داشتن برنامه ریزی روزانه برای انجام امور مربوط به زندگی شخصی و حرفه‌ای امری موثر در موفقیت فرد است. بسیاری اما عادت دارند تا کارها را به آینده محول کنند و مهارت کافی برای مدیریت زمان ندارند. برای کسب این مهارت تنها کافی است راهکارهای تنظیم برنامه ریزی روزانه را بیاموزید.

در قسمت‌های پیشین این مقاله شماری از نکات مهم برای یادگیری تنظیم برنامه ریزی روزانه دقیق را ذکر کردیم. در این قسمت از مطلب نیز به معرفی موارد دیگری از فهرست راهکارهای مدیریت زمان حرفه‌ای خواهیم پرداخت.

تکنیک ماتریس آیزنهاور

این روش را دوایت آیزنهاور (Dwight Eisenhower) برای مدیریت زمان ابداع کرد. با استفاده از این تکنیک به راحتی می‌توانید کارهای خود را اولویت‌بندی کرده و بر اساس آن برنامه ریزی روزانه خود را تنظیم کنید. در زیر می‌توانید ماتریکس آیزنهاور را ببینید که در آن فعالیت‌ها به چهار دسته تقسیم می‌شوند.

برنامه ریزی روزانه ماریس آیزنهاور

اول. کارهای مهم و ضروری

کارهایی که در این بخش قرار می‌گیرند را باید هر چه سریع‌تر به انجام برسانید.

دوم. کارهای مهم و غیر ضروری

کارهایی که در این طبقه بندی جای می‌گیرند را برای آینده در برنامه ریزی روزانه خود قرار دهید.

سوم. کارهای غیر مهم و ضروری

مواردی که به این بخش تعلق دارند را به دیگری واگذار کنید.

چهارم. کارهای غیر مهم و غیر ضروری

کارهایی که به این قسمت تعلق دارند را از فهرست خود حذف کنید.

اصل هواپیما

چندین سال پیش یک شرکت هواپیمایی گروهی متخصص را استخدام کرد. این گروه ماموریت داشتند تا بازدهی کار را در بخش پروازهای کلاس اول و اقتصادی و یک دفتر کار معمولی مقایسه کنند. نتیجه این تحقیق نشان داد که یک ساعت کار کردن بی وقفه در پرواز برابر با ۳ ساعت کار در دفتر کار است.

نکته کلیدی در اینجا کار بی‌وقفه و صفر بودن میزان زمان هدر رفته است. زمانی که فرد می‌داند قرار است در پرواز (که دستش از همه جا کوتاه است) کار خود را انجام دهد، از پیش تمام جوانب را در نظر می‌گیرد. این باعث می‌شود تا فرد فکر تمام جوانب را از پیش بکند در نتیجه بازدهی کار فرد بسیار بالاتر از حالت عادی خواهد بود.

لازم نیست حتما در هواپیما بنشینید، تنها کافی است که تصور کنید شما هم قرار است کار خود را در طول یک پرواز انجام دهید. به این صورت پیش از آن‌که کار خود را آغاز کنید تمام جوانب را در نظر گرفته و همه پیشنیازهای کار را انجام می‌دهید. به این ترتیب می‌توانید با سرعت و بازدهی بالاتری کارهای خود را انجام دهید.

برنامه ریزی روزانه بر اساس ریتم بدن

بدن هر کس از ریتم انرژی خاصی تبعیت می‌کند. باید این ریتم را شناخته و برنامه ریزی روزانه خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که با الگوی این ریتم مطابقت داشته باشد. به این ترتیب کارهای دشوار را که نیاز به صرف دقت بالایی دارند به زمان‌هایی که در پیک‌ انرژی هستید موکول کنید.

اصل سنگ بزرگ

اصل سنگ بزرگ که در کتاب هفت عادت انسان‌های موفق آمده است، به اولویت بندی وظایف در برنامه ریزی روزانه پرداخته است. بر اساس این اصل باید کارهای دشوار را به صورت سنگ‌های بزرگ در نظر آورید و ابتدا از شر آن‌ها خلاص شوید. زمانی سنگ‌های بزرگ را بر زمین گذاشتید به راحتی می‌توانید سنگ‌های کوچک‌تر را میان آن‌ها بچینید. با استفاده از این روش می‌توانید برنامه ریزی روزانه خود را تنظیم کنید.

چهارشنبه‌های بدون قرار ملاقات

بسیاری از کمپانی‌ها از جمله فیس بوک و آسانا قانون چهارشنبه‌های بدون قرار ملاقات را رعایت می‌کنند. بسیاری از شرکت‌ها نیز روزهای دیگری را برای این امر مشخص کرده‌اند، البته ایده کلی در این‌جا یکسان است. نظریه کلی این است که روزی را از قرارهای ملاقات که کلی وقت‌گیر هستند خالی کنیم. به این ترتیب وقت داریم تا به کارهای عقب افتاده پرداخته و آن‌ها را از فهرست وظایف خود خارج کنیم.

نوشتن فهرست کارهای انجام شده

در کنار نوشتن فهرست کارهایی که باید در آینده به انجام برسانید، فهرست دیگری از کارهایی که تمامشان کرده‌اید تهیه کنید. این کار باعث می‌شود انگیزه بالاتری برای برنامه ریزی روزانه داشته باشید.

بررسی آخر هفته

بسیاری از مدیران موفق در تعطیلات آخر هفته یک بررسی کلی با گروه خود انجام می‌دهند. به این ترتیب از پیش رفتن کارها به درستی در اولین روز هفته مطمئن خواهند بود. اگر تنها کار می‌کنید هم می‌توانید این بررسی کلی را روی برنامه ریزی روزانه خود انجام دهید تا اوضاع امور در دستتان باشد.

مرتب کردن محیط کار

کار کردن در محیط‌های پر هرج و مرج و نامنظم بازدهی فرد را پایین می‌آورد. سعی کنید هر از چند گاهی دفتر کار خود را منظم کنید و به وسایل روی میز کارتان نظم دهید. همچنین از در دسترس بودن تمام وسایل مورد نیاز خود روی میز کار اطمینان حاصل کنید. یکی دیگر از نکات مهم این است که دیوارها در دفتر کارتان به رنگی باشند که بازدهی کارتان را بالا ببرند.

خاموش کردن نوتیفیکیشن‌ها

زمانی که می‌خواهید به کار بپردازید، نوتیفیکیشن‌های ایمیل، فیس بوک، تویتر و دیگر شبکه‌های اجتماعی را خاموش کنید.

پیش‌بینی اتفاقات

مهم نیست چقدر برنامه ریزی روزانه دقیقی داشته باشید، همیشه اتفاقاتی ممکن است رخ دهند تا خدشه‌ای در این برنامه ایجاد کنند. زمانی که برنامه خود را تنظیم می‌کنید زمانی را برای این حوادث در نظر بگیرید. نباید وظایف خود را پشت سر هم و بدون وقفه در برنامه قرار دهید. با پیش بینی این زمان هدر رفته می‌توانید برنامه ریزی روزانه دقیق‌تری داشته باشید.

کاهش زمان انجام وظایف

اگر فکر می‌کنید برای انجام دادن کاری یک ساعت زمان نیاز دارید در برنامه ریزی روزانه خود ۴۰ دقیقه برای آن در نظر بگیرید. در نتیجه به صورت ناخودآگاه تلاش خواهید کرد تا آن کار را سریع‌تر و در زمان معین شده به انجام برسانید.

اصول برنامه ریزی روزانه

نوشتن فهرست فعالیت‌های میان برنامه

یک فهرست تهیه کرده و در آن فعالیت‌های غیر ضروری را بنویسید که می‌توانید در زمان‌های بیکاری و انتظار انجام دهید. هر زمانی که فرصت پیدا کردید مواردی از این فهرست را انجام دهید.

تهیه فهرست نبایدها

در این فهرست عادات بدی که دارید و فکر می‌کنید باعث هدر دادن زمانتان می‌شوند را بنویسید. با نوشتن این موارد روی کاغذ قدمی به ترک این عادات بد نزدیک می‌شوید.

در این بخش از مطلب شماری از نکات مهم در مورد برنامه ریزی روزانه دقیق را نام بردیم. اگر شما هم مهارت کافی در زمینه مدیریت زمان ندارید دیگر راهکارها را در قسمت بعدی مقاله دنبال کنید.