مدیران شرکت‌ها وقت و هزینه زیادی را صرف افزایش مزایای شغلی می‌کنند و در عوض، از کارکنان خود توقع دارند که با آگاهی از مزایای شغلی خود، بدانند که از کار در شرکت چه چیزی به‌دست می‌آورند. این نکته موجب تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر آن‌ها برای نحوه استفاده از این مزایا هم خواهد شد.

اما با وجود تمام تلاش‌ها، همیشه این اتفاق نمی‌افتد. کارکنان مشغول کارشان هستند و ذهن‌شان دائما درگیر آن است و کمتر به این مسائل توجه می‌کنند. به‌علاوه، اکثر شرکت‌ها مزایایی ارائه می‌دهند که برخی از آن‌ها واقعا پیچیده هستند. پس باید گفت که برقراری ارتباط مؤثر در این مواقع، از مهم‌ترین نکات برای آگاهی از مزایای شغلی است.

طبق نظر بیشتر کارکنان، بخش ارتباطات منابع انسانی، کارمندان را به‌خوبی برای تصمیم‌گیری هوشمندانه درباره حقوق، مزایا و مدیریت عملکردشان آماده نمی‌کند. تحقیقات نشان داده که تنها ۳۰ درصد کارکنان از نحوه عملکرد این بخش راضی هستند و ۵۰ درصد آن‌ها هم بی‌تفاوت هستند. از این مهم‌تر، کمتر از ۲۵ درصد کارکنان احساس می‌کنند که برقراری ارتباط با بخش منابع انسانی بتواند دانش لازم برای تصمیم‌گیری یا اقدام‌های موثر را به آن‌ها منتقل کند.

چگونگی ارتباط با کارکنان برای آگاهی از مزایای شغلی

خوشبختانه چاره کار بسیار ساده است. شما به‌عنوان یک مدیر، باید روش برقراری ارتباط خود را تغییر دهید. در این مقاله استارتاپت ما راه‌هایی را برای بهبود ارتباط با کارکنان و افزایش آگاهی از مزایای شغلی‌‌شان که توسط شرکت درنظر گرفته شده، به شما ارائه می‌دهیم.

۱. اهداف خود را بر اساس آنچه نیاز دارید، تنظیم کنید

تعیین اهداف و آگاهی از مزایای شغلی

هر تلاشی برای برقراری ارتباط را باید با در ذهن داشتن مقصود نهایی، شروع کنید. برای چیزی که می‌خواهید به آن برسید، هدف‌گذاری کنید. این امر به‌خصوص برای اطلاع از منافع و مزایا، ضروری است. اقدامات مشخصی از سوی کارکنان وجود دارد که با تحلیل آن‌ها می‌توانید بفهمید که آیا مزیت‌هایی که درنظر گرفته‌اید، موفقیت‌آمیز بوده اند یا خیر. البته شما باید از این نوع اقدامات، پشتیبانی لازم را به‌عمل آورید.

مثلا در اینجا به سه هدف نمونه اشاره می‌کنیم:

  • افزایش مشارکت در برنامه‌هایی که در طولانی‌مدت، ناموفق بودند.
  • ترغیب کارکنان به استفاده هرچه سریع‌تر از مزایای ارائه شده
  • تشویق کارکنان به استفاده از استراتژی‌های متفاوتی که در قالب مزایای شغلی ارائه کرده‌اید.

۲. درک آنچه کارکنان می‌دانند و آنچه نیاز دارند

شناخت مخاطب، اصلا مفهوم جدیدی نیست؛ حتی دانشجویان مبتدی بازاریابی هم می‌دانند که مؤثرترین راه برای جذب افراد و ایجاد انگیزه در آن‌ها، درک این موضوع است که بدانیم آن‌ها چه افرادی هستند و به چه چیزی نیاز دارند.

با این حال، ارزیابی کارکنان نکته‌ای است که اغلب از سوی منابع انسانی نادیده گرفته می‌شود. ما بدون فکرکردن به افراد مدنظرمان، فقط به‌دنبال ایجاد ارتباط با آن‌ها هستیم. مشکل اینجا است که فکر می‌کنیم، تمام انسان‌ها دقیقا مثل هم هستند. بنابراین از روش‌هایی یکسان برای برقراری ارتباط با همه افراد در مشاغل، جغرافیا و وضعیت‌های مختلف، استفاده می‌کنیم.

چطور می‌توان از شناخت صحیح کارکنان اطمینان حاصل کرد؟ برای این منظور، دو راه وجود دارد:

  • با تحلیل جمعیت‌شناختی کارمندان شروع کنید.
  • از تحقیقات کیفی برای کشف نیازها و اولویت‌های ارتباطی استفاده کنید.

آمارهای جمعیت‌شناختی به شما کمک می‌کند تا کارکنان‌تان را بشناسید. سپس برای اینکه واقعا به ذهنیت آن‌ها پی ببرید، باید فراتر از این رفته و با کارمندان‌تان صحبت کنید. بهترین راه برای انجام این کار، استفاده از روش تحقیق گروه‌های تمرکز است. بدین ترتیب می‌توانید بفهمید که کارکنان‌تان چه نظری درباره مزایای دریافتی خود دارند؛ همچنین نیازها و شیوه ارتباط با هر کدام از آن‌ها ‌را هم خواهید فهمید.

۳. دلایل تغییر مزایا را بیان کنید

آگاهی از مزایای شغلی با توضیح دلایل

با بیان رویکرد کلی خود درباره مزایا، شروع کنید. چرا شرکت شما چنین مزایایی ارائه می‌دهد؟ نقطه تمایز مزایای شما با رقبای‌تان در چیست؟ پاسخ به این سؤالات می‌تواند کارکنان‌تان را هوشیارتر کند. حتما دلایل تصمیمات اتخاذشده را توضیح دهید.

معمولا انجام تغییرات پس از بررسی داده‌ها و تصمیم گیری‌های استراتژیک انجام می‌شود. تصمیماتی که بر پایه تحلیل‌های مبتنی بر سود بیشتر، گرفته می‌شوند. بد نیست که کارکنان را از این فرآیند، آگاه کنید.

۴. از هرم وارونه برای سازماندهی اطلاعات استفاده کنید

در این ساختار کلاسیک، اطلاعاتی که اهمیت بیشتری دارند؛ در اولویت قرار می‌گیرند و جزئیات هم در رده‌های پایین‌تر ذخیره می‌شوند. استفاده از این شیوه در هر کدام از روش‌های ارتباطی، مرسوم و کارآمد است.

۵. به مزایای شغلی کارکنان و نیازهای‌شان توجه کنید

کارکنان از شما توقع دارند که بروید سر اصل مطلب و درباره انجام کارهای ضروری با آن‌ها صحبت کنید؛ پس شفاف باشید. می‌توانید از محتواهایی با قالبی مانند «۵ تصمیمی که باید بگیرید» یا «فرآیند ۳ مرحله‌ای برای انتخاب مزایای شغلی» استفاده کنید.

۶. عینی عمل کنید

به‌جای تعریف یک داستان طولانی، محتوای مدنظرتان را به بخش‌هایی که به‌راحتی قابل‌ارزیابی هستند، تقسیم کنید. مثلا با ایجاد یک جدول، تغییرات اساسی در مزایای شغلی سال جدید را ثبت کنید. همچنین می‌توانید چک‌لیستی از تصمیمات اتخاذشده ایجاد کنید و تا جای ممکن در این چک لیست از نمادها، عکس‌ها یا طرح‌های مناسب برای نشان‌دادن نکات موردنظرتان استفاده کنید.

۷. پنهان‌کاری نکنید

آگاهی از مزایای شغلی با شفافیت

 ابلاغ مزایا، اغلب با یک خبر یا یک پیشنهاد بد همراه است؛ مثل افزایش هزینه‌ها یا حذف یک مزیت خاص. برای حفظ اعتبار خود، باید صادقانه رفتار کنید.

به کارکنان‌تان بگویید که دلیل تغییرات ایجادشده چیست. شیوه مدیریت هزینه‌ها و اینکه چطور می‌توانند انتخابی عاقلانه داشته باشند را به آن‌ها گوشزد کنید.

۸. از اشاره به نکات خوب، خجالت نکشید

به کارکنان خود یادآوری کنید که این مزایا را برای بهترشدن وضع زندگی‌ آن‌ها درنظر گرفته‌اید. چه مزایایی برای بهترشدن زندگی‌شان درنظر گرفته‌اید؟ مثلا می‌توانید هدایایی در قالب کارت‌های اعتباری، مراقبت‌های پیشگیرانه، حق عضویت در باشگاه‌های ورزشی و مشاوره‌های مالی رایگان، به کارکنان خود اهدا کنید.

۹. به کارمندان‌تان کمک کنید تا درک بهتری از مزایای شغلی خود داشته باشند

این کمک‌ها می‌تواند شامل مشاوره یا پرسش و پاسخ باشد. از این طریق به کارکنان خود کمک می‌کنید که انتخاب‌های هوشمندانه‌تر و زندگی سالم‌تری داشته باشند. به چند نمونه از کارهایی که می‌توانید در این خصوص انجام دهید، توجه کنید:

  • نحوه تعیین میزان پس‌انداز کافی برای دوران بازنشستگی
  • روش‌های پس‌اندازکردن
  • ۷ تخفیف برتر ارائه‌شده توسط شرکت‌های پزشکی

۱۰. به مدیریت عاقلانه زمان، توجه کنید

مدیریت عاقلانه زمان برای آگاهی از مزایای شغلی

زمانبندی، یکی از پیچیده‌ترین جنبه‌های موجود در این بحث است. هیچ قاعده و قانون جامعی برای شیوه مدیریت عاقلانه زمان وجود ندارد. تنها کاری که باید کنید این است که در هر موقعیتی، تعادل را حفظ کنید:

  • به کارکنان‌تان زمان کافی بدهید تا تغییرات پیش روی خود را درک کرده و به آن عادت کنند.
  • قبل از هر اتفاقی به کارکنان‌تان هشدار بدهید. (مثلا اینکه ماه آینده زمان شروع ثبت‌نام برای مزایا است.)
  • بهتر است کارکنان، قبل از هر اقدامی اطلاعات درستی از آن داشته باشند.
  • به‌شکل دوستانه، به آن‌ها یادآوری کنید. مثلا می‌توانید پیام‌های کوتاهی برای‌شان ارسال کنید که آن‌ها را خسته و اذیت نکند و در عین حال، انگیزه‌ای برای ادامه کارشان باشد.

۱۱. از ابزارهای مناسب استفاده کنید

وقتی صحبت از ارتباط با کارکنان می‌شود، به این معنی نیست که فقط از ایمیل استفاده کنید. ایمیل یک روش عالی برای یادآوری به‌موقع چک لیست‌های سریع و هدیه لینک‌های مفید برای استفاده از اطلاعات موجود در سایت‌ها است. اما این سرویس، به اندازه سایر کانال‌های ارتباطی برای انتقال اطلاعات پیچیده مؤثر نیست.

مثلا برنامه‌ها و ابزارهایی در وب وجود دارند که به کارکنان کمک می‌کنند با واردکردن داده‌های شخصی خود، به محاسبه آن‌ها بپردازند. پوسترها و کارت پستال‌ها هنوز هم شیوه‌ای ارزشمند برای انتقال اطلاعات مهم در یک نگاه هستند. چیزی که ممکن است شما را شگفت‌زده کند، این است که بعد از این همه سال هنوز هم یکی از مؤثرترین ابزارهای ارتباطی، استفاده از چاپ نشریه است. چه یک آگهی کوچک باشد یا خبرنامه‌ چهار صفحه‌ای یا حتی یک بروشور؛ باید موارد زیر را در آن لحاظ کنید:

  • گردآوری همه مواردی که برای درک مزایا و تصمیم‌گیری درباره آن‌ها نیاز است.
  • شامل نمودارها، جداول و راه‌های دیگر برای مقایسه اطلاعات باشد.
  • تجسم فایده‌های مزایای شغلی از طریق مثال‌های متنوع
  • اجازه به اشتراک‌گذاشتن اطلاعات با سایر افراد از سوی کارکنان

 این نکته مهم را به‌خاطر داشته باشید که هرچه بهتر در زمینه آگاهی از مزایای شغلی عمل ککنید و رویکرد درستی داشته باشید، کمک بیشتری به موفقیت خود و کارکنان‌تان کرده‌اید.