سازمان‌های موفق در راستای بهبود مستمر خود از ارزیابی و راهنمایی کارکنان کمک می‌گیرند؛ اما یک سیستم بازبینی عملکرد استاندارد اغلب نیازها را می‌یابد. در حالی که اکثر شرکت‌ها در حال یکپارچه‌سازی تکنیکی به نام ارزیابی ۳۶۰ درجه با روندهای بازبینی خود هستند، برخی دریافته‌اند که این کار بر خلاف تصور عموم، چندان آسان و ساده نیست. سازمان‌های که شناخت صحیحی از ارزیابی ۳۶۰ درجه ندارند، در معرفی و استفاده از این تکنیک ضعیف عمل می‌کنند. این‌ در حالی است که با اجرای صحیح آن می‌توانند،‌ این ابزار را به درستی معرفی کنند و حداکثر ارزش را نیز از پیاده‌سازی آن دریافت نمایند. این موضوع بسیار مهم است؛ زیرا هیچ چیز به اندازه تغییر در متد ارزیابی عملکرد، بر نتایج تصمیم‌گیری در مورد مزایا و جبران خدمت کارکنان موثر نیست.

ارزیابی ۳۶۰ درجه چیست؟

ارزیابی ۳۶۰ درجه یک روش و ابزار بازخوردگیری است که هر یک از کارمندان را قادر به دریافت بازخورد عملکرد خود از سرپرست یا مدیر و چهار تا هشت نفر از همکاران خویش، کارکنان موسسه و مشتریان می‌کند. اغلب افراد در ارزیابی ۳۶۰ درجه نسبت به ارزیابی‌های خود درباره فرد موردنظر پاسخگو هستند.
ارزیابی ۳۶۰ درجه اجازه می‌دهد تا هر فرد درک کند که کارآیی او به عنوان یک کارمند، همکار یا عضو موسسه توسط دیگران چگونه مشاهده می‌شود. موثرترین نتایجی که از بازخورد ۳۶۰ درجه حاصل می‌شود بر اساس رفتارهایی است که سایر کارکنان می‌توانند در فرد مورد نظر مشاهده کنند.

بازخورد، درباره مهارت‌ها و رفتارهای مورد نیاز سازمان برای رسیدن به ماموریت، چشم‌انداز و اهداف آن و زنده نگه‌داشتن ارزش‌ها، بینشی جامع را فراهم می‌کند. بازخورد به طور جدی درباره رفتارهای مورد نیاز، فراتر از انتظارات مشتری عمل می‌کند.

افرادی که به عنوان ارزیاب یا ارائه‌دهنده بازخورد انتخاب شده‌اند، اغلب در فرآیندی مشترک توسط سازمان و کارمند انتخاب می‌شوند. ارزیاب‌ها معمولا افرادی هستند که با شخص موردنظر (فردی که بازخورد را دریافت می‌کند) بیشترین ارتباط و تعامل را دارند.

هدف ارزیابی ۳۶۰ درجه، کمک به افراد برای درک نقاط قوت و ضعف آن‌ها و مشارکت دیدگاه جمعی درباره‌ وضعیت نیازهای هر فرد در مسیر توسعه حرفه‌ای است. دغدغه تمام شرکت‌های سنتی جهان درباره ارزیابی ۳۶۰ درجه این است که:

چگونه ابزار ارزیابی را انتخاب کنیم و آن‌ها را عملی سازیم؟

چگونه ارزیابان را انتخاب کنیم؟

چگونه از نتایج بازخورد استفاده کنیم؟

چگونه نتایج بازخورد را بازبینی کنیم؟

چگونه فرآیندهای بازخورد را برای تبدیل شدن به یک سیستم مدیریت عملکرد بزرگ‌تر ادغام و مدیریت کنیم؟

بررسی مزایا و معایب این روش می‌تواند در روند تصمیم‌گیری درباره این ابزار به شما کمک کند. هر یک از مزایا و معایب ارزیابی ۳۶۰ درجه در لیست زیر به صورت دقیق‌تر بررسی شده است.

مزایا معایب
ارائه بازخورد از منابع مختلف به کارمندان به عنوان بخشی از سیستم اندازه‌گیری عملکرد جامع، به کار می‌رود
توسعه و تقویت کار گروهی و مسئولیت‌پذیری اگر مسائل سازمانی در حالت شتابزده یا ناقص اجرا شود، باعث مسائل سازمانی می‌شود
شناسایی مسائل روندی که می‌تواند مانع رشد کارمند باشند اگر به طور موثر با طرح‌های عملکردی موجود آمیخته نشود نمی‌تواند ارزشمند باشد
نشان دادن قسمت‌هایی که به توسعه مهارت‌های شغلی و حرفه‌ای نیاز دارند جلوگیری از دریافت اطلاعات بیشتر از ارزیابان به دلیل ناشناس بودن روند
کاهش گرایش‌های متعصبانه و تبعیض گرایانه ارزیاب به جای تمرکز برنقاط قوت، بر نقاط ضعف و کاستی‌های کارکنان تمرکز دارد
ارائه پیشنهادات سازنده برای بهبود کارایی عملکرد کارکنان بازخوردگیری توسط ارزیابان کم تجربه انجام می‌شود و ممکن است میان گروه، زد وبند صورت گیرد
عرضه دیدگاه‌ها درباره نیازهای آموزشی در بعضی موارد نیاز است که داده‌های زبادی جمع‌آوری و پردازش شود

مزایای ارزیابی ۳۶۰ درجه

بازخورد ۳۶۰ درجه جنبه‌های مثبت و مزایای زیادی دارد. به گفته جک زنجر(Jack Zenger)، متخصص برجسته در حوزه رفتار سازمانی، «نتایج با ارزش بازخورد ۳۶۰ درجه بخش مرکزی برنامه‌های توسعه مدیران سازمآن‌ها است. این ارزیابی برای مدیران، یک راه عملی است که به راحتی با آن از طریق گزارش‌های مستقیم، همکاران، کارفرمایان و دیگر گروه‌ها، بازخورد دریافت کنند. در واقع وقتی آن‌ها از طریق این شیوه ارزیابی به نتایج موثری دست می‌یابند، گروه‌های دیگر مانند عرضه‌کنندگان و مشتریان را نیز به ارزیابان خود در سازمان اضافه می‌کنند.»

بهبود ارزیابی ۳۶۰ درجه

زنجر اضافه می‌کند: « بیش از ۸۵ درصد از ۵۰۰ شرکت فورچون، از فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه به عنوان مبنای فرآیند جامع توسعه سازمانی استفاده می‌کنند. اگر سازمان شما از این فرآیند استفاده نمی‌کند، پیشنهاد می‌کنیم که رویکرد خود را در این باره تغییر دهید.»

سازمان‌هایی که از بکارگیری مولفه‌های ارزیابی ۳۶۰ درجه در سیستم‌های مدیریت عملکرد خود، راضی هستند، ویژگی‌های مثبت این فرآیند را شناسایی و آن‌ها با روش‌ بازخوردگیری فعلی خود یکپارچه می‌کنند.

بهبود ارزیابی از طریق منابع مختلف

روش ارزیابی ۳۶۰ درجه بازخورد دقیقی را از همکاران، کارکنان موسسه، مدیران و سرپرستان فراهم می‌کند که به مراتب از یک بازخورد یک‌جانبه توسط یک ارزیاب،‌ کامل‌تر و قابل اعتمادتر است. همچنین این شیوه در زمان مدیران نیز صرفه‌جویی می‌کند. لازم به ذکر است که ادراک همکاران بسیار مهم است و این فرآیند به افراد کمک می‌کند تا بدانند کارکنان دیگر چگونه آن‌ها را ارزیابی می‌کنند.

توسعه کار تیمی

این رویکرد در بازخورد کمک می‌کند تا اعضای تیم یاد بگیرند که به طور موثرتری با هم کار کنند (زیرا در نوع بازخوردگیری علاوه بر سرپرست، تمام اعضای تیم نیز عملکرد شما را ارزیابی می‌کنند). ارزیابی چند وجهی (با چند ارزیاب مختلف) باعث می‌شود که اعضای تیم بیشتر نسبت به یکدیگر پاسخگو و مسئولیت‌پذیر باشند؛ زیرا نحوه فعالیت آن‌ها ورودی ارزیابی توسط سایرین است. فرآیند ارزیابی که به خوبی برنامه‌ریزی شده است می‌تواند ارتباط و توسعه تیم را بهبود بخشد.

توسعه شخصی و سازمانی

ارزیابی ۳۶۰ درجه یکی از بهترین شیوه‌ها برای درک نیازهای شخصی و سازمانی است. شما متوجه می‌شوید که چگونه کارکنان با هم کار می‌کنند و به چه نحوی سیاست‌ها، روش‌ها و رویه‌های سازمان بر موفقیت کارکنان تأثیر می‌گذارد.

توسعه مهارت‌های شغلی

به دلایل بسیاری، سازمآن‌ها اگر تا کنون مسئول توسعه مهارت‌های شغلی کارکنان خود بوده اند، دیگر عهده‌دار این امر نیستند. در حالی که بخش عمده ای از مسئولیت پیشرفت حرفه‌ای کارمند بر دوش خود او است، اما کارفرمایان نیز مسئول ارائه محیطی مناسب برای تشویق کارکنان هستند و باید از نیازهای آن‌ها حمایت کنند. بازخورد چند جانبه می‌تواند اطلاعات عالی را به فرد در مورد آنچه که برای انجام کار به آن‌ها نیاز دارد، ارائه دهد.

علاوه بر این، بسیاری از کارشناسان معتقدند که بازخورد ۳۶۰ درجه از ارزیابی یک جانبه به مراتب دقیق تر و قابل اعتمادتر است و این باعث می‌شود که این ابزار نتایج مفیدتری را برای توسعه شغلی و شخصی ارائه دهد.

کاهش خطر تبعیض در ارزیابی عملکرد

هنگامی که بازخورد، از منظر تعدادی از افراد در موقعیت‌های شغلی مختلف حاصل می‌شود، خطر تبعیض به دلیل نژاد، سن، جنسیت و غیره کاهش می‌یابد. «خطای هاله‌ای یا ادراکی» نیز که در آن یک ارزیاب، میزان عملکرد را بر اساس فعل و انفعالات اخیر خود با کارمند ارزیابی می‌کند، در این شیوه به حداقل می‌رسد.

بهبود خدمات مشتری

هر شخص بازخورد ارزشمندی را در مورد کیفیت محصول یا خدمات خود، به ویژه در فرآیندهای بازخوردی که شامل مشتری داخلی یا خارجی است، دریافت می‌کند. این بازخورد باید فرد را قادر به بهبود کیفیت، قابلیت اطمینان و جامعیت این محصولات و خدمات کند.

ارزیابی نیازهای آموزشی

ارزیابی ۳۶۰ درجه اطلاعات جامعی را در مورد نیازهای آموزشی سازمان فراهم می‌کند و بنابراین برنامه‌ریزی برای کلاس‌ها آموزشی، مسئولیت‌های متقابل کارکردی و آموزش متقابل را امکان پذیر می‌سازد.

سیستم بازخورد ۳۶۰ درجه دارای یک رخ خوب است. پس طبیعتا باید یک روی بد و حتی شاید زشت نیز داشته باشد.

معایب ارزیابی ۳۶۰ درجه

منتقدان می‌توانند برای هر نقطه قوت از سیستم‌های ارزیابی ۳۶۰ درجه، ضعف آن را نیز ارائه دهند. آگاهی از ضعف‌های این ابزار ارزیابی عملکرد مهم است چون به رفع آن‌ها و یافتن سازوکارهایی برای بهبود سیستم عملکرد کمک می‌کنند.

در ادامه سعی شده است تا در مورد هر کدام از مشکلات بالقوه فرآیندهای بازخورد ۳۶۰ درجه، یک راه حل موثر ارائه گردد.

انتظارات ماورائی از ارزیابی ۳۶۰ درجه

بازخورد ۳۶۰ درجه نمی‌تواند یک سیستم مدیریت عملکرد جامع و کامل باشد. این ابزار صرفا بخشی از بازخورد و توسعه است که یک سیستم مدیریت عملکرد در یک سازمان ارائه می‌دهد. علاوه بر این، طرفداران ارزیابی ۳۶۰ درجه ممکن است استفاده کنندگان آن را متقاعد کنند که تا برای اجرای این سیستم بازخورد، حمایت‌های سازمانی را بیش از انتظار طلب کنند.

برنامه‌ریزی برای اجرای فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه

اغلب فرآیند بازخورد ۳۶۰ درجه به توصیه بخش منابع انسانی یا توسط یک مدیر اجرایی که در مورد این روند در یک سمینار یا در یک کتاب چیزی شنیده، در سازمآن‌ها به اجرا گذاشته می‌شود. درست همانطور که یک سازمان برای هرگونه تغییری برنامه‌ریزی می‌کند، باید پیش از پیاده سازی موثر ارزیابی ۳۶۰ درجه از دستورالعمل‌های مدیریت تغییرات نیز پیروی شود. بخشی از افرادی که این فرآیند را پیاده می‌کنند و از آن بهره می‌برند، باید فرآیند ارزیابی را متناسب با نیاز‌های توسعه‌ای سازمان خود بررسی کنند.

همسوسازی ارزیابی ۳۶۰ درجه با اهداف سازمان

فرآیند ارزیابی ۳۶۰ باید با اهداف استراتژیک سازمان شما هماهنگ باشد. اگر شما اهداف و خواسته‌های سازمان خود را تعیین کرده‌اید یا چشم‌انداز شغلی مناسبی را تعریف کرده‌اید، باید از افراد در جهت صلاحیت‌ها و وظایف شغلی مورد انتظار در مورد هر شخص بازخورد بگیرید. این سیستم زمانی موفق است که یک مکمل باشد نه جهت و الزام اساسی سازمان شما. این ابزار باید به عنوان وسیله‌ای برای سنجش میزان نزدیکی به چشم‌انداز و اهداف بلند مدت سازمان شما عمل کند.

دریافت اطلاعات بیشتر از طریق آموزش

از آنجایی که نتایج فرآیندهای بازخورد ۳۶۰ درجه معمولا به صورت ناشناس به افراد ارائه می‌شوند، اگر آن‌ها به اطلاعات بیشتری درباره بازخوردها نیاز داشته باشند،‌ مرجعی برای پاسخگوی و پیگیری وجود ندارد. آن‌ها درباره اینکه چه کسی این بازخورد را اعلام کرده، چیزی نمی‌دانند و نمی‌توانند نظرات مبهم را شفاف‌سازی کنند یا درباره‌ی رتبه‌های خاص و مبنای آن‌ها اطلاعات بیشتری کسب کنند. بنابراین، آموزش درباره نحوه تفسیر بازخوردها در فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه بسیار مهم است. سرپرستان، کارکنان منابع انسانی، مدیران علاقه مند و دیگران باید آموزش ببینند تا نظرات یکدیگر را به درستی درک کنند تا بتوانند به شکل صحیحی نتیج بازخوردها را بر نحوه عملکرد خود اعمال سازند.

تمرکز بر ضعف‌ها

در کتاب «اول تمام قوانین را بشکنید: بزرگ‌ترین مدیران دنیا چه چیزی را متفاوت از دیگران انجام می‌دهند» توصیه می‌کند که مدیران بزرگ روی نقاط قوت کارمندان تمرکز کنند، ‌نه ضعف‌شان. نویسندگان کتاب می‌گویند: «مردم تمایل چندانی به تغییر خود ندارند. وقت خود را هدر نکنید تا چیزی را که ندارند به آن‌ها اضافه کنید. تلاش کنید از داشته‌های‌ آن‌ها چیزی را بیرون بکشید. همین کار را انجام دهید کافی است.»

آموزش، نظارت و سنجش ارزیابان

علاوه بر آموزش‌های ناکافی که سازمان‌ در اختیار ارزیابان و دریافت‌کنندگان بازخورد قرار می‌دهد، ممکن است آن‌ها به شیوه‌های مختلفی نیز دچار اشتباه شوند. مثلا برای خوب جلوه دادن یک کارمند، نتایج او را روی نمودار ببرند یا برای از بین بردن دیدگاه منفی به شرکت‌کنندگان، عملکرد تمام آن‌ها را بالاتر رتبه‌بندی نمایند. آن‌ها ممکن است به طور غیر رسمی با یکدیگر زد و بند می‌کنند تا در سیستم ارزیابی ۳۶۰ درجه، به طور مصنوعی عملکرد برخی افراد را افزایش دهند. برای جلوگیری از این اتفاقات لازم است تا ارزیابان کم تجربه، کنترل و نظارت شوند و آموزش‌های لازم به آن‌ها منتقل گردد.

جلوگیری از کاغذبازی و جمع‌آوری بیش از حد داده‌ها

بر خلاف ارزیابی‌های سنتی، تعداد زیاد ارزیابان و شرکت‌کنندگان در بازخورد ۳۶۰ درجه به مراتب هزینه‌های ارزیابی و زمان آن را افزایش داده‌اند.بنابراین میزان داده‌ها و کاغذبازی‌ها نیز به مراتب بیشتر از گذشته است. خوشبختانه، در حال حاضر بسیاری از سیستم‌های ارزیابی چندوجهی، از سیستم ورود و گزارش آنلاین برای کاهش این مسائل بهره می‌برند.

هنگامی که سیستم بازخورد ۳۶۰ درجه با مراقبت و آموزش به کار گرفته می‌شود، می‌تواند خدمت‌دهی به مشتریان را بهبود و عملکرد شغلی و شخصی کارکنان را توسعه بخشد.

نکته مهم: توجه داشته باشید که اگر شما به طور تصادفی و فقط به این دلیل که سازمان‌های دیگری از بازخورد ۳۶۰ درجه استفاده می‌کنند، به اجرای این سیستم بازخورد تن داده‌اید، بهتر است بدانید که این اجرای بدون آگاهی و هدف می‌تواند یک فاجعه ایجاد کند که برای ماه‌ها و شاید سال‌ها بهبود نیابد.

درست است که فرآیندهای ارزیابی ۳۶۰ درجه نقاط ضعف خود را دارند؛ اما مانند هر فرآیند ارزیابی عملکرد، این سیستم نیز می تواند، حل صحیح و قدرتمند مسائل سازمانی را افزایش دهد و برای ترویج رشد و توسعه کارکنان یک روش متقاعد‌کننده موثر را به شما ارائه دهد.

با این حال فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه در بدترین حالت، ممکن است انگیزه، رضایت و روحیه کارکنان سازمان را از بین ببرد و موجب انتقام‌جویی یا تلافی‌گری کارکنانی که عملکردشان ضعیف رتبه‌بندی شده گردد.

سازمان شما کدام سناریو را انتخاب خواهد کرد؟ تمام موفقیت این تصمیم به جزئیات آن بستگی دارد. قبل از اینکه این ابزار را به کار ببندید، از اشتباهات دیگران درس بگیرید و آمادگی سازمان خود را ارزیابی کنید. اعمال مؤثر استراتژی‌های مدیریت تغییر در برنامه ریزی و پیاده سازیفرآیند ارزیابی را جدی بگیرید. کارها را به درستی انجام دهید تا برای مدیریت عملکرد و پیشرفت خود یک ابزار قدرتمند را به همراه داشته باشید.