اخیرا با گروهی از مدیران، دیدار کردم تا درمورد نحوه مدیریت جلسات کاری و بهبود شرایط آن، صحبت کنیم. هدف ما ایجاد فضایی برای جلسات بود که کارمندان، مشتاق حضور در آن باشند. هر یک از ما، جلسه‌ای را که به‌نظرمان بسیار پر‌انرژی و قدرتمند برگزار شده بود، یادآوری و توصیف کردیم. از بین داستان‌هایی که شنیدم؛ یکی بیشتر از همه جالب بود و در این مقاله از استارتاپت، می خواهم آن را برای شما شرح دهم.
همکار از زمانی تعریف کرد که مهندس جوانی بود و روی چندین پروژه یک مرکز تولید، کار می کرد. او گفت:
وقتی مدیرم جاش (Josh)، به کارخانه می‌آمد؛ همه ما را به‌صرف پیتزا، بیرون می‌برد و یک جلسه «بدون راز» برگزار می‌کرد. او درمورد هرچیزی که می‌خواست بداند، از ما سؤال می‌پرسید و ما هم متقابلا، همین کار را می‌کردیم. در این جلسات، همه اجازه گفتن هر حرف یا پرسیدن هرچیزی را داشتند و این شگفت‌آور بود.
جاش از این جلسات، برای آگاهی از نحوه عملکرد گروه، پیشرفت پروژه‌ها و همچنین رفع نیازهای پشتیبانی و تامین منابع، استفاده می‌کرد. او برای مدیریت جلسات کاری و شروع یک گفتگوی آزاد و بی‌پرده، سؤالات عمومی می‌پرسید:
- فکر می‌کنید، چه‌چیزی را باید بدانم؟
- کجای کار، درگیر هستید؟
- به چه چیزی، افتخار می‌کنید؟
هیچ فشاری برای پاسخ دقیق و کامل نبود؛ اما تنها شرط، بی‌ریایی و داشتن صداقت بود. البته جاش، یک مدیر متفکر و دلسوز بود؛ خصوصیاتی که برای ایجاد امنیت روانی در چنین مکالماتی، لازم است و این، کمک بسیار بزرگی برای ما بود.
برگزاری و مدیریت جلسات کاری خوب، به احترام متقابل وابسته است و باید فضا به‌قدری امن باشد که افراد بتوانند آزادانه درمورد افکار و ایده‌های خود، صحبت کنند. دقیقا لازم نیست روش «جاش» را پیاده کنید؛ اما می‌توانید با تکیه بر دو اصل کلیدی، یعنی با ارائه مجوز آزادی بیان و ایجاد حس امنیت، شادابی و کیفیت مکالمه را در جلسات کاری خود، افزایش دهید.
بهترین شیوه مدیریت جلسات کاری
حال، می‌خواهیم چگونه می‌توان مدیریت جلسات کاری را با بهترین روش ممکن، برعهده گرفت؟ چگونه می‌توان یک فضای امن برای مکالمه نیروها، ترتیب داد؟
۱. با ارائه مجوز آزادی بیان در جلسات کاری، شروع کنیم
این‌که اجازه دهید، کارمندان هرچه می‌خواهند بگویند و بپرسند؛ بسیار ارزشمند است. زیرا امکان ابراز هر‌آنچه می‌خواهیم بگوییم را می‌دهد؛ مثلا چه‌چیزی احتیاج داریم، بازخورد کار را توضیح دهیم و درصورت لزوم، درباره مشکلات صحبت کنیم.
جاش با اعلام برگزاری جلسه «بدون راز»، به گروهش را برای شرکت در مکالمه‌ای ترغیب می‌کرد که با هیچ قواعد رسمی کاری، امکان‌پذیر نبود. او هنگام مدیریت جلسات کاری خود، از افرادی که صحبت می‌کردند، می‌خواست تا افکارشان را بدون هیچ‌گونه ویرایش و خودسانسوری، بیان کنند و از صحبت‌کردن، عقب‌نشینی نکنند. همچنین از حضار تقاضا می‌کرد تا به صحبت‌های همکاران‌شان به‌خوبی گوش کنند و به آن‌ها فرصت شنیده‌شدن بدهند.
این دقیقا همان چیزی است که همه ما می‌خواهیم: شنیده شویم، آنچه فکر می‌کنیم را به زبان بیاوریم و از گفتن آن نترسیم.
در جلسات، به‌وضوح از مجوز آزادی بیان، صحبت کنید. بهتر است به‌جای فرض این‌که کارمندان تان از وجود چنین قانونی، آگاهی دارند؛ مستقیما به آن‌ها بگویید که می‌توانند بدون هیچ‌گونه نگرانی، درمورد هرچه می‌خواهند، حرف بزنند. ببینید که برای مدیریت موثر و شرکت موفقیت‌آمیز کارکنان در چنین جلساتی، به چه مجوزی نیاز دارید؟
به‌عنوان یک مدیر، برای مدیریت جلسات کاری از گروه خود برای رخ‌دادن موارد زیر، اجازه بگیرید:
- زمانی‌که مکالمه از بحث منحرف می‌شود یا صحبت‌ها تکراری هستند، در مسیر صحیح اقرار دهید.
- افرادی که هنوز صحبت نکرده‌اند را مخاطب قرار دهید تا به این‌طریق، در مکالمات شرکت کنند.
- اگر فردی جلسه را کاملا به‌دست گرفت و به سایرین، فرصت صحبت نداد؛ او را کنترل کنید تا دیگران هم بتوانند صحبت کنند.
- زمانی‌که لازم است شخصی، درمورد مطلبی توضیح دهد؛ سؤالاتی برای شفاف‌سازی بپرسید.
با یادآوری این‌که افراد، مجوز آزادی بیان دارند؛ گروه خود را قدرتمند کنید تا:
- بدانند که هرزمان، می‌توانند سوال بپرسند.
- درصورتی‌که همکاران‌شان هنوز صحبت نکرده‌اند، آن‌ها را به مکالمه دعوت کنند.
- برای اختصاص وقت بیشتر روی یک موضوع، درخواست کنند.
- از افراد دیگر بخواهند تا درباره موضع خود راجع‌به مطلب مورد بحث، بیشتر بگویند.
- موضوعاتی را شرح دهند که به‌طور کامل، به آن‌ها اشاره نشده است.
در آخر، گروه را ترغیب کنید تا قبل از اظهارنظر، اجازه بگیرند و خودتان هم، رعایت کنید. این امر نشان می‌دهد که نظریات شما، تهدیدآمیز نیست و با فکر، از آن‌ها استقبال می‌شود. بهتر است قبل از آغاز صحبت، بگویید:
- می‌توانم از شما چیزی بپرسم؟
- ممکن است، چیزی را به شما بگویم؟
- می‌توانم شما را یک راهنمایی کنم؟
- می‌توانم اندکی، صحبت شما را متوقف کنم؟
اگر احساس می‌کنید که باید موارد زیادی را به‌خاطر بسپارید، فقط کافی است بدانید: شما و گروه‌تان، حق دارید که هرچه را برای حضور مؤثر در یک جلسه، نیاز دارید؛ درخواست کنید تا بحث‌تان به‌نتیجه برسد و ارزشی به آن، اضافه کنید.
۲. برای مدیریت جلسات کاری بر امنیت افراد، تمرکز کنیم
احساس امنیت افراد در یک جلسه، تا حد زیادی به تجربیات قبلی آن‌ها بستگی دارد. اکثر افراد یک‌بار هم که شده، این احساس را که انگار صحبت‌های‌شان شنیده نشده یا به‌حد کافی از آن‌ها قدردانی نشده را تجربه کرده‌اند. اما زمانی‌که افراد احساس کنند که به نظرشان، گوش می‌دهند و با آن‌ها بااحترام رفتار می‌کنند، بهتر می‌توانند آنچه فکر می‌کنند را به‌زبان بیاورند. گفتگوها زمانی عمیق‌تر می‌شوند که همه، درگیر آن شوند و به‌اندازه کافی، احساس امنیت کنند تا افکارشان را بیان کنند.
برای مدیریت جلسات کاری و ایجاد امنیت روانی در طول جلسه، باید:
- از گروه بخواهید، به هر شخصی که مشغول صحبت است، کاملا توجه کنند. (این کار را در ابتدای جلسه انجام دهید.)
- اجازه دهید که هر فرد، از زمان خود به‌طور کامل استفاده کند.
- درصورت لزوم، سوالاتی برای شفاف‌سازی بپرسید.
- آنچه درمورد سوال یا نظر شخصی باارزش است، به اشتراک بگذارید.
- از اسامی افراد استفاده کرده و به نظرات قبلی آن‌ها اشاره‌کنید.
- افرادی که حرف نزده‌اند را به صحبت دعوت کنید.
- به همه سوالات به‌طور کامل و صادقانه، پاسخ دهید.
- در انتهای جلسه، آنچه متوجه شده‌اید را به‌صورت مختصر، بیان کنید.
- توضیح دهید که برای به‌کارگیری این نظرها، چه اقداماتی انجام خواهید داد و از گروه خود بخواهید در این‌باره، پیشنهاد دهند.
- کیفیت گفتگو را تصدیق کنید و از گروه خود، برای آن تشکر کنید.
بعد از جلسه، حتما این اصول را رعایت کنید:
- امور اجرایی را برمبنای مهلتی که تعیین کردید، انجام دهید.
- بدون اجازه، موضوع موردبحث را با دیگران به اشتراک نگذارید.
- در زمان مناسب، پیغام تشکر کتبی برای شرکت‌کنندگان، ارسال کنید.
- از رضایت افراد درمورد نحوه اجرایی‌شدن نظرات‌شان، مطلع شوید.
افراد نمی‌خواهند که فقط صاحب فکر یا نظری باشند؛ بلکه می‌خواهند در اجرای آن، مشارکت کنند و شما می‌توانید با استفاده از اصول فوق، این فرصت را به گروه خود بدهید. به‌این‌ترتیب، با رعایت احترام متقابل در مکالمات و صداقت بیشتر، گروه شما انسجام بیشتری پیدا می‌کند و بهتر می‌توانید باهم همکاری کنید. پس به‌دلیل آزادی بیان و احساس امنیت بالا، همکاران همیشه منتظر جلسات بعدی با شما هستند و بهتر از این، حتی شما هم منتظر رهبری و مدیریت جلسات کاری خواهید بود.