فرض کنید شما به شرکت موفقی تبدیل شده‌اید که فروش سرویس‌ یا محصولات‌تان به حد قابل‌قبولی رسیده‌ و حتی در وبلاگ و شبکه‌های اجتماعی بازخورد خوبی داشته‌اید. حالا مردم و شرکت‌های مختلف، قصد همکاری با شما را دارند و به‌دنبال راهی برای گسترش روابط تجاری‌شان با شما هستند. اما باید یک پل ارتباطی بین شما و این مشتریان وجود داشته باشد تا به بهترین شکل ممکن، روابط را برقرار کند و این ارتباط را به‌شکل موفق ادامه دهد. بهترین روش برای برقراری ارتباط بین شما و افرادی که به‌سراغ‌تان می‌آیند، آژانس روابط عمومی است.

روابط عمومی (Public Relations یا به اختصار PR) یک پروسه برقراری ارتباط استراتژیک است که بین ارگان‌ها و عموم، یک ارتباط متقابل ایجاد می‌کند. در دنیای امروز که کسب‌وکارها و بازارها باهم مرتبط هستند؛ بسیار مهم است که این دو بتوانند به‌درستی با یکدگیر همکاری کنند.

در عین‌حال همکاری خوب تیم بازاریابی شما با یک آژانس روابط عمومی اهمیت بالایی دارد. پس لازم است بدانید که یک آژانس روابط عمومی باید چه کارهایی انجام دهد، چه سرویس‌هایی ارائه کند و چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ درواقع تیم روابط عمومی می‌تواند یک شرکت سوم‌شخص باشد که با شرکت‌های دیگر همکاری می‌کند، یا نیروهای انسانی باشند که در یک شرکت استخدام می‌شوند.

در ادامه این مطلب از استارتاپت، روش‌های استخدام یک آژانس روابط عمومی مناسب که شاید تحت‌عنوان آژانس‌‌های PR یا Public Relations نام‌شان را شنیده باشید؛ از نگاه هاب اسپات بررسی می‌کنیم.

وظیفه یک شخص یا آژانس روابط عمومی چیست؟

تیم روابط عمومی درواقع، سابقه و شهرت شما در فضای کسب‌وکار را کنترل می‌کند. هدف اصلی این تیم آن است که آگاهی از برند و مدیریت شهرت یک شرکت را برعهده بگیرد و آن را تقویت کند.

با این‌که وظایف آژانس روابط عمومی و بازاریابی، مرتبط باهم و در بعضی موارد مشابه است، اما هر کدام از آن‌ها عملکرد متفاوتی دارند. هدف اصلی تیم روابط عمومی این است که شهرت برند شما را تقویت کند و هدف اصلی تیم بازاریابی، افزایش فروش شما است.

با این حال، این دو تیم می‌توانند اهداف خود را هم‌راستا کنند. مثلا مردم می‌توانند از طریق تکنیک‌های تیم روابط عمومی، به‌خوبی از برند شما آگاه شوند و تیم بازاریابی از این موقعیت برای تبلیغات فروش استفاده کنند.

وظایف آژانس روابط عمومی چیست؟

  • مدیریت شهرت برند
  • مدیریت بحران
  • روابط رسانه‌ای
  • شبکه‌های اجتماعی
  • تهیه متون سخنرانی
  • اطلاعیه‌های مطبوعاتی
  • برنامه‌ریزی رویدادها
  • فراهم کردن زمینه تماس با شرکت
  • تحقیق بازار
  • تعلیم رسانه‌ای
  • کپی‌ رایتینگ داخلی

۱. مدیریت شهرت

مدیریت شهرت یکی از اصلی‌ترین خدماتی است که این بخش باید ارائه دهد. تکنیک‌های به‌کاررفته در این سرویس شامل اخبارهای ایمیلی، پیام‌هایی در وبسایت یا محتوای بلاگ، مدیریت شبکه‌های اجتماعی برای گسترش شهرت برند، پاسخ به نظرات، مشغول‌شدن با دنبال‌کنندگان در شبکه‌های اجتماعی و … است.

مثلا رستوران‌های فست‌فود Taco Bell، با استفاده از شبکه‌های اجتماعی، شهرت خود را گسترش می‌دهند. در این تصویر، شاهد پاسخ Taco Bell به یکی از مشتریانش هستیم. حتی یک پاسخ جالب و درگیرکننده، باعث افزایش شهرت شما در فضاهایی مثل توییتر می‌شود.

مدیریت شهرت با آژانس روابط عمومی

۲. مدیریت بحران

طبق گزارش PWC، حدود ۶۹ درصد از رهبران شرکت‌ها و ارگان‌های مختلف، حداقل یک تا سه بار بحران را طی پنج سال اخیر تجربه کرده‌اند و این احتمال وجود دارد که شرکت شما هم به هر دلیلی، دچار بحران شود. شرکت‌های سوم‌شخصی که در روابط عمومی تخصص‌ دارند، همیشه برای مشتریان‌شان یک برنامه مدیریت بحران، درنظر می‌گیرند تا در زمان وقوع آن آماده باشند.

ممکن است شما چند سال پی‌درپی به موفقیت برسید و اعتماد مردم را جلب کنید اما به دلایل مختلف مثل مشکلات بازار، نوسانات قیمت یا هر اتفاق دیگری، با بحران رو‌به‌رو شوید و اعتماد مردم نسبت به شما کم شود. اگر نتوانید فورا در برابر این بحران ایستادگی و شرایط را کنترل کنید، حتی وفادارترین مشتریان خود را هم از دست خواهید داد. این دقیقا وظیفه آژانس روابط عمومی است که ارتباط شما و این مشتریان را در شرایط بحرانی حفظ کند.

۳. روابط رسانه‌ای

یکی از راه‌های ایجاد شهرت یا گسترش آن برای سر زبان‌ افتادن نام برندتان، استفاده از رسانه است. یک آژانس روابط عمومی می‌تواند بین شما و رسانه‌های مرتبط با زمینه کاری‌تان، ارتباط برقرار کند. مثلا شما را به وبلاگ‌های شناخته‌شده‌ معرفی می‌کنند تا آن‌ها در موردتان مطلب منتشر کنند یا با اینلفوئنسرها ارتباط برقرار می‌کنند تا در فضای مجازی، نام شما را به دنبال‌کنندگان خود معرفی کنند. این کارها باعث می‌شود تا در رسانه‌های بزرگ، مطرح شوید.

مثلا اگر شما شرکت لوازم آرایشی‌وبهداشتی دارید، یک آژانس روابط عمومی به‌کمک یکی از سایت‌های معروف و پرترافیک، برنامه‌ای برای مصاحبه با شما ترتیب می‌دهد تا محصولات‌تان را معرفی کنید.

۴. شبکه‌های اجتماعی

شبکه‌های اجتماعی از فاکتورهای اصلی مدیریت شهرت هستند و مهم‌ترین راه‌ برقراری ارتباط با مشتریان به‌شمار می‌روند. بنابراین حفظ و برقراری حساب‌های شبکه‌های اجتماعی، قطعا جزو تکنیک‌هایی است که یک شرکت یا نیروی روابط عمومی باید آن را مدیریت کند.

حضور در شبکه‌های اجتماعی از جمله وظایف آژانس روابط عمومی است

با استفاده درست از شبکه‌های اجتماعی، قادر هستید شهرت خود را تقویت کنید و در نتیجه فروش بیشتری از محصول یا سرویس خود داشته باشید. مخصوصا اگر به عنوان مدیر مجموعه یا فردی شناخته شده در شرکت، فعالیت خوبی در شبکه‌های اجتماعی داشته باشید، بیش از پیش به قدرت گرفتن حساب‌های کاربری شبکه‌های اجتماعی خود کمک خواهید کرد.

۵. تهیه متون سخنرانی

اگر شرکتی هستید که هر چند وقت یک‌بار کنفرانس برگزار می‌کنید یا حتی قصد بیان اطلاعیه‌ یا اخبار مهمی داریدرا در مطبوعات و رسانه‌ها دارید، باید به‌درستی سخنرانی کنید. یک سخنرانی صحیح و پرقدرت، روی شهرت شما تاثیر می‌گذارد و برعکس، زمانی‌که در این کار ناموفق باشید، شهرت‌تان به خطر می‌افتد. بنابراین بسیار مهم است که با تیمی همکاری کنید به شما در تهیه متن سخنرانی مناسب برای ارتقای روابط‌تان با مشتریان، به شما کمک کند.

۶. اطلاعیه‌های مطبوعاتی

بسته به نوع فعالیت‌تان احتمالا هر چند وقت یک‌بار، محصول یا سرویس و همچنین کمپین یا اقدام جدیدی برای ارائه دارید و می‌خواهید این رویداد را به گوش مردم و تمام مشتریان خود برسانید. پس باید سراغ شرکت یا نیروهایی بروید که شما را به هر نحوی، با مشتریان مرتبط می‌کنند. یکی از تکنیک‌های اصلی برای انجام این کار، روابط رسانه‌ای هستند که در قسمت سوم در مورد آن‌ صحبت کردیم.

۷. برنامه‌ریزی رویدادها

رویداد‌ها از جمله عواملی هستند که با همکاری دو تیم بازاریابی و روابط عمومی، زمینه‌ای را برای آشنایی با برند، افزایش شهرت و معرفی محصول یا سرویس فراهم می‌کنند. زمانی‌که می‌خواهید رویدادی برگزار کنید یا در یک رویداد شرکت کنید، بهترین راه این است که سراغ تیمی بروید تا شما را با مردم و مشتریان مرتبط کند. چون آن‌ها به‌خوبی می‌دانند که مشتریان و مخاطبان شما چه می‌خواهند، به دنبال چه چیزی از سوی شما هستند و چه کارهایی آن‌ها را به هیجان می‌آورد.

آن‌ها رویداد شما را تبلیغ می‌کنند و به گوش مردم و مشتریان می‌رسانند، همچنین مطبوعات، سایت‌ها و اینلفوئنسرها را برای پوشش آن، دعوت می‌کنند.

۸. فراهم‌کردن زمینه تماس با شرکت

بسیار مهم است که مطمئن شوید شرکت‌تان از طریق تمام راه‌های ارتباطی، با مردم مشتریان خود در ارتباط است؛ خصوصا در زمان‌های اوج فعالیت، مراسم‌، رویدادها و مواقعی که لازم است کاملا در دسترس باشید. پس باید این مسئله را به دست شرکت یا افرادی بسپارید که زمینه آن را فراهم کنند. ممکن است یک شخص یا شرکتی که قبلا هیچ آشنایی با شما نداشته، در یک موقعیت خاص به‌دنبال شرکتی مثل شما باشد. بنابراین زمانی‌که کاملا از طریق راه‌های ارتباطی در دسترس باشید، به‌خودی‌خود یک روش آگاهی از برند ایجاد می‌کنید.

۹. تحقیق بازار

مهم‌ترین روش برای این‌که بتوانیم بهترین ارتباط را با مشتریان ایجاد کنیم، این است که ابتدا آن‌ها را به‌درستی بفهمیم و درک کنیم. به همین دلیل، لازم است آژانس روابط عمومی به‌عنوان یک مجری بین شرکت و مشتریان، از تکنیک تحقیق بازار و درک عموم استفاده کند. این کار به روش‌های مختلفی انجام می‌شود که از جمله آن‌ها می‌توان به فرم‌های بازخورد و بررسی، نظرسنجی‌ها، تمرکز روی یک گروه خاص و … اشاره کرد. آن‌ها از این طریق، مخاطب شما را می‌شناسند، نیازها و خواسته‌های‌شان را می‌فهمند و شما را به‌سمت برآورده‌کردن آن نیازها هدایت می‌کنند.

مثلا شما یک شرکت تولیدکننده پروتئین هستید و باید بدانید مخاطبان‌تان چه افرادی هستند، چه طعمی را بیشتر می‌پسندند و چه چیزی باعث می‌شود آن‌ها یک پروتئین را انتخاب کنند. مادامی‌که روی بازار تحقیق نکنید، هرگز مخاطب اصلی خود را نمی‌شناسید.

۱۰. تعلیم رسانه‌ای

بسیاری از شرکت‌ها و برند‌هایی که به‌طور قابل‌توجهی در دید عموم قرار دارند؛ کارشان را تحت تعلیم رسانه‌ای پیش می‌برند. تعلیم رسانه‌ای، یک تکنیک روابط عمومی است که با استفاده از آن می‌توان با پیام‌های متداوم، برند خود را مطرح کنید. شرکت‌ها و اشخاص مشهور، دائما زیر ذره‌بین مردم و رسانه‌ها هستند و همیشه سوالات زیادی در مورد آن‌ها مطرح است. تا زمانی‌که آن‌ها پاسخ درستی به این سوال‌‌ها ندهند، احتمال شکل‌گیری شایعات و اخبار ناقص افزایش می‌یابد و همین مسئله باعث از دست‌رفتن مشتریان می‌شود.

بعضی از شرکت‌ها یا افراد شاخص در شیوه تعلیم رسانه‌ای خود، برنامه‌های ویدیویی تهیه می‌کنند تا بحث‌برانگیز‌ترین سوالات مردم را پاسخ دهند.

۱۱. کپی رایتینگ داخلی

اگر شرکت بزرگی دارید یا شرکت‌تان بخش‌های مختلفی دارد و شما به‌عنوان یک مدیر مثلا می‌خواهید پیامی را به تمام کارمندان برسانید یا تغییری در روند کار و خواسته‌ مشتریان را به کارمندان‌تان اطلاع دهید؛ این کار وظیفه تیم روابط عمومی شرکت است که باید به‌درستی آن را انجام دهد. همچنین زمانی‌که پیام مهمی ارسال می‌شود یا به تغییری در روند کار نیاز است، نظرهای مختلفی بین کارمندان مطرح می‌شود و وظیفه آژانس روابط عمومی در این مواقع، برقراری ارتباط صحیح بین شما و کارمندان‌تان است.

اهمیت آژانس روابط عمومی در ارتباط میان مردم و مشتریان با شما

مثلا هاب اسپات یک کانال ارتباطی دارد تا با تمام کارمندان خود که در سراسر دنیا مشغول به‌کار هستند،‌ ارتباط برقرار کند.

نتیجه

آژانس روابط عمومی یکی از مهم‌ترین ارگان‌هایی است که بسیاری از شرکت‌های بزرگ و موفق برای آگاهی از برند و ارتباط با مشتریان خود، باید از آن استفاده کنند. فراموش نکنید باوجودی‌که برخی از وظایف روابط عمومی با تیم بازاریابی مشترک است اما هر کدام عملکرد متفاوتی دارند و این دو تیم به‌کمک هم می‌توانند شرکت‌تان را به‌سمت جلو هدایت کنند. پس برای انتخاب یک تیم مناسب و متخصص در روابط عمومی، باید ویژگی‌های آن‌ها را به‌خوبی بررسی کنید.