در این مقاله از استارتاپت قصد داریم به معرفی یکی از سیستم‌های ضروری در کسب و کار بپردازیم. سیستم اطلاعاتی منابع انسانی یا HRIS یک نرم‌افزار یا راهکار آنلاین برای ورود و پیگیری داده‌های مورد نیاز بخش‌های منابع انسانی، پرداخت حقوق، مدیریت، حسابداری و کارکردهای درون کسب و کار است. این سیستم برای پیگیری کلیه فرآیندها مفید بوده و کمک می‌کند اطلاعات هدفمند و خوبی در دست داشته باشید.

معمولا شرکت‌های زیادی برخی از انواع این سیستم را به عنوان یک پکیج می‌فروشند و البته هر سیستم اطلاعاتی منابع انسانی قابلیت متفاوتی دارد. شما هم اگر قصد خرید دارید سیستم اطلاعاتی منابع انسانی خود را براساس نیازهای شرکت و با دقت انتخاب کنید. به دلیل پیچیدگی فزاینده این سیستم اطلاعاتی، انتخاب اشتباه می‌تواند عملا باعث از کار افتادن بخش منابع انسانی شرکت شود.

یک شرکت فناوری، جایی که واقعا متخصصان کامپیوتر در آن مشغول به کار هستند ۳ سیستم اطلاعاتی منابع انسانی مختلف را ۱۰ سال مورد بررسی و تجزبه و تحلیل قرار داد تا در نهایت سیستم مناسب فعلی را برای شرکت انتخاب کرد. این امر پیچیدگی موضوع را نشان می‌دهد. به همین دلیل هم انتخاب سیستم اطلاعاتی منابع انسانی یکی از موارد حیاتی برای کسب و کار به شمار می‌رود.


نکات کلیدی در انتخاب سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

انتخاب سیستم اطلاعاتی منابع انسانی شما را در یک موقعیت استرس‌زا قرار می‌دهد. انتخاب گزینه‌هایی که با نیازهای شرکت تناسب داشته باشد چالش برانگیز است. پیش بردن امور با اطلاعاتی که هر سیستم در اختیارتان قرار می‌دهد هم خود چالش دیگری است.

فروشندگان سیستم اغلب افرادی هستند که در قبال فروش آن کمیسیون دریافت می‌کنند و ممکن است به صراحت به شما بگویند این سیستم مناسب نیازهای شرکت شما است. قبل از تصمیم‌گیری، از صحت گفته‎های او به واسطه منابع چندگانه شامل مشتریان کنونی سیستم، گروه‌های آنلاین مباحثه، لینکداین، اعضای سایر سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی و نظرات درج شده در گوگل مطمئن شوید.

در هنگام انتخاب سیستم اطلاعاتی منابع انسانی خود این فاکتورها را در نظر بگیرید:

  • به خاطر داشته باشید حتی اگر شرکت شما در حال حاضر کارمندان انگشت شماری دارد، ممکن است در آینده دو برابر زمان حال کارمند داشته باشد بنابراین سیستمی را انتخاب کنید که همپای کسب و کار شما بتواند رشد داشته باشد.
  • فاکتور کلیدی دیگری که باید حواستان باشد این است که بسیاری از سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی قادرند تنها بخشی از خودکارسازی‌های مورد نیاز شما را برآورده کنند. در چنین مواردی باید اطمینان پیدا کنید که اجزای افزونه یا سیستم‌های اضافی دیگری پیدا می‌شوند که بتوانند در کنار آن کار کنند. در این مورد به تحقیق بپردازید.
  • ببینید سیستم مورد نظر چه نوع آموزش یا پشتیبانی مداومی برای کارکنان شما ارائه می‌دهد. باید مطمئن شوید که وعده‌های مشاور فروش درباره آموزش و پیگیری‌های بعدی در هنگام خرید سیستم اطلاعاتی منابع انسانی در قرارداد درج می‌شود.


انتخاب بهتر سیستم اطلاعاتی منابع انسانی و قابلیت‌های آن

معمولا یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی مناسب (HRIS) موارد زیر را فراهم می‌آورد:


مدیریت اطلاعات کل کارکنان

داده‎هایی مانند نام، عنوان، آدرس‌ها و حقوق جزء اطلاعات اساسی اولیه هستند. سوابق حقوق و موقعیت، ساختارهای گزارشی، تاریخچه ارزیابی عملکرد و سایر اطلاعات حیاتی کارکنان در این سیستم جای می‌گیرند.


اسناد مربوط به شرکت

این مورد شامل اقلامی مانند کتابچه راهنمای کارکنان، روال اضطراری تخلیه و دستورالعمل‌های ایمنی است.


اطلاعات به روز

حتما دلتان می‌خواهد اطلاعات مربوط به ثبت نام، تغییر وضعیت و اطلاعات شخصی کارکنان همواره به روز باشد. در یک سیستم ایده‌آل شما می‌توانید به کارکنان امکان مشاهده و مرور اطلاعات خودشان را بدهید.


ادغام کامل با سیستم پرداخت حقوق

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

این قابلیت ادغام درباره سایر نرم‌افزارهای مالی و سیستم‌های حسابداری شرکت هم باید وجود داشته باشد. وقتی این موارد با هم ادغام می‌شوند می‌توان اطمینان یافت که چک‌های پرداختی از صحت برخوردار هستند. و هرگز بین نرخ پرداخت رسمی و اطلاعات موجود در سیستم پرداخت حقوق ناهمخوانی وجود نخواهد داشت. اگر سیستم‌ها ادغام نشوند ممکن است مبالغ حقوق در یک سیستم به روز شود و در سیستم دیگر به روال قبلی باقی بماند.


پیگیری متقاضیان و مدیریت رزومه

وقتی سیستم شما بی‌عیب و نقص باشد، مسئولین استخدام کارمند می‌توانند روی دکمه استخدام کلیک کرده و تمام اطلاعات مربوط به فرد متقاضی به بخش اطلاعات کارکنان انتقال داده شود. این قابلیت زمان زیادی برای شما خواهد خرید زیرا وارد کردن داده‌ها و کاغذبازی عملا وجود نخواهد داشت.

اگر یک متقاضی کار اطلاعات مربوط به خود را در هنگام درخواست وارد سیستم کند از صحت آن اطمینان بیشتری خواهید داشت. اگر نامه پیشنهادی از همان سیستم پرداخت حقوق ایجاد شده باشد حقوق هم با آن تطبیق پیدا کرده و هیچ سوء تفاهمی پیش نمی‎آید.


برنامه‌های توسعه عملکرد

فقط برنامه داشتن کافی نیست، اگر برنامه‌ها در یک سیستم مرکزی ثبت شده باشند می‌توان به سادگی پیشرفت کارکنان در مورد آن را در هر مرحله پیگیری کرد. بخش رهبران ارشد می‌توانند درباره اینکه افراد در چه مرحله‌ای از برنامه هستند گزارش تهیه کنند و ببینند هر مدیر برای پیش بردن روال آینده در حال برنامه‌ریزی برای چه کاری است.


اقدامات انضباطی

پیگیری افرادی که معلق یا تنزل رتبه داده شده‌اند یا هر فعالیت منفی دیگری که درباره آنها اظهار شده – حتی بعد از اینکه یک کارمند شرکت را ترک می‌کند همگی مهم هستند. وقتی یک شرکت تماس گرفته و درباره یکی از کارکنان سابق سوال می‌پرسد، مدیر بخش منابع انسانی به سادگی می‌تواند نگاهی انداخته و گزارش دهد که آیا این فرد صلاحیت استخدام شدن را دارد یا خیر.

سوابق آموزشی

این مورد در شرکتی که مدارک و گواهینامه‌های خاصی نیاز دارد اهمیتی حیاتی پیدا می‌کند. در سایر شرکت‌ها سوابق آموزشی یا تحصیلی شاید تا این حد اهمیت نداشته باشد اما ممکن است باز هم این اطلاعات با توسعه کارکنان مفید واقع شود.

به طور خلاصه یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی کاملا موثر، برای یک شرکت می‌تواند این اطلاعات را پیگیری کند:

  • حضور کارکنان و استفاده از PTO
  • پرداخت حقوق و سوابق آن
  • ارتقای موقعیت و وضعیت کنونی کارمند
  • برنامه‌های توسعه عملکرد
  • آموزش‌های دریافت شده
  • اقدامات انضباطی انجام شده
  • اطلاعات شخصی و معمول کارکنان
  • مدیریت برنامه‌های کلیدی سلسله مراتبی برای کارکنان
  • پیگیری متقاضیان کار، مصاحبه و گزینش


مزایای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

یک سیستم اطلاعاتی موثر منابع انسانی تمام اطلاعات لازم در مورد کارکنان، کارمندان قبلی و متقاضیان شغل که شرکت نیاز به پیگیری و تجزیه و تحلیل آن دارد را در اختیار شما قرار می‌دهد. شرکت شما باید یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی انتخاب کرده و آن را مطابق نیازهای خود شخصی‌سازی کند. اگر شرکتتان در مسیر رشد قرار دارد سیستمی را انتخاب کنید که بتواند همپای شرکت رشد کند.

پیاده‌سازی سیستم پایه زیاد هزینه ندارد اما مطمئن شوید آنچه پیاده می‌کنید نیازهای واقعی شرکتتان را برآورده می‌کند. می‌خواهید گزارش معاملات را بررسی کنید؟ نمودارهای سازمانی را ارسال کنید؟

می‌خواهید مدیران به صورت الکترونیکی به ارزیابی‌های پیشین عملکرد دسترسی داشته باشند؟ می‌خواهید همه چیز در بخش منابع انسانی آن طور که باید انجام شود یا شاید قصد دارید مدیران خودشان به اطلاعات دسترسی داشته باشند؟

با داشتن یک سیستم اطلاعاتی مناسب، کارمندان بخش منابع انسانی می‌توانند خود اطلاعات شخصی و تغییر آدرس را به روز کنند به این ترتیب نیروی اداری منابع انسانی روی کارکردهای استراتژیک‌تر تمرکز خواهند داشت. به علاوه، دسترسی به داده‌های ضروری برای مدیریت کارکنان، توسعه معلومات، رشد حرفه‌ای، توسعه و رفتار عادلانه و مساوات نیز تسهیل پیدا می‌کند.

در پایان باید گفت مدیران در این سیستم می‌توانند به اطلاعات قانونی و اخلاقی دسترسی داشته و از کارکنانی که موفقیت آنها گزارش شده حمایت کنند. آنها می‌توانند گزارش‌های خودشان را تهیه کرده و برنامه‌هایی را برای پیش رفتن و توالی امور وارد سیستم کنند.

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) نرم‌افزار یا راهکاری آنلاین برای ورود داده و پیگیری آن است همچنین حاوی اطلاعات خاص و مورد نیاز بخش منابع انسانی، پرداخت حقوق، مدیریت و کارکردهای حسابداری در یک کسب و کار می‌باشد.

شرکت‌های زیادی این سیستم را در قالب یک پکیج به فروش می‌رسانند و البته هر سیستم قابلیت متفاوتی دارد. سیستم اطلاعاتی منابع انسانی شرکت خود را با دقت و براساس نیازهای شرکتتان انتخاب کنید.