طراحی محیط کار شما می‌تواند بهره‌وری و راندمان شما را افزایش دهد. فضای اداری شما می‌تواند با تکنیک‌های ساده‌ای مانند افزایش نور طبیعی، ترکیب طرح‌های آبی رنگ به میز کار و تحرک منظم شما در محیط کار، به محل مناسب برای کار و فعالیت تبدیل شود. در این مقاله قصد داریم مهم‌ترین توصیه‌های طراحان داخلی را درباره اصول طراحی محیط کار ارائه دهیم. اگر دوست دارید، طراحی محیط کار خود را جذاب و دوست‌داشتنی کنید، در این مقاله با استارتاپت همراه باشید.

آلبوم‌های موسیقی، عادت‌های صبحگاهی، سرگرمی‌ها و حتی تکنیک‌های تعویق می‌توانند،‌ بهره‌وری شما را افزایش دهند. اما آشفتگی محیط و میز کار شما در یک چشم به هم زدن، انرژی و انگیزه صبحگاهی شما را تحلیل برد و کنترل و مدیریت زمان را برهم زند.

طراحان محیط‌های اداری از میشیگان، کلرادو، واشنگتن دی سی و نیویورک، توصیه‌هایی را برای ایجاد یک فضای کاری اثربخش و طراحی محیط کار ارائه کرده‌اند که در ادامه آن‌ها را با شما در میان می‌گذاریم.

در طراحی محیط کار خود از گیاهان استفاده کنید

استفاده از گیاهان، یک راه آسان برای زیبایی‌سازی محیط و میز کار و در نتیجه بهبود کیفیت هوا در محل کار است. تحقیقات نشان می‌دهد که با حضور گیاهان در محیط کار سازمان‌ها، بهره‌وری کارکنان تا ۱۵٪ افزایش می‌یابد.

گیاهان در طراحی محیط کار

کریستین اِویرت (Christine Everett)، طراح ارشد شرکت طراحی داخلی MKDA در نیویورک می‌گوید: «گیاهانی را برای طراحی محیط کار خود انتخاب کنید که با میزان نور محیط شما سازگار هستند. برای مثال گیاه ساکولنت‌ (Succulent) همیشه شاداب هستند و به مراقبت کم و نور زیاد خورشید نیاز دارند و به طور گسترده یافت می‌شوند یا گیاه اسنیک (snake plant)، پتوس (pothos) و لی لی صلح (peace lily) گزینه‌های مناسبی برای محیط‌های کم نور هستند. اگر برای نگه‌داری گیاهان در محیط کار خود فضای کافی ندارید، در داخل سالن‌ها از آن‌ها استفاده کنید.

در کنار نور طبیعی خورشید کار کنید

نور خورشید فقط برای گیاهان مناسب نیست. تحقیقات نشان می‌دهد، کارکنانی که در کنار پنجره کار می‌کنند، در مقایسه با همتایان خود در محیط‌های کم نورتر، ‌عملکرد بهتر و بیشتری را از خود بروز می‌دهند.
داگلاس وایات هوکینگ (Douglas Wyatt Hocking)، مدیر عامل شرکت معماری KPF، می‌گوید: «هر دو روشنایی طبیعی و مصنوعی، تاثیر مهمی بر بهره‌وری و سلامت کارکنان دارند.»

برای دسترسی به نور طبیعی، در نزدیکی پنجره‌های جنوبی کار کنید. پنجره‌های جنوبی می‌توانند نور خورشید را از اوایل صبح تا اواسط بعد از ظهر به محیط کار منتقل کنند.

در محیط آزاد قدم بزنید

اگر در محیط کار خود به نور خورشید دسترسی ندارید، حداقل در محیط بیرون قدم بزنید. طبق پژوهش‌های دانشگاه نورث وسترن (Northwestern) و دانشگاه ایلینوی (Illinois) فرانسه در سال ۲۰۱۴، کارکنانی که در محیط‌های بدون پنجره، مشغول به کار هستند در مقایسه با افرادی که در یک دفتر آفتابی فعالیت می‌کنند، از سلامتی کمتری برخوردار می‌باشند.  

سعی کنید روزانه حداقل برای مدت کوتاهی زیر تابش نور خورشید قرار بگیرید.

کریستین اِویرت در این باره می‌گوید: «قرار گرفتن در معرض نور روز، برای تولید سروتونین خون، هضم مواد غذایی و جذب ویتامین D و به طور کلی برای حفظ سلامت بدن شما حیاتی است. ما به معنای واقعی کلمه تنها با قرار گرفتن در معرض نور خورشید، احساس سرزندگی و خوشبختی می‌کنیم.»

کابل ها و سیم‌ های بلند را مرتب نمایید

کابل‌های فوق العاده طولانی را که در مسیر رفت و آمد و فعالیت شما قرار دارند،‌ تعویض یا مرتب کنید.  شما احتمالا کابل‌های مختلفی مانند کابل رایانه، صفحه کلید، موس، گوشی، هدفون، شارژر تلفن همراه و شاید حتی کابل‌های دیگری را در محیط و میز کار خود دارید که بی‌نظمی در آن‌ها می‌تواند موجب بروز حوادث خطر آفرین شود.  

جودی گلدمن (Judy Goldman)، مدیر عامل و مالک ، استودیو طراحی داخلی Solutions در شهر بولدر (Boulder) در ایالت کلرادو آمریکا (Colorado) می‌گوید: «برای پیشگیری از بروز حوادث در محیط کار، اطمینان حاصل کنید که کابل‌ها در مسیر رفت و آمد کارکنان و مشتریان نباشد. کابل‌های بیش از حد بلند را با کابل‌های کوتاه تعویض کنید یا آن‌ها را بپیچید و مرتب نمایید.»

شما همچنین می‌توانید از نگه‌دارنده‌ سیم و کابل، کلیپ‌های اتصال‌دهنده یا نوار چسب کمک بگیرید. اگر در محیط و میز کار شما کابل‌ها و سیم‌هایی وجود دارند که قابل جمع‌آوری نیستند، برای آگاهی عموم آن‌ها را برچسب‌گذاری کنید، تا همه از وجود آن‌ها در مسیر عبور و مرور مطلع باشند.

با اشیاء خاص روی میز، هدف خود را یادآوری کنید

اشیایي را که یادآور اهداف شما هستند، روی میز کار خود قرار دهید. یک جایزه اداری، عکس خانوادگی، پرچم کشور یا هر شئ نمادین دیگری را که به شما انگیزه می‌دهد، روی میز خود نگه دارد.

کریس اونیل (Chris O’Neill)، مدیر عامل Evernote می‌گوید: «پرچم کشور خود و کشور شرکت بین‌المللی را که در آن کار می‌کنید، ‌روی میز خود قرار دهید تا فراموش نکنید که برای خواسته‌های کدام کشور‌ّها تلاش می‌نمایید. تصویری از اعضای خانواده خود را روی میز کار قرار دهید تا دیدن آن‌ها انرژی بگیرید و برای آسایش بیشتر آن‌ها تلاش کنید».

اسپنسر راسکف (Spencer Rascoff) مدیر گروه Zillow می‌گوید: «کارمندان شرکت Zillow، تقدیرنامه‌هایی را که به پاس سال‌ها کار در این شرکت دریافت کرده‌اند، روی میز کارخود نگه می‌دارند.»

تنقلات سالم را در میز کار خود نگه دارید

اگر قبل از ناهار، یا پیش از رفتن به خانه و لذت بردن از شام، گرسنه شوید، ممکن است بخواهید یک میان وعده سریع را برای حفظ سطح انرژی خود میل کنید. در این صورت یک خوراکی یا تنقلات سالم می‌تواند به کمک شما بیایید. آجیل، میوه تازه یا میوه‌های خشک شده، گزینه‌های مناسبی برای تجربه یک میان وعده فوق‌العاده هستند که می‌توانند در میز کار قرار داده شوند.

اگر محل کار شما از آشپزخانه اختصاصی برخوردار است، از این فرصت نهایت استفاده را ببرید و برای خوردن یک میان وعده کوچک به سوی آشپزخانه حرکت کنید.  

از هدفن‌های صداگیر استفاده کنید، اما به موسیقی گوش ندهید

قرار دادن هدفون باعث افزایش بهره‌وری می‌شود، زیرا کارکنان برای چت کردن و تماس تلفنی، با هدفون کار خود را راحت‌تر انجام می‌دهند. اما آنچه که مهم است استفاده از هدفون‌های صداگیر است که می‌تواند از ورود صداهای محیط و سایر کارکنان به داخل تلفن جلوگیری کند.

جانت پوگو (Janet Pogue)، مدیر بخش کار شرکت Gensler، می‌گوید: «گوش دادن به مکالمات یک طرفه بیش از گوش دادن به گفتگوی دو طرفه، حواس پرت‌کننده است.»

تحقیقات علمی به شما توصیه می‌کنند که موسیقی را از طریق هدفون پخش نکنید. دانیل لویتین (Daniel Levitin)، دانشمند عصب‌شناسی می‌گوید: «موسیقی مانع از بهره‌وری شما می شود، مگر اینکه شما در حال انجام کارهای تکراری باشید. در عوض، به مدت ۱۰ تا ۱۵ دقیقه به موسیقی گوش دهید تا از عصبی شدن رهایی یابید و از احساسات خوبی که موسیقی ایجاد می‌کند، لذت ببرید.»

پژوهشی در سال ۲۰۱۰ نشان داد که اگر دانشجویان در یک محیط کاملا آرام و بدون اختلال توجه، درس بخوانند، حافظه‌ی آن‌ها به نحو بهتری عمل می‌کند. بدون شک، سکوت برای انجام بهتر کارها، نقش مهمی را بازی می‌کند.

از نشستن طولانی مدت بپرهیزید و گاهی بایستید

سعی کنید بیش از اندازه نشینید و بیش از اندازه نیز نایستید. فرانسیسکو لوپز جیمنز(Francisco Lopez-Jimenez)، متخصص قلب و عروق در درمانگاه Mayo، می‌گوید: «هدف نهایی در حفاظت از سلامت کارکنان این است که از نشستن مدت طولانی آن‌ها جلوگیری کنیم.»

لوپز جیمنز (Lopez-Jimenez)، ضمن بررسی اثرات ایستادن و نشستن دراز مدت، پیشنهاد می‌کند که راه بروید و به  جای ساعت‌ها سکون، حرکت کنید.

تحقیقات نشان می‌دهد که پنج دقیقه راه رفتن در هر ساعت، ضمن کاهش خستگی و افزایش اشتها، باعث بهبود خلق و خوی شما نیز می‌شود.

ژاکت گرم و دستکش انگشتی را در میز کار خود به همراه داشته باشید

 اگر محل کار شما بیش از حد سرد است، یک ژاکت راحت و دستکش انگشتی را در میز خود به همراه داشته باشید یا یک بخاری کوچک را در محیط کار خود نصب کنید. 
دمای پایین اتاق کار می‌تواند بهره‌وری شما را کاهش دهد. مطالعات دانشگاه کرنل (Cornell) در سال ۲۰۰۴ نشان می‌دهد که افزایش دمای دفتر کار از ۶۸ به ۷۷ درجه، می‌تواند ۴۴ درصد خطا در تایپ را کاهش و ۱۵۰ درصد خروجی تایپ را افزایش دهد.

برای گرم نگه داشتن خود در محیط‌های سرد و منجمد کاری روش‌های مختلفی مانند پوشیدن کلاه و دستکش انگشتی، ژاکت، روسری و استفاده از هیترهای برقی وجود دارد.

از دفترچه یادداشت و بر چسب های کاغذی استفاده کنید

اسپنسر راسکف (Spencer Rascoff) مدیر گروه Zillow، صفحه نمایش‌های زیادی را روی میز خود دارد، اما از دفترچه‌های یادداشت و بر چسب‌های کاغذی استفاده می‌کند. ما به خاطر گسترش دنیای دیجیتال نباید اهمیت نوشتن را نادیده بگیریم.
استفاده از دفترچه‌های یادداشت، راه عالی برای ثبت نکات مهم جلسات و تماس‌های تلفنی است و به نوشتن سریع نظرات کمک می‌کند. برچسب‌های کاغذی نیز برای یادآوری امور بسیار راهگشا هستند.

صندلی و مانیتور خود را تنظیم کنید تا در وضعیت بهتری استقرار یابید

داشتن وضعیت درست برای استقرار در محل کار می‌تواند بهره‌وری شما را افزایش دهد. فرانسیسکو لوپز جیمنز، متخصص قلب و عروق در درمانگاه Mayo می‌گوید: «وضعیت نادرست به هنگام کار می‌تواند، اثرات منفی شدیدی مانند سردرد، کمر درد، گردن درد، مشکلات تنفسی،‌ درد شانه و کتف و درد فک را برای جسم شما به همراه داشته باشد».

انجمن کایروپرکتیک آمریکا  (ACA) پیشنهاد می‌دهد که صندلی و مانیتور کامپیوتر خود را تنظیم کنید تا مجبور نباشید برای دیدن صفحه مانیتور، خود را به جلو بکشید. پشته صندلی خود را به سمت پایین حرکت دهید تا از کمر شما پشتیبانی کند.

لیندسی مک (Lindsay Mack) برای استقرار صحیح، انواع ترفندها را در نظر گرفته است. یکی از ترفندهای مورد علاقه مک هنگام نشستن، قرار دادن یک بالش کوچک در قوی کمر است. او می‌گوید: «‌خرید صندلی‌های طبی و استاندارد برای کارکنان، بهترین سرمایه‌گذاری‌ در شرکت‌ها است».

ملیسا فردریکسن (Melissa Frederiksen)، مالک و طراح استدیوی Atmosphere 360 می‌گوید: « صندلی نامناسب و بدون کیفیت، نه تنها باعث خستگی شما می‌شود؛ بلکه مشکلات کمر را نیز به همراه دارد. پس با صرف کمی هزینه بیشتر، برای سلامت و بهره‌وری خود سرمایه‌گذاری کنید.»

محیط و میز کار خود را تغییر دهید

کیوان مهاجر، مدیر عامل شرکت SoundHound می‌گوید: «هرگاه از محیط و میز کار خود خسته می‌شوم، به اتاق آفتابگیر جلسات در طبقه دوم فرار می‌کنم.»

ترک سازماندهی شده‌ی محیط و میز کار و رفتن به یک محیط و میز کار دیگر می‌تواند برای بهبود بهره‌وری مفید باشد. ران فریدمن (Ron Friedman)، روانشناس و نویسنده کتاب «بهترین محل برای کار» می‌گوید: «وقتی شما کار خود را از محیط و میز کار فعلی خود به آشپزخانه، نیمکت‌ها یا دیگر اتاق های خالی اداره می‌برید، سیگنال‌های انرژی‌بخش جدیدی را دریافت می‌کنید که به تمرکز بیشتر شما کمک می‌کند. این حرکت را امتحان کنید تا نتیجه آن را بر پیشرفت کار و روحیه خود مشاهده نمایید. جابه‌جا شدن و تغییر محیط و میز کار نوعی سرمایه‌گذاری در انگیزه و سلامت جسم است.»

وسایلی را که هر روز از آن‌ها استفاده نمی‌کنید، در کشو قرار دهید

کریستین اِویرت می‌گوید: «وسایل و اشیایی را که در محیط و میز کار خود جمع‌آوری می‌کنید، کنترل نمایید. بین اینکه تمام وسایل محیط و میز کار شما کاربرد داشته باشد و اینکه تنها برخی از آن‌ها مفید باشند، تفاوت زیادی وجود دارد. فقط باید وسایل ضروری مانند کامپیوتر، تلفن، دفترچه یادداشت، خودکار و بطری آب روی میز کار شما باشد و سایر وسایل در کشوها نگه‌داری شوند.»

شما می توانید از یک فولدر اسناد، برای نگه‌داری مستندات روی میز خود بهره ببرید یا حتی‌المقدور آن‌ها به صورت اسکن شده  و در قالب فایل‌های دیجیتالی سازماندهی کنید.

ملیسا فردریکسن (Melissa Frederiksen)، می‌گوید: «هیچ چیزی به اندازه تنگ بودن و آشفتگی در محیط و میز کار باعث کاهش بهره‌وری نمی‌شود.»

برای افزایش بهره‌وری از رنگ های سبز، زرد و آبی در طراحی محیط کار خود استفاده کنید

رنگ‌های مختلف می‌توانند به شکل متفاوت، خلق شما را تغییر دهند. رنگ‌های آبی و قرمز، عملکرد مغز را بهبود می‌دهند. دانشمندان می‌گویند که رنگ‌های سرد مانند رنگ آبی روشن، ‌آرامش‌بخش هستند. یک میز آبی رنگ می‌تواند به آرامش شما در تمام طول روز کمک کند.

اما رنگ‌های گرم مانند رنگ قرمز می‌توانند میزان هیجان و ضربان قلب شما را افزایش دهند. بنابراین بهتر است کمتر در طراحی محیط کار استفاده شوند. اندرو الیوت (Andrew Elliot)، از دانشگاه راچستر در ایالت نیویورک می‌گوید: «رنگ‌های تند می‌توانند میزان ضربان قلب شما را افزایش دهد و فقط برای فعالیت‌های فیزیکی یا ایجاد هیجان کوتاه مدت در محیط کار مفید باشند.»

مکان های آرام و استاندارد را برای کار انتخاب کنید

صندلی های نامناسب، میزهای غیر استاندارد یا نبود میان وعده هیچ کدام به اندازه اشتباهات طراحی‌ محیط کار بر بهره‌وری کارکنان تاثیر نمی‌گذارند.

اگر می‌خواهید یک کار جدید را انتخاب کنید، از مناسب بودن طراحی محیط کار خود مطمئن شوید. هیچ‌چیز نمی‌تواند همانند یک محیط کاری امن و آرام، بر رضایت کاری شما اثرگذار باشد.  
هکینگ (Hocking) می‌گوید: «یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات طراحی اداری این است که صدا و تهویه را هنگام برنامه ریزی فضا، در نظر نگیریم.»

در نظر گرفتن اتاق استراحت و آشپزخانه برای محل کار می‌تواند مزایای زیادی را به همراه داشته باشد.

با طراحی محیط کار خود، تنوع ایجاد کنید

هکینگ می‌گوید: « ایجاد تنوع در محیط کار و لذت بخش کردن زمان کار بسیار مهم است؛ زیرا شما بیش از ۸۰ هزار ساعت از عمر خود را در محیط کار هستید. اکثر مردم فضای کاری خود را تغییر نمی‌دهند، اما شما این کار را نکنید و طرح‌ها و روش‌های مختلف را برای تنوع بخشیدن و طراحی محیط کار خود امتحان کنید. بهره‌وری حاصل تغییر است نه تکرار.»