بیابید و استراتژی‌های جدیدی را برای هفته آینده پیاده کنید. با این راه، قدرت دورکاری کارمندان خود را تقویت می‌کنید و آن را به یک تجربه بی‌نقص تبدیل خواهید کرد. در این جلسه بررسی، از کارمندان خود سوال‌هایی نظیر موارد زیر را بپرسید:
- چه اتفاقاتی در طول هفته رخ داد؟
- چه شرایطی باعث شد تا کارها به‌خوبی پیش برود؟
- چه شرایطی باعث شد تا کارها به‌کندی پیش بروند؟
- چه چیزهایی باید تغییر کنند؟
- چه پیشنهاداتی برای تغییر شرایط دارید؟
با پیگیری این سه مورد، می‌توانید به‌راحتی دورکاری کارمندان خود را پیش ببرید و علاوه‌بر کاهش هزینه‌ها، بهره‌وری بسیار خوبی هم داشته باشید. همچنین می‌توانید برای ایجاد شرایط دورکاری موفق، مطالب مرتبط با دورکاری استارتاپت را هم مطالعه کنید: