همه ما از اهمیت نظم در کار و زندگی، آگاهی داریم؛ اما نکته مهم این است که چگونه می‌توانیم این اصل را به‌درستی رعایت کنیم و آن را در امور مختلف، وارد کنیم. از چیدمان فضای خانه گرفته تا محیط کار، همگی در حفظ آرامش و تمرکز ما تاثیرگذار هستند. از این‌رو ما در این مطلب از استارتاپت، قصد داریم تا مزایای یک میز کار منظم در محل کار را بیان کنیم و شما را برای داشتن چنین میزی راهنمایی کنیم.

اهمیت میز کار منظم از نظر تاجر

روزی یک تاجر فیلیپینی، توصیه ارزشمندی به‌ من کرد.

هر شب قبل از ترک دفتر کار، میز کارت را جمع‌وجور کن. صبح که برگردی از این عمل، راضی خواهی بود.

تاجر فیلیپینی

من از آن زمان به‌بعد، سعی کردم هرشب قبل از ترک دفتر کار، این‌ کار را انجام دهم و از تمیز نگه‌داشتن میز کارم فواید زیادی کسب کردم:

  • سردرگمی کمتر؛ یک میز کار به‌هم‌ریخته، پر از حواس‌پرتی و سردرگمی‌های احتمالی است. یادداشت‌های برچسبی، کارت‌های ویزیت، پوشه پرونده‌ها و پروژه‌های ناتمام، همه در هرلحظه از روز، می‌خواهند موردتوجه ما قرار ‌بگیرند. جمع‌وجور کردن آن‌ها و تمیز‌کردن میز، این امکان را می‌دهد تا روی مهم‌ترین پروژه در آن لحظه، تمرکز کنیم؛ دقیقا همان چیزی که شما روی آن کار می‌کنید.
  • آزادی بیشتر؛ یک میز کار مرتب، برای پیگیری پروژه مورد نظرتان آزادی عمل بیشتری به‌ شما می‌دهد. به‌این‌ترتیب، کارهای روزانه توسط خودتان تعیین می‌شوند و اسیر پوشه‌های روی میز نمی‌شوند؛ حتی اگر از شخص دیگری دستور بگیرید.
  • فرصت جدید؛ یک روز جدید، فرصت‌های تازه‌ای برای رسیدن به چیزهای فوق‌العاده به‌ارمغان می‌آورد. قدم‌زدن در محل کار و دیدن کارهای روز گذشته که هنوز به‌هم‌ریخته هستند، بلافاصله شما را به روز گذشته وصل می‌کند و کار دیروز را به پتانسیل امروز گره می‌زند؛ اما یک میز کار تمیز، اشتیاق تازه‌ای ایجاد می‌کند. حتی اگر روز جدیدتان با اتمام پروژه دیروز، آغاز شود؛ شروع مجدد یا بازگشایی پرونده، فرصت‌های جدیدی را برای مشاهده یک مشکل یا انجام یک کار، فراهم می‌کند.
  • شهرت بیشتر؛ یک میز کار تمیز، نشان‌دهنده یک ذهن متمرکز است و این امر باعث می‌شود که شما خبره و منظم به‌نظر برسید. اگرچه هیچ‌چیز نمی‌تواند جایگزین کاری شود که به‌درستی انجام شده اما یک میز مرتب، به بهبود اعتبار شما بین همکاران‌تان کمک می‌کند.
شش مرحله برای داشتن یک میز کار منظم

۶ مرحله برای داشتن یک میز کار منظم

یک میز تمیز، طبیعی‌تر از سایر میزها به‌نظر می‌رسد. من امروز در این مطلب به شما ثابت می‌کنم که رعایت این اصل برای هر تیپ شخصیتی، قابل‌اجرا است و طی‌کردن این مراحل را برای ایجاد چنین تغییری، بسیار مفید می‌دانم:

۱. اقلام روی میز کار خود را کم کنید

اولین قدم برای تمیز نگه‌داشتن میز کار، این است که چیزهای کمتری روی آن بگذارید. این کار، خیلی ساده به نظر می‌رسد؛ تقریبا آن‌قدر ساده که اغلب، از آن غافل می‌شویم. نگاهی به سطح میز کارتان بیندازید. چه چیزی واقعا لازم نیست، آن‌جا باشد؟ عکس، تقویم، کتاب، لوازم و مواد غذایی، باید همه را درنظر بگیرید و اگر ضروری نیستند؛ برای همیشه، حذف‌شان کنید.

۲. از کشوها استفاده کنید

استفاده از کشو در محیط کاری، تقلب نیست؛ بلکه یک ‌کار هوشمندانه است. این عمل، ابزارها و لوازم موردنیاز شما را در‌دسترس نگه می‌دارد؛ در حالی‌که آن‌ها را از جلوی دیدتان خارج می‌کند. من در کشوهای میز کارم، تمام وسایل مورد نیاز ازجمله قلم‌، منگنه و پروژه‌های فعلی را نگهداری می‌کنم. پروژه‌های فعلی را برای دسترسی آسان‌تر، داخل پوشه‌های برچسب‌دار و در قسمت بالای کشو، می‌گذارم. تنها پروژه‌ای که روی میز کارم می‌ماند، پروژه‌ای است که درحال‌حاضر روی آن‌ کار می‌کنم.

۳. پروژه‌های‌ خود را تمام کنید

بزرگ‌ترین دشمن شلوغی میز، پروژه‌‌های ناتمام است که حتی گاهی، هفته‌ها روی میز کار ما می‌مانند؛ حواس‌مان را پرت می کنند. به‌هم‌ریختگی ذهنی ناشی از یک پروژه ناتمام، گاه ممکن است فلج‌کننده باشد و باعث شود که خودمان را سرزنش کنیم. اگر می‌توانید پروژه‌ای را در کمتر از ۲۰ دقیقه، به‌پایان برسانید؛ بلافاصله آن را تمام کنید. اما اگر پروژه بیشتر طول می‌کشد، یک کشو برای نگهداری آن، پیدا کنید و هرزمان که آماده شدید، دوباره کار روی آن را شروع کنید.

تمیزی میز کار و ذخیره دیجیتالی اسناد

۴. بخشی از امور را به‌صورت دیجیتالی ذخیره کنید

یک برنامه مخاطبین (Contacts Program) ساده و یک برنامه فهرست کارهای روزانه (Tasks Program) احتمالا می‌توانند ۹۵ تا ۱۰۰ درصد یادداشت‌هایی را که فضای کاری‌تان را به‌هم‌ریخته‌، حذف کنند. من همیشه از مایکروسافت اوت‌لوک (Microsoft Outlook) استفاده می‌کنم، شما هم یکی از این برنامه‌ها را پیدا کنید و استفاده از آن را بیاموزید. با این روش، یادداشت‌های برچسبی صفحه‌نمایش‌ شما را به‌هم نمی‌ریزند، ذهن‌تان را مغشوش نمی‌کنند و شما هرگز، هیچ‌کدام را از دست نخواهید داد. من به این نتیجه رسیدم که استفاده از این روش، هم آزادی‌بخش است و هم ضروری.

۵. عوامل حواس‌پرتی رایانه خود را حذف کنید

باوجود‌ی‌که رایانه برای کمک به از بین‌بردن شلوغی میز کار شما ضروری است، اما خودش هم می‌تواند باعث سردرگمی شود و حواس‌تان را پرت کند. تنها کافی است دسکتاپ رایانه را هم در کنار میز کارتان، تمیز کنید تا به هدف خود برسید. ابتدا به‌دنبال یک تصویر پس‌زمینه که حواس‌‌تان را پرت نمی‌کند، باشید و سپس، تمام آیکون‌های غیرضروری را حذف کنید.

۶. پنج‌‌ دقیقه زمان اختصاص دهید

پنج‌ دقیقه آخر هرروز را به تمیزکردن میز کار خود، اختصاص دهید. مطمئن باشید که پس از مدتی، این کار کمتر از پنج‌دقیقه طول خواهد کشید؛ اما در ابتدا، وقت بیشتری را به آن، اختصاص دهید. به من اعتماد کنید، صبح روز بعد از این عمل، راضی خواهید بود.

یک میز کار ساده و تمیز، به شما آرامش، تمرکز و بهره‌وری بیشتر می‌دهد که هم برای موفقیت شما و هم شرکت، مفید خواهد بود.