با این موضوع رو در رو شوید. دیر یا زود، حتی بهترین کارفرما نیز با چالش استعفای کارکنان خود مواجه می‌شوند. کارکنان فکر می‌کنند که یک فرصت بهتر پیدا کرده‌اند یا همسرشان در یک فرصت شغلی خارج از کشور پذیرفته شده است و همراه او وادار به مهاجرت هستند. گاهی هم آن‌ها تصمیم می‌گیرند که در خانه بمانند تا از بچه‌ها یا از والدین خود برای طولانی مدت مراقب کنند.
دلایل استعفای کارکنان بی‌انتها و تموم نشدنی است. اما هر کارفرما در موضوع استعفای کارکنان با مجموعه‌ای از سوالات مشخص مانند پرسش‌های زیر مواجه می‌شود.

چگونه استعفای کارمند را اعلام کنیم؟ چه کسی را باید از استعفای کارکنان مطلع سازیم؟ چه موقع با کارکنان درباره استعفای‌شان صحبت کنیم؟ آیا باید ایمیل خداحافظی کارمند را برای سایر پرسنل ارسال کنیم؟ اگر از کارمند موردنظر بخواهیم که به صورت غیر رسمی ما را همراهی کند چه کار کنیم؟

برای یافتن پاسخ این پرسش‌ها استارتاپت را دنبال کنید.

پاسخ به سوالات کارفرما

در اینجا به بسیاری از سوالاتی که ممکن است در مورد استعفای کارکنان داشته باشید،‌ پاسخ می‌دهیم. اگر یک کارمند به صورت لفظی استعفا داد و به شما گفت که از ادامه فعالیت در شرکت شما معذور است، در اولین قدم از او بخواهید که نامه استعفای خود را همراه با تاریخ نهایی اشتغال‌ تقدیم کند. نامه کتبی استعفای کارمندان از شما در برابر ادعای بیکاری و سایر اتهامات نامناسب محافظت می‌کند.

نحوه برخورد با استعفای کارکنان

استعفای کارکنان همیشه باعث ایجاد اختلال در جریان کار می‌شود. هرچند اگر استعفای کارمندان برای شما منفعت به همراه داشته باشد و شما تصمیم بگیرید که به آن‌ها اجازه دهید تا دو هفته پایانی خود را هم بگذرانند، آن‌ها می‌توانند کارهای زیادی انجام دهند تا مرحله تغییر را با موفقیت پشت سر بگذارند. این موضوع با این فرض است که شما ارزیابی کرده‌اید که این افراد تا آخرین روز کاری خود، همکاری مثبتی با شرکت خواهند داشت.

آن‌ها می‌توانند کارهای باقیمانده را به نتیجه برسانند، جزئیات پروژه‌های در حال اجرا را فراهم کنند و به دوستان و همکاران خود بگویند که از شرکت رفتنی هستند. کارمندانی را به طور موقت جایگزین فرد موردنظر کنید تا قبل از خروج شخص از تیم، از امور مربوط به او مطلع شوند. با این کار، کارمندان جایگزین می‌توانند از کارهای نیمه تمام فرد در حال خروج، سرنخ‌هایی داشته باشند و با چالش گم کردن اطلاعات و ناآگاهی از جریان کاری رو به رو نشوند.

کارمندان جایگزین همچنین باید فهرستی از تمام اهداف و مسئولیت‌هایی را که بر عهده کارمند سابق بوده، تهیه کنند. این کار از همه جهات مفید است است؛ زیرا مفاد تمام اهداف و مسئولیت‌های آینده  این جایگاه مشخص می‌شود، نه فقط وظایف روزانه فرد. این اقدام به کارمندان جایگزین اجازه می‌دهد تا خود را به خوبی برای موقعیت کارمند موردنظر آماده کنند.

علاوه بر این، اگر کارمند استعفا داده دارای مسئولیت تماس با مشتری باشد، کارمندان جایگزین در طول حضور شخص می‌توانند به مشتریان معرفی شوند و مسئولیت خود را آغاز نمایند.

شما ممکن است از کارکنان اداری و دیگران که با مسئولیت‌های شفاف و مستند کار می کنند، بخواهید تا قبل از خروج خود یک دستورالعمل کاری برای جایگاه خود ایجاد کنند. البته امیدوارم شما قبلا این رویه‌ها را مستند و بایگانی کرده باشید تا نیازی به این کار نباشد.

اطلاع رسانی درباره استعفای کارکنان به همکاران و مشتریان

برای اطلاع‌رسانی به پرسنل دیگر در مورد استعفای کارکنان، بهتر است این کار را با طرح این موضوع در دپارتمان مربوطه آغاز کنید. شاید لازم باشد که یک جلسه فوری تشکیل دهید و کارمندان دیگر را مطلع سازید که کارمند موردنظر در دو هفته آینده از سازمان خارج می‌شود.

به آن‌ها بگویید که پیشاپیش از کمک همه برای برعهده گرفتن مسئولیت‌های فرد مورد نظر، سپاسگذار هستید و درباره مسئولیت‌های هر کدام در قبال خروج فرد اطلاع‌رسانی نمایید.

کارکنان دیگر می‌خواهند بدانند که دقیقا زمان لازم برای جایگزین کردن فردی به جای کارمند موردنظر، چه مدت است. به طور کلی، کارکنان خوب مایل هستند که کار اضافی انجام دهند یا ساعت‌های طولانی را برای تکمیل کار بپیمایند، اما می‌خواهند درباره مدت زمان موردانتظار برای جایگزینی فرد نیز مطلع باشند.  

در رابطه با قدردانی از کارمند با ارزش و قابل اطمینان خود که طی دو هفته آتی از شرکت خارج می‌شود، برای اطلاع رسانی به سایر کارمندان ایمیل ارسال کنید. محتوا ایمیل شما می‌توانند مانند زیر باشد:

استعفای کارکنان

«ماری ما را ترک می‌کند تا فرصت‌های جدیدی را در شرکت x دنبال کند. آخرین روز او در شرکت ما در ۱۵ مارس است. ما در جلسه خداحافظی از ماری، بعد از ۲۲ سال همکاری، گرد هم می‌آییم تا همه برای موفقیت او دعا کنیم. لطفا در این جشن به ما ملحق شوید تا آرزوی موفقیت خود را در رابطه با شغل جدید او اعلام نمایید و از او خداحافظی کنید».

البته، قبل از اینکه این ایمیل را ارسال کنید، از ماری سوال ‌کنید که آیا او با برگزاری جشن خداحافظی موافق است یا خیر. او حتی ممکن است یک آدرس ایمیل شخصی داشته باشد که بخواهد به اشتراک بگذارد تا همکاران سابقش بتوانند با او در تماس باشند.

در هر صورت، مطمئن شوید که او می‌خواهد دقیقا چه اطلاعاتی را با همکاران سابق خود به اشتراک بگذارد. اگر می‌خواهد که از اطلاعات محرمانه او حفاظت کنید، به شدت توصیه می‌شود که این کار را انجام دهید.

بسیاری از کارکنان شما احتمالا می‌دانستند که ماری قصد خروج از سازمان را دارد و از دلیل او باخبر بوده‌اند. اما از اینکه درباره او اطلاع‌رسانی ‌می‌کنید و در کمال احترام از تصمیم اواستقبال می‌نمایید ‌لذت می‌برند. این اقدام شما نه تنها برای ماری خوشایند است؛ بلکه برای کارکنانی که باقی می‌مانند، پیام مهمی را به همراه دارد.

بهتر است قبل از خروج کامل استعفاء دهنده، یک مصاحبه خروجی برگزار گردد تا دلایل فرد از استعفاء و عدم ادامه همکاری مشخص گردد.

حتی اگر شما یک کارمند واقعا ارزشمند را از دست می‌دهید، توصیه نمی‌شود که به او پیشنهاد ماندن یا متقاعد کردن بدهید. قطعا کارمندی که برای استعفاء اقدام می‌کند، بارها این موضوع را از ذهن خود عبور داده،‌ پس نیازی نیست که شما هم این مسیر را مجددا طی کنید.

بدون شک این شخص در ذهن خود استعفاء داده است که به جستجوی شغل جدیدی پرداخته یا برای ماندن در خانه تصمیم نهایی خود را عملی نموده است. زمان تشخیص یا حل مشکل شخص قبل از جستجوی شغل جدید یا عملی کردن تصمیم او است.

چطور کارمندان را متوجه کنیم که از استعفای آن‌ها استقبال می‌کنیم؟

اگر استعفای یک کارمند مفید نباشد یا به شخص جایگزین او اعتماد نداشته باشید، سناریو به طور کلی تغییر می‌کند. در این موارد به کارمند پیشنهاد دهید که حاضرید در ازای زمان‌هایی که حضور دارد، پول پرداخت کنید و نیازی به حضور رسمی او در شرکت ندارید.

از خود بپرسید چرا باید این شخص را تحت هر شرایطی به خاطر فرار از هر گونه مشکل در آینده استخدام کنید. استعفای یک کارمند می‌تواند دلایل قانونی، اخلاقی، روحی یا حتی بسته به شرایط باشد، بنابراین از صحیح بودن پیشنهاد خود مطمئن شوید.

ارسال ایمیل‌های فوری اطلاع‌رسانی درباره استعفای کارکنان باعث می‌شود تا سایر پرسنل باخبر شوند که فرد از شرکت خارج شده است تا فرصت‌های جدیدی را دنبال کند. شما ممکن است در محتوای این ایمیل برای موفقیت روزافزون فرد موردنظر آرزوی موفقیت کنید. همچنین ممکن است محل کار و مسئولیت جدید او را نیز به همه اعلام نمایید یا برخی جزئیات را نیز در مورد زمان و نحوه انتخاب کارمند جایگزین مطرح کنید.