امروز تصمیم گرفتم نکاتی از بهترین کتابی که در سال گذشته خواندم را با شما به اشتراک بگذارم، کتاب «به انجام رساندن کارها (Getting Things Done by David Allen) نوشته دیوید آلن (David Allen).

من همیشه افرادی را که کاملا دقیق و سازمان‌یافته هستند و به سیستم‌های مدیریت وظایف متعهد هستند را افرادی کلیشه‌ای می‌دانستم. من هیچ‌گونه توجیه تحسین برانگیزی برای اینگونه افراد نمی‌بینم. این ویژگی، بیشتر محصول جانبی رمانتیک‌سازی رویکردهای کار است که در درجه اول از الهام، خلاقیت و خودانگیختگی ناشی می‌شود. دیوید آلن با یک ضربه، این کلیشه را برای من از بین برد.

فرض این کتاب بر این است که یک سیستم سازمانی شخصی و کارآمد، پایه و اساس کار خلاق است. آنچه را که بیش از همه در مورد سیستم آن دوست دارم، این است که ماهیت آن فلسفی است. به این معنی که برای آلن فرقی ندارد از چه نرم‌افزاری برای طبقه‌بندی و مرتب‌سازی پرونده‌ها و اطلاعات استفاده شود. آنچه در سیستم او اهمیت دارد، این است که ذهنیت مناسبی داشته باشید و از ابزاری که مناسب خودتان است، استفاده کنید.

ما در این مطلب از استارتاپت، ۳ مورد از ارزشمندترین نکات مطرح شده در این کتاب در مورد به انجام رساندن کارها را با شما مطرح می‌کنیم.

خلق ایده برای به انجام رساندن کارها

۱. ذهن برای خلق ایده‌ها است، نه نگه داشتن آن‌ها

ذهن در هنگام ارتباط برقرار کردن و خلق ایده‌ها در بهترین حالت خود قرار دارد، نه وقتی که در حال کشمکش برای به یاد آوردن این است که چه چیزی را کجا قرار داده و چه کاری باید انجام شود. سازماندهی به خودی خود یک هدف نیست، بلکه راهی است برای راحت‌تر کردن حرکت. زمانی که تصمیم به انجام کاری می‌گیرید، ذهن شما یک حلقه باز ایجاد می‌کند. این حلقه باز، هر کار، برنامه و تعهدی است که به درستی تعریف نشده است. وقتی حلقه‌های باز زیادی در ذهنمان داریم، ذهنمان انرژی زیادی صرف می‌کند تا ما را از آن‌ها غافل سازد. این کار مانع از تفکر خلاق و باعث ایجاد بار اضافی شناختی می‌شود. وقتی این حلقه‌های باز را ببندید، ذهن را آزاد می‌کنید تا کارها به بهترین نحو ممکن انجام شوند. این حلقه‌های باز را با ساختن یک مغز بیرونی، ببندید. مغز خارجی یک سیستم منظم و مطمئن برای درک، واضح شدن، سازماندهی و بررسی حلقه‌های باز است.

ایجاد نیرو برای به انجام رساندن کارها

برداشت نویسنده مقاله

توانایی شما در ایجاد نیرو برای به انجام رساندن کارها، به طور مستقیم با توانایی شما برای استراحت کردن متناسب است. هر چیزی که در جای مناسب خود وجود نداشته باشد و کار خود را به درستی انجام ندهد، یک حلقه باز محسوب می‌شود که اگر به خوبی مدیریت نشود، توجه شما را به خود جلب می‌کند. برای برخورد مؤثر با این موارد، ابتدا باید تمام مواردی که توجه شما را جلب می‌کنند، به طریقی شناسایی و ضبط کرده و روشن کنید که این موارد، دقیقا برای شما چه معنایی دارند و سپس در مورد چگونگی حرکت در آن مسیر تصمیم بگیرید. اگر این موارد در ذهن شما هستند، ذهن شما شفاف نیست. هر چیزی را که شما به هر طریقی ناتمام بدانید، باید در یک سیستم قابل اعتماد در خارج از ذهنتان ثبت شود، چیزی که من آن را مجموعه جمع‌آوری می‌نامم، چیزی که بدانید به طور مرتب به آن سر می‌زنید و به آن نظم خواهید داد. شما باید از ذهنتان استفاده کرده تا همه چیز را از ذهنتان دور کنید.

۲. اگر موضوعی توجه شما را جلب کرد، آن را ثبت و سازماندهی کنید.

اگر موضوعی توجه شما را جلب کرده است، آن را ثبت کنید. بعد از ثبت، آن را شفاف‌سازی کنید؛ حال که شفاف‌سازی کردید، آن را سازماندهی کنید. سیستم ثبت، جایی است که ایده‌هایتان را تا زمان شفاف‌سازی در آن ذخیره می‌کنید. فرآیند شفاف‌سازی، کاری است که انجام می‌دهید تا تصمیم بگیرید با ایده‌ای که ثبتش کرده‌اید چه کاری انجام دهید. سیستم سازماندهی شما، جایی است که بعد از تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کاری باید انجام دهید، تصمیمات خود را در آنجا قرار می‌دهید.

هنگام خرید موادغذایی، اینطور تصور می‌کنم که آن‌ها را در یک کیف دستی قرار می‌دهم، بعد آن‌ها را در ماشینم می‌گذارم و وقتی به خانه برسم، آن‌ها را روی میز آشپزخانه می‌گذارم. هر مورد را با شناسایی اینکه چیست و چه کاری در مورد آن باید انجام شود، مشخص می‌کنم. بعد از مشخص کردن این موارد، با قرار دادن آن‌ها در جای خود یعنی یخچال، فریزر، طبقه دارویی، قفسه دستشویی و … آن‌ها را سازماندهی می‌کنم.

توجه به موضوع برای به انجام رساندن کارها

کار را با سازماندهی شروع نکنید. به جای آن، با پرسش از خود در مورد اینکه چه چیزهایی توجه من را جلب کرده‌اند و به توجه من نیاز دارند، شروع کنید. سپس از خود بپرسید: چه کارهایی در رابطه با آن‌ها باید انجام شود؟ چه کسی باید این کارها را انجام دهد و انجام آن چه معنی دارد؟ در مرحله بعد از خود بپرسید: بهترین جای ممکن برای قرار دادن فعالیت‌هایم کجا است؟ جایی که مطمئن باشم در یادم خواهند ماند و آن‌ها را به انجام برسانم.

برداشت نویسنده مقاله

‌اگر مواردی که جمع‌آوری کرده‌اید را خالی و پردازش نکنید، ابزارهایی که در اختیار دارید، هیچ عملکردی به جز ذخیره اطلاعات نخواهند داشت. خالی کردن محتوا به این معنی نیست که همه کارهایی که در آنجا وجود دارد را به پایان برسانید. فقط به این معنی است که باید اختصاصی‌تر تصمیم بگیرید که هر کدام از این موارد چه هستند، چه کاری در مورد آن‌ها باید انجام شود و اگر هنوز ناتمام مانده‌اند، آن‌ها را در سیستم خود سازماندهی کنید. شما باید آن‌ها را از ظرف خود خارج کنید. وقتی این کار را انجام دهید، دیگر آن را رها نمی‌کنید یا دوباره به جای اولش بر نمی‌گردانید. خالی نکردن ظرف درونتان مانند این است که سطل زباله یا صندوق پستی داشته باشید که هیچ شخصی با آن کاری ندارد و شما باید به خریدن آن‌ها ادامه دهید تا تعداد کافی از آن‌ها را داشته باشید. چه چیزی را باید در مورد هر ایمیل، پیغام صوتی و نوشتاری، یادداشت، صفحات قرار ملاقات یا ایده‌های شخصی که در مسیرتان با آن روبه‌رو می‌شوید، از خود بپرسید؟

این مولفه مدیریت داده‌های ورودی است که پایه و اساس سازماندهی شخصی شما را تشکیل می‌دهد. شما نمی‌توانید آنچه را که در آینده به وقوع خواهد پیوست، سازماندهی کنید، فقط می‌توانید آن را ثبت کرده و پردازش کنید. در عوض می‌توانید اقداماتی را که باید بر اساس تصمیماتی که گرفته‌اید و قرار است انجامشان دهید، سازماندهی کنید. اقدام بعدی چیست؟ این سوال، پرسش مهمی برای هر آن چیزی است که ثبت کرده‌اید. اگر به درستی به آن پاسخ دهید، مهم‌ترین مورد برای سازماندهی را خواهید داشت. قدم بعدی، فعالیت جسمی و دیدنی است که باید در آن مشارکت داشته باشید تا مسئله به انجام رساندن کارها به درستی تمام شود.

۳. سیستم خود را مرتبا بررسی کنید

بررسی سیستم برای به انجام رساندن کارها

هر هفته باید تمام چیزهایی که ثبت، شفاف‌سازی و سازماندهی کرده‌اید را مرور کنید تا مطمئن شوید همه چیز برایتان روشن و واضح است. بررسی دوره‌ای برای ایجاد اعتماد در سیستم‌تان ضروری است. اگر این روال بررسی را ایجاد نکنید، ذهنتان به شما اعتماد نمی‌کند و دوباره کار یادآوری کردن همه چیز را انجام می‌دهد. بخش عمده‌ای از زندگی روزانه شما در نزدیکی و در جزئیات با مسائل بیهوده است. بررسی هفتگی این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا یک قدم عقب‌تر بایستید و به تصویر کلی نگاه کنید. به اینکه چه چیزی کار می‌کند؟ چه چیزی کار نمی‌کند؟ چه چیزی باید شفاف شود؟ چه چیزی مجددا باید تنظیم شود؟ بررسی هفتگی به بررسی این موارد کمک می‌کند.

برداشت نویسنده مقاله

برای اکثر مردم جادوی مدیریت گردش کار در استفاده مداوم از مرحله بازتاب، تحقق می‌یابد. در اینجا است که در مورد یک موضوع مهم، شما به صورت هفتگی و به طور کلی به پروژه خود و حلقه‌های باز آن نگاه می‌کنید. این شانس شما است که تمام اقدامات و گزینه‌های تعریف شده را از قبل بررسی کنید و این کار باعث افزایش چشمگیر کارایی انتخاب‌های شما در مورد کاری که می‌خواهید انجام دهید، در هر لحظه از زمان خواهد شد. تمام پروژه‌های شما، طرح‌ها و پروژه‌های فعال و اقدامات بعدی‌تان، برنامه‌های روزانه، برنامه‌های در لیست انتظار و… تمام این‌ها باید هفته‌ای یک بار بررسی شوند. این کار همچنین فرصتی را برای شما فراهم می‌کند تا از واضح و روشن بودن مغزتان اطمینان حاصل کرده و تمام رشته‌های سست روزهای گذشته را ثبت، شفاف‌سازی و سازماندهی کنید. بیشتر افراد، سیستم کاملی ندارند و به همین دلیل هیچ‌گونه نتیجه واقعی دریافت نمی‌کنند. فقط به این دلیل: دیدگاه آن‌ها کلی نیست. آن‌ها حس مبهمی دارند که به آن‌ها می‌گوید چیزی ناتمام مانده است. به همین دلیل است که پاداش‌های مربوط به اجرای کل این فرآیند، نمایی است: هرچه سیستم کامل‌تر باشد، بیشتر به آن اعتماد خواهید کرد. هرچه بیشتر به آن اعتماد کنید، انگیزه بیشتری برای حفط آن خواهید داشت. بررسی هفتگی، کلید اصلی حفظ این استاندارد است.

اقدامات لازم برای به انجام رساندن کارها

۳ اقدام ساده برای به انجام رساندن کارها وجود دارد که هر فرد می‌تواند طبق ۳ بینش فوق، به آن‌ها عمل کند:

۱. همه چیز را از ذهن خود خارج کنید

اقدامات لازم برای به انجام رساندن کارها

ثبت داده‌هایی که نیازمند توجه‌تان هستند، باید بخشی از سبک زندگی‌تان شوند. تمام راه را با این روش طی کنید. اینطور نباشد که چیزهایی را در ذهنتان نگه دارید و چیزهای دیگری را در سیستم ثبت خود نگهداری کنید. این کار به سادگی قدرت ابزار ثبت کننده شما را منتفی می‌کند. شما باید سیستمی بسازید که به آن اعتماد داشته باشید و به سیستمی که می‌سازید، اعتماد کنید.

۲. تعداد سیستم‌های ثبت کننده خود را به حداقل برسانید

این سیستم‌ها را ساده نگه دارید و از استفاده از برنامه‌ها، ابزارها، فایل‌ها و تمام چیزهایی که غیرضروری هستند، خودداری کنید. استفاده از موارد اضافی، فقط شما را تحت فشار قرار می‌دهد، اختلال ایجاد کرده و شما را از به انجام رساندن کارها و دستیابی به موفقیت باز می‌دارد. از ابزارهایی استفاده کنید که ساده، در دسترس و متناسب با نیاز شما باشند.

۳. ابزار ثبت خود را مرتباً خالی کنید

خالی نکردن ابزار ثبت مثل این است که آشغال‌ها را از خانه بیرون نبرید. این کار باعث می‌شود ابزارتان از به انجام رساندن کارها که برای آن‌ها طراحی شده است، باز بماند. خالی کردن ابزار ثبت به این معنی نیست که تمام آنچه را که ثبت کرده‌اید، به پایان برسانید. خالی کردن به زبان ساده به این معنی است که یک مرور دوره‌ای بر چیزهایی که ثبت کرده‌اید، داشته باشید، آن‌ها را شفاف‌سازی کنید و سپس آن‌ها را از صندوق ورودی داده‌ها به پرونده‌ها و پوشه‌های مربوط به عملی کردن آن‌ها منتقل کنید.