آیا شما جزو اشخاصی به شمار می‌روید که دائما دنبال بهره‌وری بیشتر، پیشرفت در کسب و کار و رقابت موفقیت آمیز هستید؟ آیا بدون توقف، سعی در سودآوری بیشتر دارید؟ پس روش کایزن (Kaizen)، دقیقا همان چیزی است که باید بیاموزید و فلسفه راه خود قرار دهید.

ما در این مقاله از استارتاپت شما را با فلسفه کایزن و چگونگی استفاده از آن، آشنا می‌کنیم

کایزن به چه معنا است؟

کایزن جزو کلمات کلیدی و مهم در دنیای کسب و کار است که در ژاپن شکل گرفته و به سرتاسر جهان سرک کشیده و به یکی از فلسفه‌های مهم تجارت تبدیل شده است. کایزن، از دو کلمه ژاپنی Kai به معنی «تغییر» و Zen به معنای «خوب» شکل گرفته است. همانند گنچی گنبوتسو، این فلسفه ژاپنی ابتدا توسط کمپانی تویوتا در سال ۱۹۸۰ مورد استفاده قرار گرفت و سپس به هزاران کمپانی در سرتاسر دنیا شیوع پیدا کرد. منظور کلی از فلسفه کایزن این است که هر کسب و کاری باید، آن قدر شجاعت تغییر داشته باشد تا به طور مستمر کیفیت، بهره‌وری و سودآوری خود را گسترش دهد.

هدف کلی از فلسفه کایزن این است که پروسه‌ای ثابت داشته باشید که روی افزایش کیفیت کسب و کار تاثیر داشته باشد. این پروسه می‌تواند در هر زمینه‌ای از تجارت استفاده شود و در تک‌ تک ارگان‌های یک سازمان تغییرات مثبت به سوی آینده‌ای بهتر را ایجاد کند. حتی با پیروی از این فلسفه می‌توانید آن‌قدر به کارکنان خود آزادی عمل دهید تا برای حل مشکلات، ایده‌های خلاقانه بدهند؛ یا به شما قدرتی بدهد تا بدون ترس به سوی حل مشکلات بروید. این عمل به شما و کارکنان اجازه رشد و روبه‌رویی با چالش‌های بزرگ‌ را می‌دهد و می‌توانید با غلبه بر مشکلات کسب و کارهای کوچک، آینده شغلی مثبتی را برای خود به ارمغان می‌آورید.

چطور از روش کایزن استفاده کنیم

چگونه از کایزن بهره ببریم؟

کایزن فلسفه بهبود و پیشرفت مداوم است و رابطه مستقیمی با استانداردسازی کار دارد. استانداردسازی کار، بهترین راه‌ها را برای پروسه کاری انتخاب می‌کند و کایزن در پی یافتن روشی برای پیشرفت آن پروسه است.

فلسفه ژاپنی کایزن بر این باور است که همه چیز می‌تواند بهبود یابد و چیزی در حالت سکون باقی نمی‌ماند. این فلسفه کمک می‌کند تا مشکلات و موقعیت‌ها را شناسایی کنید، راه حل مناسب را کشف کرده و آن‌ راعملی کنید.

از کایزن در تجارت خود استفاده کنید

یکی از مواردی که کایزن را به فلسفه‌ای موفق تبدیل کرده، این است که نه تنها مدیران، بلکه کارکنان یک سازمان را هم شامل می‌شود و بر تمامی بخش‌های تجارت تاثیر مستقیم می‌گذارد. برای این که بتوانید به درستی از کایزن بهره ببرید، ۲ رویکرد اصلی را باید در کار خود قرار دهید:

۱. فرایند کایزن

این رویکرد نیازمند به کارکنانی است که به دنبال رشد و پیشرفت‌های کوچکی باشند که طی یک تا ۲ روز عملی شوند. شرایط ایده‌آل این است که این پیشرفت‌ها در زمینه از بین بردن معضلاتی مانند وقت، هزینه و… باشد و سختی‌ انجام کارها را کاهش دهد.

مثلا شما یک کارخانه کوچک دارید که یک سری مشکلات دارد:

  • به دلیل حجم زیاد کار، ابزار و ملزومات کاری مورد نیاز، گم می‌شوند یا سر جای خود نیستند و همین امر باعث کندی روند کار می‌شود.
  • به بعضی از کارکنان، ماموریت‌های خارج از سازمان داده می‌شود و آن‌ها برای انجام وظیفه محول شده، مجبور به ترک محل کارشان می‌شوند.
  • اشتباهاتی که چندین و چندبار تکرار شده‌ و هنوز حل نشده‌اند.
  • و مواردی مانند فعالیت‌های فیزیکی سنگین مثل بلند کردن، خم شدن و …

تمرکز روی محل کار افراد در هر بخش، برای مشاهده نتایج پیشرفت‌های آن‌ها، راه‌های زیادی را برای اجرای فلسفه کایزن ایجاد می‌کند.

۲. گردش کایزن

تاثیر ایزن در کار گروهی

در حالی که فرایند کایزن، روی محیط کاری هر فرد تمرکز دارد؛ گردش کایزن روی تغییرات بزرگ که هم زمان در چند بخش از محل کار تاثیر می‌گذارند، تمرکز دارد. در این روش، از افراد مختلف هر بخش و همکاری مداوم آن‌ها با یکدیگر استفاده می‌کنند و به آن‌ها قدرت و اجازه تغییر داده می‌شود.

کارخانه‌های بزرگ از گردش کایزن برای سازماندهی چرخه اطلاعات و محصولات، از مرحله تولید تا مرحله فروش، استفاده می‌شود. در این میان، هر کدام از تیم‌های تولید و فروش، مشکلات و راه حل هر بخش را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند.

از جمله مواردی است که با استفاده از گردش کایزن می‌توان به حل آن پرداخت و گامی در جهت افزایش بهره‌وری برداشت، به قرار زیر است:

  • از بین بردن معضلاتی که به دلیل استاندارد نبودن یک پروسه، پیش می‌آید.
  • کم کردن انتظارهایی که به دلیل نبودن امکانات مناسب یا بی‌کیفیت بودن مواد اولیه ایجاد می‌شوند.
  • کاهش دوباره‌کاری‌هایی که به دلیل رابطه اشتباه میان بخش‌های مختلف سازمان، پیش می‌آید.

برای دستیابی به موفقیت، لازم است که همه کارکنان به خوبی آموزش دیده باشند و توسط مدیران، رهبری و هدایت شوند تا رابطه کاری خوبی بین آن‌ها برقرار شود.

چرخه ۷ مرحله‌ای کایزن را دنبال کنید

۱. کارکنان را درگیر کار کنید
به دنبال راهی برای درگیر کردن کارکنان با اهداف کاری خود باشید. این درگیری می‌تواند در زمینه کمک گرفتن از آن‌ها برای یافتن مشکلات، یا درخواست ایده‌های متنوع برای بهبود اوضاع کار باشد.

۲. مشکلات را پیدا کنید
از بازخوردهای ایجاد شده بین تمامی کارکنان استفاده کنید و فهرستی از مشکلات و موقعیت‌های بالقوه تهیه کنید.

۳. برای مشکلات یک راه حل خلق کنید
به کارکنان شجاعت و آزادی عمل لازم را بدهید تا در مواقع مورد نیاز، راه حل مناسب پیشنهاد دهند و شما از میان آن‌ها بهترین را انتخاب کنید.

۴. این راه حل‌ها را امتحان کنید
راه حل‌های ارائه شده را امتحان کنید و حتی برنامه‌ای آزمایشی برای این منظور ترتیب دهید؛ مرحله به مرحله پیش بروید تا نتایج مطلوب را به دست آورید.

۵. نتیجه را آنالیز کنید
در فاصله‌های مختلف میان هر مرحله، پروسه را با کمک شخصی که آن را پیش می‌برد، بررسی کنید.

۶. استانداردسازی کنید
اگر نتیجه تمامی تحقیقات موفق بود، آن راه حل را در نظر بگیرید و در سازمان، مورد استفااده قرار دهید.

۷. تکرار کنید
تمامی این ۷ مرحله باید به عنوان اساس کار شما، مرتبا در حال جریان باشند و تکرار شوند. پس راه حل‌های جدید را تست کرده و موقعیت‌ها را بررسی کنید.