برنامه ریزی و هماهنگی کارها برای ملاقات، اغلب کار راحتی نیست و به‌همین‌دلیل در اختیار داشتن ابزارهای برنامه ریزی جلسات می‌تواند کمک بزرگی باشد تا ملاقات‌های‌تان را به خوبی برگزار کنید.

برای زمان‌بندی یک ملاقات رسمی، به‌ناچار باید انبوهی از کارهای تکراری را پشت‌سر بگذارید. قبل از هر چیز لازم است برنامه خود را باتوجه به مناسبت‌های تقویم، تنظیم کنید؛ سپس مکان مناسبی برای برگزاری ملاقات بیابید. تعداد بی‌شماری تماس تلفنی برقرار کنید، برنامه کاری و محدودیت‌های تمام شرکت‌کنندگان را در زمان‌بندی خود درنظر بگیرید و در آخر، از افراد موردنظرتان دعوت کنید.

همان‌طور که می‌بیند، مسئولیت‌هایی که برگزاری یک جلسه برای‌تان ایجاد می‌کند؛ آنقدر زیاد است که می‌تواند آن جلسه را پیش از آن‌که آغاز شود، به کابوس بزرگی برای شما تبدیل کند.

افراد بسیاری از شرکت در جلسات کاری خود، احساس نارضایتی دارند چون تصور می‌کنند که این ملاقات‌ها بی‌فایده و مدیریت‌نشده هستند. درواقع عدم توجه به برنامه‌ریزی و زمان‌بندی در چنین جلساتی، باعث شده که صحبت‌ها به نتایج مطلوب نرسند و افراد از شرکت در این جلسات رضایت نداشته باشند.

در ادامه این مطلب از استارتاپت، با ۱۱ مورد از بهترین ابزارهای برنامه ریزی جلسات آشنا می‌شوید تا به کمک آن‌ها، زمان‌بندی تیم‌تان را کنترل کنید و به هماهنگی مطلوب برسید.

۱. ابزار زمان بندی «HubSpot»

بسیاری از ابزارهای برنامه ریزی امکان اتصال به صندوق دریافت ایمیل شما را دارند. اما آیا این قابلیت می‌تواند به‌تنهایی تمام نیازهای شما را برای برنامه ریزی ملاقات با مشتریان‌تان برآورده کند؟

هاب‌اسپات HubSpot یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات است که همزمان به سرویس خدمات مشتریان، ایمیل و تقویم کاری شما دسترسی دارد؛ از این رو می‌تواند با دقت بسیار زیادی جلسات شما را برنامه‌ریزی کند. بنابراین با استفاده از این امکانات دیگر دغدغه‌ای برای ملاقات‌های خود با مشتریان، متقاضیان خرید یا مدیران بلندپایه نخواهید داشت.

Hubspot یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات

این ابزار یک زمان‌بندی شخصی‌سازی شده را برای شما ایجاد می‌کند و از طریق ایمیل آن را در اختیار افرادی که قصد ملاقات با شما را دارند، قرار می‌‌دهد. پس از آن‌که فرد، زمان مدنظر خود را اعلام کرد؛ این زمان در برنامه ریزی قبلی ثبت شده و به سیستم خدمات مشتریان، اعلام می‌شود.

۲. محیط همکاری «Rally»

هماهنگی زمان‌ ملاقات‌های مشخص برای یک گروه، عذاب‌آور است؛ به‌ویژه اگر تعداد افراد گروه زیاد باشد یا تعدادی از آن‌ها به‌صورت دورکار، وظایف شان را انجام دهند.

از میان ابزارهای برنامه ریزی جلسات، «رالی Rally» این امکان را به شما می‌دهد که یک رای‌گیری ساده و صریح در میان افراد شرکت‌کننده در جلسه برگزار کرده و بهترین زمان برای برگزاری جلسه را پیدا کنید. همچنین بخشی برای گفتگو و نظردهی وجود دارد که شرکت‌کنندگان ‌می‌توانند در مورد موضوع جلسه و جزئیات آن بحث کنند.

Rally یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات

۳. ابزارهای برنامه ریزی جلسات «Assistant.to»

ابزار «Assistant.to» به شما امکان می‌دهد که به صورت مستقیم با Gmail و تقویم Google خود کار کنید؛ با افرادی که قصد ملاقات با شما را دارند ارتباط برقرار کنید و زمان‌های آزاد خود را به اطلاع آنها برسانید.

این ابزار به‌صورت یک افزونه، در صفحه ایجاد پیام Gmail ظاهر می‌شود و شما از طریق آن می‌توانید زمان و مکان ملاقات را انتخاب کنید. این اطلاعات در پیوست ایمیل، برای گیرنده ارسال می‌شود و او می‌تواند زمان مدنظرش را انتخاب کند. به‌محض این‌که شما با طرف مقابل خود بر روی یک زمان مشخص به توافق برسید، این زمان برای شما در تقویم Google ثبت می‌شود.

یکی از معایب این ابزار، نداشتن امکان برنامه ریزی برای ملاقات‌های گروهی است.

Assistant.to یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات
Assiastant.to برنامه ریزی جلسات شما را در تقویم Google ثبت می‌کند

۴. تقویم برنامه ریزی «Calendar»

این سرویس یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات است که به صورت رایگان عرضه شده‌است. این تقویم امکان اتصال و همگام‌سازی با تقویم Google و Apple را دارد. با استفاده از سرویس «Calendar» می‌توانید به دو روش به زمان‌بندی ملاقات‌های خود بپردازید. این دو روش عبارت‌اند از: «Outbound» و «Inbound»

به کمک روش «Outbound» می‌توانید ساعت‌های آزاد خود را نشان دهید، فهرستی از افرادی که قصد ملاقات با آن‌ها را دارید، تهیه کنید. حال با استفاده از امکانات داخلی سرویس، به این افراد، ایمیل بزنید تا ساعت‌های موردنظرشان را به سرویس زمان‌بندی شما اعلام کنند. پس از انجام این عملیات، سرویس «Calendar» بهترین زمان را برای انجام هر یک از ملاقات‌ها انتخاب کرده و آن را در برنامه شما ثبت می‌کند.

در روش «Inbound»، سرویس برنامه ریزی یک لینک URL شخصی در اختیارتان قرار می‌دهد که می‌توانید آن را با مراجعه‌کنندگان‌تان به‌اشتراک بگذارید. مراجعه‌کنندگان با دیدن این لینک، از ساعت‌های آزاد شما مطلع می‌شوند و برای ملاقات با شما در یک ساعت خاص، درخواست می‌دهند.

Calendar یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات

۵. ابزارهای برنامه ریزی جلسات «NeedToMeet»

NeedToMe یک سرویس برنامه ریزی آنلاین است که نیاز به عضو شدن و ایجاد حساب کاربری ندارد. بنابراین شما با انجام چند مرحله ساده، می‌توانید از ابزارهای برنامه ریزی جلسات این سرویس استفاده کنید.

در قسمتی از این سرویس، پس از آن‌که خلاصه‌ای از اهداف جلسه را شرح دادید، ساعت‌های آزادتان را روی تقویم علامت می‌زنید. سپس می‌توانید لینکی را که نرم‌افزار، مختص شما ایجاد کرده، برای مراجعه‌کنندگان‌تان ارسال کنید.

نسخه رایگان این سرویس به‌صورت خودکار با تقویم و ایمیل شخصی‌تان همگام‌سازی نمی‌شود اما با تهیه اشتراک ویژه، می‌توانید سرویس را به Outlook Office خود متصل کنید.

NeedToMeet یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات

این ابزار به مراجعه‌کننده اجازه می‌دهد تا ساعت‌های موردنظرش را به‌صورت کاملا مستقل، روی تقویم نشان‌دهد اما در اغلب برنامه‌های دیگر، آزادی عمل زیادی برای مراجعه‌کننده لحاظ نشده‌ و او تنها می‌تواند با مشاهده برنامه های میزبان، از میان زمان‌های دلخواه او یکی را انتخاب کند. باتوجه به این قابلیت، سرویس «NeedToMeet» ضوابط حرفه‌ای‌تری دارد و با سرویس‌هایی مثل «Rally» و «ِDoodle» متفاوت است.

۶. سرویس زمان‌بندی «YouCanBook.me»

اگر به دنبال راهی هستید که لیستی از ساعت‌های ‌در دسترس خود را در اختیار مشتریان قرار دهید، می‌توانید سرویس «YouCanBook.me» را امتحان کنید. با استفاده از امکانات رایگان این سرویس، می‌توانید یک لینک URL اختصاصی برای خود ایجاد کنید که مراجعه‌کنندگان بتوانند ساعت‌های آزاد شما را در تقویم Google یا iCloud شما مشاهده کنند و وقت ملاقاتی را برای خود تنظیم نمایند.

سرویس «YouCanBook.me» این قابلیت را به شما می‌دهد که صفحات وقت‌دهی را به دلخواه خود با قالب‌ها و رنگ‌های مختلف، تغییر دهید و لوگوی اختصاصی‌تان را در صفحه به‌کار ببرید.

YouCanBook.me یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات

۷. ابزارهای برنامه ریزی جلسات «Pick»

این ابزار با بررسی تقویم Google و Gmail تمام افراد شرکت‌کننده در جلسات، فهرستی از ساعت‌های آزاد که بین همه‌ آن‌ها مشترک است را استخراج می‌کند. سپس مدیر جلسه، با استفاده از امکانات داخل نرم‌افزار، می‌تواند به‌صورت مستقیم برای افراد شرکت‌کننده دعوت‌نامه ارسال کند.

برای آنکه بتوانید از برنامه همه‌ی افراد شرکت‌کننده برای تدارک جلسه، اطلاع داشته باشید؛ باید همه افراد گروه در سرویس «Pick» عضویت داشته باشند.

از دیگر قابلیت‌های سرویس «Pick» این است که هر فرد یک URL شخصی دارد که از طریق آن می‌تواند ساعت‌هایی که در دسترس است را با افرادی که درخواست ملاقات دارند، به اشتراک بگذارد.

سرویس «Pick» یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات

۸. برنامه‌ریز گروهی «Doodle»

سرویس «Doodle» یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات است. شما با استفاده از این سرویس می‌توانید چند گزینه از تاریخ و ساعت‌های مورد نظر خود تهیه کنید و از این گزینه‌ها برای رای‌گیری در میان افراد گروه استفاده کنید.

برای ساخت یک رای‌گیری یا شرکت در آن، نیاز به عضویت در این سرویس ندارید. همچنین می‌توانید از طریق URL خود در این سرویس، ساعت‌های در دسترس‌‌بودن‌تان را با دیگران به‌اشتراک بگذارید تا بر اساس زمان‌بندی شما، وقت ملاقاتی را برا‌ی‌تان تنظیم کنند.

ابزار برنامه ریزی جلسات «Doodle»

۹. تقویم زمان‌بندی «Calendly»

این ابزار می‌تواند مستقیما به تقویم Google یا Office365 شما متصل شود و با استفاده از لینک URL مخصوص شما، زمان‌بندی و ساعت‌های آزاد شما را برای تنظیم وقت ملاقات، در اختیار دیگران قرار دهد. این بخش از سرویس به‌صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌گیرد اما برای دسترسی به ابزارهای برنامه ریزی جلسات گروهی و امکانات بیشتر، باید با پرداخت مبلغی، اشتراک ویژه این سرویس را خریداری کرد.

این برنامه مدت زمان انجام فعالیت‌های شما را دریافت می‌کند تا به‌صورت لحظه‌ای وظایف‌تان را به شما یادآوری کند و به‌این‌ترتیب به شما کمک می‌کند تا هرچه بیشتر، سازمان‌‌یافته عمل کنید.

با استفاده از سرویس «Calendly» می‌توانید یک فرم ثبت‌نام با سوالات دلخواه خود تهیه کنید و پیش از آنکه به افراد وقت ملاقات دهید، این فرم را به آنها ارائه دهید. همچنین می‌توانید مطالبی را در صفحه وقت‌دهی خود ضمیمه کنید تا افراد پیش از مراجعه به شما آن‌ها را مرور نمایند. با استفاده از امکانات این نرم‌افزار حتی می‌توانید یک ملاقات را به صورت خصوصی یا محرمانه دربیاورید.

«Calendly» یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات
امکانات «Calendly» یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات

۱۰. ابزارهای برنامه ریزی جلسات «Clara»

سرویس «Clara» یکی از کامل‌ترین ابزارهای برنامه ریزی جلسات است. این سرویس در واقع یک دستیار مجازی است که با استفاده از اصول آموزش ماشین‌ها (Machine Learning) می‌تواند ملاقات‌های شما را زمان‌بندی کند و به مرور زمان با الگوهای زمان‌بندی شما آشنایی پیدا کند.

از زمانی که عضویت شما در سرویس آغاز می‌شود، این ابزار الویت‌های‌تان را در برنامه‌ریزی شناسایی می‌کند. این برنامه بعد از چند وقت، به‌طور خودکار زمان‌های آزاد شما برای ملاقات را تشخیص می‌دهد و مکان‌های موردعلاقه‌‌تان برای صرف قهوه، نهار و نوشیدنی را شناسایی می‌کند.

اگر فردی درخواست ملاقات با شما را از طریق ایمیل اعلام کند، این دستیار مجازی به‌صورت خودکار زمان، تاریخ، مدت زمان، شرکت‌کنندگان و مکان جلسه را اعلام می‌کند.

همچنین قابلیت شناسایی صدا و درک زبان انسانی در این سرویس فعال است. مثلا می‌تواند دستورات این‌چنینی را درک کند:

امروز حال خوبی ندارم، قرارهای ملاقات‌ امروز را برای سه‌شنبه آینده به تعویق بیانداز.

درحال حاضر این سرویس، فقط با حساب Gmail کار می‌کند و مبلغ بالایی برای عضویت در آن باید بپردازید اما هزینه‌ای که این سرویس از شما دریافت می‌کند، کاملا ارزش امکانات شگفت‌انگیز آن را دارد. همچنین باید این نکته را درنظر گرفت که حقوق لازم برای استخدام یک نیروی انسانی که بتواند کارها را انجام دهد، بسیار بیشتر از این قیمت است.

«Clara» یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات

۱۱. تقویم برنامه ریزی «Google»

اگر افراد گروه شما به کار کردن با سرویس‌های مختلف Google عادت دارند، «Google Calendar» می‌تواند گزینه مناسبی برای برنامه‌ریزی‌های شما باشد، چرا که کارکردن با این سرویس بسیار ساده است.

اگر درحال حاضر ایمیل کاری شما روی Gmail قرار دارد، می‌توانید در بخش سرویس‌های Google به قسمت تقویم بروید و نام اعضای گروه خود را در بخش Meet With جستجو کنید. پس از کلیک روی نام فرد، می‌توانید برنامه و زمان‌بندی او را برای تنظیم وقت ملاقات مشاهده کنید. اگر روی زمان‌های آزاد تقویم برنامه‌ریزی فرد کلیک کنید، در آن زمان ملاقاتی را با او تنظیم کنید.

«Google Calendar» یکی از ابزارهای برنامه ریزی جلسات

در صورتی که فرد موردنظر در سرویس Google عضویت نداشته باشد، می‌توانید با انتخاب گزینه «اشتراک گذاری»، برنامه خود را به ایمیلش ارسال کنید. از این طریق او می‌تواند با دسترسی به تقویم Google شما، وقت ملاقاتی را تنظیم کند.

سخن پایانی

با درنظرگرفتن تمام این موارد، نمی‌توان پایانی برای امکانات ابزارهای برنامه ریزی جلسات متصور بود و درنهایت، انتخاب گزینه مناسب به شما بستگی دارد تا بتوانید مناسب‌ترین ابزاری که با ویژگی‌های شخصی همکاران شما مطالبقت دارد را پیدا کنید.