دستیابی به توازن بین شغل و زندگی بسیار سخت است و برای این کار، کاهش استرس‌های ناشی از کار ضرورت دارد. طبق یافته‌های یک برنامه تحقیقاتی، افرادی که از تعطیلات‌شان استفاده می‌کنند و به مسافرت می‌روند، زندگی شخصی و حرفه‌ای شادتری دارند. همچنین طی این تحقیقات مشخص شده که بالغ بر ۵۰ درصد شاغلان آمریکایی، از تعطیلات‌شان استفاده نمی‌کنند.

جالب است بدانید که آمریکا تنها کشوری است که در آن، قانون مشخصی برای مرخصی‌ باحقوق وجود ندارد. این موضوع را می‌توانید با کشورهایی مثل آلمان (۲۰ روز)، انگلیس (۲۸ روز) و استرالیا (۲۰ روز) مقایسه کنید. قوانین تمام کشورها به استثنای آمریکا، استفاده از حداقل ۲۰ تا ۳۰ روز مرخصی در سال را اجباری کرده است.

طبق یافته‌های سایت CareerBuilder، تقریبا نیمی از شاغلان آمریکایی بعد از پایان کار، ایمیل‌شان را چک می‌کنند و ۴۵ درصد آن‌ها هم در ساعات غیرکاری، بازهم به انجام وظایف کاری خود می‌پردازند. این پدیده به یک مساله‌ جهانی تبدیل شده، به‌طوری که وضع قوانین جدید در فرانسه و کمپین محدودکردن ساعات کاری در ژاپن را در پی داشته است.

همه ما دوست داریم که همیشه توازن بین شغل و زندگی شخصی‌مان برقرار باشد اما باید گفت که این موضوع، بیش از این‌ها اهمیت دارد و نیاز برای جوامع امروزی است. نظریه همیشه «آماده باش» که در دنیای امروز با آن مواجه هستیم، عواقبی جدی دارد.

اساتید دانشگاه استنفورد دریافتند که بیش از ۱۲۰ هزار فوتی در سال و بین ۵ تا ۸ درصد هزینه‌های سلامت سالانه، ناشی از استرس‌های محل کار است که دلایل مختلفی هم دارند. از ساعات طولانی کار، ناامنی شغلی، تضاد بین کار و خانواده گرفته تا مطالبات شغلی و حمایت‌های ضعیف اجتماعی.

ماتریس تعادل کار و زندگی

برقراری تعادل بین کار و زندگی می‌تواند برای هر فرد متفاوت باشد. ممکن است در زندگی‌تان، مواقعی روی کار و پیشرفت شخصی متمرکز شوید و زمان‌های دیگر را برای تمرکز روی خانواده و سرگرمی‌های موردعلاقه وقت بگذرانید.

نحوه برقراری تعادل بین کار و زندگی، طیف گسترده‌ای دارد و ما در این مطلب سعی می‌کنیم که تا جای ممکن، آن را به روش ساده‌ای با شما درمیان بگذاریم.

قبل از پرداختن به هر مسئله‌ای، ابتدا باید بدانید که در زندگی برای چه چیزی ارزش قائل هستید و چقدر از زمانی که به زندگی‌تان اختصاص می‌دهید، رضایت دارید. یکی از راه‌های موثر برای این کار، استفاده از ماتریس وزنی تصمیم‌گیری است. از این شیوه می‌توان برای ارزیابی هر چیز از انتخاب شغل و آپارتمان گرفته تا نحوه بهره‌بردن از تعطیلات، استفاده کرد.

در ادامه این مطلب استارتاپت، نمونه‌ای از یک ماتریس تصمیم‌گیری تکمیل‌شده به همراه مراحل انجام آن را مرور می‌کنیم:

نقش ماتریس تصمیم گیری در ایجاد توازن بین شغل و زندگی

گام‌های ایجاد ماتریس تصمیم‌گیری

برای ایجاد یک ماتریس تصمیم‌گیری، باید پنج مرحله را پشت‌سر بگذارید:

گام اول

فهرستی از ۴ تا ۶ گروه موضوعاتی که بیشتر باعث رضایت شما در زندگی می‌شوند را تهیه کنید. مواردی را در این لیست وارد کنید که به اندازه کافی گسترده باشند تا تمام جوانب زندگی‌تان را شامل شوند؛ البته این به‌معنی نادیده‌گرفتن جزئیات مهم نیست. در این فهرست می‌توانید به هر چیزی که باعث رضایت‌تان می‌شود، از انواع سرگرمی‌ها گرفته تا شغل موردعلاقه، خانواده، معنویات و کارهای داوطلبانه اشاره کنید.

بهتر است مواردی را در لیست بیاورید که تأثیر قابل‌توجهی روی انتخاب‌های زندگی‌ و چگونگی وقت‌‌گذرانی شما دارند؛ البته در عین‌حال باید قابل‌اجرا و قابل‌اندازه‌گیری هم باشند.

مثلا وقتی احساس رضایت شما از موفقیت‌های فردی به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای افزایش می‌یابد؛ پس بهتر است یک دسته را به حرفه اختصاص دهید. همین‌طور اگر با کمک‌کردن به مردم احساس رضایت بیشتری پیدا می‌کنید، یک دسته را هم به امور داوطلبانه اختصاص دهید.

گام دوم

بر اساس تأثیری که هر دسته بر میزان رضایت شما دارد، درصدی را به آن اختصاص دهید. مثلا اگر دسته‌بندی‌های‌تان شامل خانواده، شغل، سرگرمی، کار خیر و تحصیلات باشد؛ ممکن است برای خانواده میزان تاثیر ۳۰ درصد، شغل ۲۵ درصد، سرگرمی ۱۰ درصد، کار خیر ۲۰ درصد و تحصیلات ۱۵ درصد، درنظر گرفته شود.

هنگام انتخاب و رتبه‌بندی دسته‌ها با خودتان صادق باشید. مثلا اگر به سرگرمی‌های متفرقه علاقه چندانی ندارید، به آن وزن بیشتری از شغل ندهید.

گام سوم

درصدی را به میزان رضایت فعلی‌تان در هر گروه اختصاص دهید. آیا از شغل تان ۱۰۰ درصد رضایت دارید؟ آیا از زندگی خانوادگی‌تان تنها ۵۰ درصد رضایت دارید؟ به هر دسته، متناسب با میزان رضایتمندی‌تان درصد صادقانه‌ای اختصاص دهید.

گام چهارم

درصد رضایت را با وزن هر گروه ضرب کنید. در نهایت اعداد به‌دست‌آمده برای هر دسته را باهم جمع کنید. درصد نهایی به‌دست‌آمده، میزان رضایت شما از زندگی کنونی را نشان می‌دهد. میزان کلی رضایت شما چقدر است؟

معمولا اینکه فردی به‌صورت ۱۰۰ درصد از وضع فعلی‌اش راضی باشد، نادر است اما میزان رضایت ۹۰ درصدی می‌تواند بسیار خوب باشد. اگر درصد رضایت شما پایین باشد (مثلا ۳۰ درصد)، چه می‌کنید؟

گام پنجم

نتایج را تجزیه‌و‌تحلیل کنید و ببینید در کدام یک از بخش‌های زندگی‌تان، بیشترین نارضایتی را دارید. برای تغییر این روند چه گام‌هایی می‌توانید بردارید؟ انتخاب‌ها و مسائل تحت کنترل شما چقدر در میزان رضایت به‌دست‌آمده تاثیر گذارند؟ موارد خارج از کنترل شما چطور؟

هفت استراتژی کاری هوشمندانه

پس از تعیین میزان رضایتی که از بخش‌های مختلف زندگی‌تان دارید، حالا نوبت مقابله با بخش‌هایی است که امتیاز پایینی گرفته اند. بیشتر افراد همواره در حال کلنجاررفتن با خود برای یافتن ساعات خالی در روز هستند. هدف آن‌ها این است که از این زمان‌ها به نفع مسائل شخصی خود استفاده کنند. هوشمندانه کار کردن و مدیریت دقیق زمان، می‌تواند به شما در دستیابی به این هدف، کمک کند.

۱. به کارهای کم تأثیر نه بگویید

همه ما دوست داریم که عضوی از یک تیم باشیم اما حضور و دخالت در پروژه‌های مختلف، سبب اطلاف وقت می‌شود؛ به‌این‌ترتیب دیگر برای کارهای مهم‌تر، وقت کافی نمی‌ماند. ابزار تنظیم کیفیت OKRs (اهداف و نتایج کلیدی)، کلیدی برای شناخت و تمایز فعالیت‌های باارزش است و آن‌هایی که شما را از رسیدن به اهداف‌تان باز می‌دارند.

این مسئله با کارهای اداری متوقف نمی‌شود. اگر مجمعی که سه سال بر آن ریاست کرده‌اید، دیگر برای‌تان لذتبخش نیست، از آن کناره گیری کنید و به مشارکت در کاری برگردید که روح‌تان را تغذیه می‌کند. آیا داشتن سرگرمی‌های زیاد به شما حس استرس و آشفتگی می‌دهد؟ قید این سرگرمی‌های اذیت‌کننده را بزنید. اگر فعالیتی برای‌تان لذتی ندارد و باعث پیشرفت تان هم نمی‌شود، پس آن را کنار بگذارید.

شاید مرور بخشی از تجربیات یکی از مدیران درگیر این مساله، بد نباشد:

زمانی رسید که دریافتم از عضویت در هیئت مدیره یک تئاتر محلی، احساس اضطراب و گناه می‌کنم. مدام به‌دلیل تعهدات دیگر، جلوی برگزاری جلسات را می‌گرفتم. همواره احساس می‌کردم که هیچ مشارکتی در کار ندارم. پس نامه‌ای به رئیس هیئت مدیره نوشتم و از عضویت در آن استعفا دادم. هر چند از آنجا که نمی‌خواستم از این فضا دور شوم، برای شرکت در جلسات به‌عنوان یک شنونده و کمک‌های مادی و معنوی، اعلام آمادگی کردم.

۲. چندکاره بودن را کنار بگذارید

همین حالا در مرورگرتان، چند تب را باز کرده‌اید؟ چندکاره بودن معمولا باعث این تصور می‌شود که در حال انجام کارهای بیشتری هستید. اما طبق تحقیقات انجمن روانشناسی آمریکا، این کار بازدهی را تا ۴۰ درصد کاهش می‌دهد.

در عوض، هر پروژه را به چند بخش با زمان محدود تقسیم کنید و تمرکزتان را برای زمان کامل‌کردن هر بخش صرف کنید. کارهایی که برای تکمیل‌شان به ارتباط با دیگران نیاز دارید را در اولویت قرار دهید تا بتوانید بخشی از پروژه که بر دوش‌تان است را کامل کنید و به نفر بعدی تحویل دهید.

موازی‌سازی وظایف (جایی که چند کار همزمان توسط افراد مختلفی انجام می‌شود)، شیوه‌ای کارآمد در استفاده از زمان و برقراری توازن بین شغل و زندگی است. برعکس آن، تلاش برای انجام تمام کارها توسط خودتان، نتیجه‌ای فاجعه‌بار به‌همراه خواهد داشت.

۳. کارهای‌تان را به وظایف قابل‌دستیابی تقسیم کنید

طرحی بریزید که شامل تمام کارهایی باشد که در طول سه ماه آتی باید انجام دهید. سپس کارهای‌تان را به وظایف ماهانه و هفتگی تقسیم کنید. می‌توانید این کارها را در یک تخته سفید، دفترچه یادداشت شخصی یا برنامه Trello ثبت کنید. فارغ از هر روشی که انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید که هنگام تکمیل کارها می‌توانید آن‌ها را از لیست‌تان خط بزنید و در صورت آمادگی، فعالیت‌های فاز بعدی را پیگیری کنید.

۴. جلسات با اهمیت برگزار کنید

بسیاری تصور می‌کنند که برگزاری جلسات هفتگی برای بررسی کارهای‌شان واجب است. اما آیا واقعا همینطور است؟ آیا واقعا لازم است ۳۰ دقیقه در یک اتاق نشسته و درباره وضعیت انجام کارهای‌تان صحبت کنید؟ در حالی که می‌توانید به‌جای آن از روش‌های دیگری استفاده کرده و توازن بین شغل و زندگی را به‌صورت متعادل‌تری برقرار کنید.

جلسات بی‌فایده، زمان‌های باارزش را تلف می‌کنند؛ پس اگر جلسه‌ای ارزش افزوده ندارد، بهتر است اصلا برگزار نشود. اگر می‌خواهید قدمی جسورانه بردارید، تمام جلسات تکراری سه ماه آینده را حذف کنید. از سازمان‌دهندگان این جلسات بخواهید که برای شما دوباره دعوت‌نامه‌ای ارسال کنند و در آن توضیح دهند که چرا حضورتان در آن جلسات مهم است.

با تمیزدادن جلسات مهم از جلسات غیرضروری، سرعت پیشبرد کارهای‌تان در سه ماه آینده بیشتر خواهد بود.

۵. از چک لیست استفاده کنید

در خط‌زدن کارها از لیست‌تان تعلل نکنید. گاهی نگرانی انجام کارها بیشتر از انجام‌دادن‌شان انرژی ما را تلف می‌کند. دیوید آلن، نویسنده کتاب «کارهای‌تان را انجام دهید»، به مخاطبانش آموزش داد که چطور کارایی بیشتری داشته باشند.

ذهن برای ایجاد ایده‌هاست نه نگه‌داشتن آن‌ها.

دیوید آلن

او از ایجاد لیست‌هایی برای ثبت و بررسی تمام کارهایی که باید در طول روز انجام شود، حمایت می‌کند. گاهی سعی می‌کنیم قبل از انجام هر کاری، همه ‌یز را مرتب و بی‌نقص کنیم. درحالی‌که موضوع اصلی یعنی قدم‌برداشتن برای شروع کار را فراموش می‌کنیم. تا کاری را شروع نکنید، نمی‌توانید به تمام‌شدن آن امیدوار باشید. بنابراین بعد از برنامه‌ریزی، اقدام به عمل را هم فراموش نکنید.

۶. برنامه روزانه‌تان را ارزیابی کنید

رفت‌وآمدهای طولانی، علاوه‌بر اتلاف وقت شما، باعث افزایش استرس در زندگی می‌شوند. تا جای ممکن برای یک یا دو بار در هفته، کارتان را از منزل پیگیری کنید. طبق یافته‌های گالوپ در سال ۲۰۱۷، حدود ۴۳ درصد آمریکایی‌ها گاهی‌اوقات دورکاری می‌کنند و با ابزارهایی مثل چت و ایمیل، می‌توانند با همکاران خود از هر جایی تماس داشته باشند.

اگر این رفت‌وآمدهای طولانی گریزناپذیر هستند، بهتر است از این زمان‌ها برای مسائلی که در ایجاد توازن بین شغل و زندگی اهمیت دارند، استفاده کنید. مثلا اگر هدف‌تان افزایش دانش یا یادگیری مهارت جدید است، می‌توانید در این زمان‌ها به پادکست‌ یا کتاب‌ صوتی گوش دهید.

اگر می‌خواهید روی بهتر بودن‌تان تمرکز کنید، می‌توانید از اپلیکیشن‌هایی مثل Headspace استفاده کنید که توصیه‌هایی برای مدیتیشن و ایجاد آرامش ارائه می‌کند.

۷. برای مراقبت از خودتان وقت بگذارید

برای ایجاد توازن بین شغل و زندگی، همان‌طور که به برنامه‌های روزانه تان فکر می‌کنید؛ باید برای سلامت جسمی‌تان هم وقت بگذارید. در آخر هفته می‌توانید از مزایای زمان و تغذیه مناسب بهره‌مند شوید و وعده‌های غذایی باب میل‌تان را بپزید. حتی می‌توانید وعده‌های غذایی را از قبل آماده و فریز کنید. با این کار، در زمان و فشار روزانه‌ای که به شما وارد می‌شود، صرفه جویی می‌کند و می‌توانید زمان بیشتری را در کنار خانواده بگذرانید.

خواب کافی را هم فراموش نکنید. عادت به خواب رفتن‌تان چگونه است؟ آیا می‌خواهید در زمان معقولی بخوابید و استراحت مناسبی داشته باشید؟ بدین ترتیب می‌توانید روز را با انرژی بیشتری شروع کنید. اگر این‌طور نیستید، به مدت ۳۰ روز از یک روش روتین برای خواب استفاده کنید و در پایان ببینید که چه احساس بهتری دارید. عناصری که خواب‌تان را بهبود می‌بخشند حفظ کنید.

به مرور و با تجربه‌ای که کسب می‌کنید، می‌توانید تغییرات لازم را در سبک زندگی‌تان ایجاد کنید و در بهترین حالت، سراغ خواب و استراحت بروید. البته برای ایجاد عادات جدید، به زمان و تمرین نیاز است. بعضی از روش‌ها مثل حذف تمام جلسات و کارکردن در خانه، می‌تواند فورا انجام شود اما درمورد مسايلی مثل کنارگذاشتن کارهای کم اثر و تمرکز روی وظایف به‌صورت مستقل، نیاز به توجه جدی در طول سال است.