حتما بارها افراد زیادی را در اطراف خود دیده‌اید که دائما در حال تلاش برای افزایش بهره‌وری خود هستند. افرادی که هیچ وقت بیکار نمی نشینند، همیشه ایمیل خود را چک می کنند، همواره در حال ساماندهی چیزی هستند، با افراد مختلف تماس می‌گیرند، کارهای محول شده به خود را انجام می‌دهند و دارای بسیاری از ویژگی‌های دیگری هستند که چنین اشخاصی می‌توانند داشته باشند. در این مطلب استارتاپت به بررسی ۲۱ مورد از نکات مدیریت زمان که می‌تواند به شما در استفاده بهینه‌تر از وقتی که در اختیار دارید کمک کنند، می‌پردازیم.

اکثر افرادی که در ابتدای مطلب به آن‌ها اشاره کردیم به این نظریه ایمان دارند که «مشغول بودن شما به معنای کار و تلاش مداوم شما است و این یعنی هر چه بیشتر نزدیک شدن به موفقیت». این نظریه، صرف‌نظر از درست یا غلط بودنش، در اکثر اوقات باعث نوعی کج‌فهمی در رابطه با مفهوم بهره‌وری می شود. زیرا اغلب منجر به نوعی وسواس و احساس نیاز مداوم به انجام دادن یک کار و در سوی مقابل احساس تلف شدن وقت در هنگام انجام کارهای به ظاهر بیهوده می‌شود. بنابراین بهتر است راهی بهتر را جایگرین آن نمود.

نکات مدیریت زمان و باهوش‌تر کار کردن

باهوش‌تر کار کنید نه شدیدتر

ضرب‌المثل قدیمی «باهوش تر کار کن، نه شدیدتر»، عصاره مواردی است که در این مطلب قصد پرداختن به آن‌ها را داریم. به جای اینکه به شکل روبات گونه به انجام وظایف خود بپردازید، همواره از خود سوال کنید که چه کاری برای کارآمدتر کردن روند انجام یک عمل یا به طور کلی حذف آن از دستتان بر می‌آید.

منظور از مدیریت زمان، فشردن و کم‌تر کردن تعداد کارهای انجام شده در طول یک روز نیست. بلکه مقصود آن، ساده‌تر کردن کارها، سریع تر انجام دادن وظایف خود و در نهایت کاهش استرس‌های به وجود آمده از این طریق است. مدیریت زمان درباره ایجاد زمانی در روز برای تعامل با افراد، سرگرمی و استراحت است. به شما اطمینان می‌دهیم که با به کار بستن توصیه‌های زیر، زمان کافی برای انجام کارهای خود در طول روز را خواهید داشت و در این میان فقط به اندکی تلاش برای مرتب‌سازی مجدد و ساماندهی ذهنی آن‌ها خواهید داشت.

21 نکته برای مدیریت زمان صحیح

در ادامه به ۲۱ نکته‌ای که می‌توانند به شما در مدیریت بهتر زمان‌هایی که در طول شبانه‌روز در اختیار دارید کمک کنند خواهیم پرداخت. سعی کنید هر کدام از آن‌ها را به فراخور حال خود به کار گیرید تا تاثیرات‌شان را بر زندگی شخصی و کاری خود به خوبی مشاهده کنید.

۱. ابتدا کارهای مهم خود را انجام دهید

نکات مدیریت زمان با کارهای مهم

این، قانون طلایی مدیریت زمان و شاید مهم‌ترین بخش از سری نکات کنترل و مدیریت زمان در این مطلب باشد. هر روز، 2 یا 3 وظیفه یا کار مهمی را که حتما باید انجام شوند مشخص کرده و اول از همه به سراغ آن‌ها بروید. با اتمام این کارها می‌توان گفت که روز موفقی داشته‌اید. حالا می‌توانید به سراغ دیگر کارهای خود رفته یا آن‌ها را به روز بعد موکول کنید. به هر حال نکته مهم این است که شما کارهای ضروری خود را انجام داده‌اید.

۲. نه گفتن را یاد بگیرید

انجام تعهدات زیاد که دارای مهلت زمانی معینی هستند می تواند به شما در مدیریت کارهای مختلف و البته مدیریت زمان کمک شایانی نماید و این عالی است. با این حال در این میان ممکن است به راحتی از مسیر خود دور شوید. زمانی می رسد که شما باید یاد بگیرید برخی از فرصت‌های پیش آمده را رد کنید. شما باید فقط آن دسته از تعهداتی را قبول کنید که اولا وقت انجام دانشان را داشته باشید و ثانیا برایتان مهم باشند.

۳. حداقل ۷ الی ۸ ساعت در روز بخوابید

برخی افراد فکر می‌کنند کم خوابیدن می‌تواند موجب افزایش ساعات کاری آن‌ها و در نتیجه افزایش بهره‌وری‌شان در طول روز شود. این طر تفکر، اشتباه است. بدن بیشتر انسان‌ها به حداقل ۷ تا ۸ ساعت خواب در طول شبانه‌روز نیاز دارد تا بتواند عملکرد خوبی داشته باشد. پس نیاز بدن خود به خواب را درک کرده و اهمیت آن را دست‌کم نگیرید.

۴. تمام تمرکز خود را روی کاری بگذارید که در حال انجام آن هستید

همین حالا که در حال خواندن این متن هستید دیگر پنجره‌های مرورگر را ببندید. گوشی همراه خود را بی‌صدا کرده و دور از دسترس قرار دهید. یک مکان آرام پیدا کرده و در صورت نیاز جهت کسب آرامش، موسیقی مورد علاقه خود را گوش کنید. روی همین کاری که در حال انجامش هستید متمرکز شوید. هیچ چیز دیگری نباید وجود داشته باشد. خود را در کارتان غوطه‌ور کنید.

۵. هرچه زودتر شروع کنید

نکات مدیریت زمان و شروع هرچه زودتر

یکی دیگر از نکات مدیریت زمان در رابطه با عقب انداختن انجام کارها است. تقریبا همه ما گرایشی درونی برای به تعویق انداختن کارها داریم. کاری که باید انجام دهید بسیار ساده است و همیشه به راحتی از پس آن برآمده‌اید. پس چرا که نه؟ آن را به زمان دیگری موکول می‌کنید.

از مبتلا شدن به چنین حسی به شدت دوری کنید. مطمئنا شروع کردن یک کار در سریع‌ترین زمان ممکن بسیار بهتر و کم استرس‌تر است. پس وقتی تصمیم به انجام کاری گرفتید بهتر است هر چه زودتر مشغول آن شوید.

۶. اجازه ندهید که جزئیات بی اهمیت، شما را ناامید کنند

در اکثر اوقات، برای کارها و پروژه‌های خود بیش از آنچه که باید، وقت می گذاریم و دلیل این امر چیزی نیست جز توجه بیش از حد به جزئیات. این مشکل معمولا به خاطر حس کمال‌گرایی که در همه ما وجود دارد، پیش می‌آید. برای غلبه بر این حس، همیشه بخش‌های اساسی و پیش برنده کار خود را در ابتدا انجام دهید و پس از اینکه خیال‌تان از بابت تکیمل کار راحت شد، برگشته و در صورت لزوم، نگاهی به جزئیات آن هم بیندازید.

۷. وظایف کلیدی خود را به عادت، تبدیل کنید

بهترین حالت، این است که کارهایی که باید انجام دهید تبدیل به عادت شما شده باشند. این یکی از مهم‌ترین نکات مدیریت زمان است. برای مثال به صحبت‌های یک بلاگر در این رابطه توجه کنید:

نوشتن کار هر روز من است. من همواره در حال نوشتن هستم. نوشتن برای کارهای مدرسه، برنامه‌های درسی، وبلاگ و … . می‌توان گفت که هفته ای ۵ تا ۷ هزارکلمه می‌نویسم. شاید این مقدار از نوشتن برای بسیاری از مردم خیلی زیاد به نظر برسد ولی باید بگویم که این حجم نوشتن از آنجا که برای من تبدیل به عادت شده است، به راحتی قابل مدیریت است. من پس از مدت‌های مدید به این عادت کرده‌ام که هر روز مشغول نوشتن باشم. به همین دلیل هم از انجام آن لذت می‌برم.

۸. مدت زمان استفاده از ابزارهای سرگرمی مثل تلویزیون و اینترنت را محدود کنید

نکات مدیریت زمان و محدود کردن زمان سرگرمی

مقدار زمانی که برای فعالیت‌هایی چون گشتن در توییتر، بازی، تماشای تلویزیون یا سینما می‌گذرانید می‌تواند مانعی بزرگ بر سر راه افزایش بهره‌وری شما باشد. بنابراین حواس‌تان باشد که برای این دسته از فعالیت‌ها چقدر وقت صرف می‌کنید. آگاهی از این نکته می‌تواند به هوشیاری شما در استفاده موثرتر از زمان خود کمک کند.

۹. برای تکمیل کار، محدویدت زمانی در نظر بگیرید

به جای اینکه مشغول کاری شوید و با خود بگویید “تا زمانی که این کار تمام نشود، همینجا هستم”، سعی کنید زمانی مشخص برای اتمام آن معین کنید و مثلا بگویید “تا 3 ساعت دیگر این کار ار تمام می‌کنم”. مشخص کردن محدودیت زمانی موجب افزایش تمرکز شما و بالطبع افزایش کارایی‌تان خواهد شد. حتی اگر نتوانید کارتان را در موعد مقرر به اتمام برسانید، اشکالی ندارد. همیشه می‌توانید سقف زمانی جدیدی را برای انجام کار خود معین کنید.

۱۰. زمان استراحت بین کارها ایجاد کنید

وقتی به سرعت از کاری به سراغ کار دیگر می‌رویم، طبیعتا نمی‌توانیم تمرکز و انگیزه کافی را برای انجام آن به دست آوریم. در میان انجام کارها و وظایف مختلف، به خودتان کمی استراحت بدهید تا نفسی تازه کرده و ذهنتان را برای وارد شدن به یک فرابند کاری دیگر آماده نمایید. مثلا می‌توانید به پیاده روی رفته یا از تکنیک‌های مدیتیشن یا دیگر تمرین‌های ذهنی استفاده کنید.

۱۱. به کلیت فهرست کارهایی که باید انجام دهید، فکر نکنید

یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای عقب انداختن خود این است که همواره به لیست بزرگی از کارهایی که باید انجام دهید فکر کنید. این را به خاطر داشته باشید که فکر کردن به این مساله، موجب کوتاه شدن این لیست نخواهد شد. چیزی که در حال حاضر مهم است، تمرکز بر کار پیش رویتان است. با انجام همین کار، قدم به قدم رو به جلو پیش رفته و یکی یکی کارهای موجود در لیست را به اتمام برسانید.

۱۲. به ورزش و تغذیه سالم، اهمیت دهید

نکات مدیریت زمان با ورزش و تغذیه سالم

مطالعات متعددی رابطه مستقیم میان سبک زندگی سالم با افزایش بهره وری کاری را تایید کرده اند. پیش از این راجع به داشتن خواب کافی صحبت شد. ورزش و تغذیه سالم هم می‌تواند موجب افزایش سطح انرژی شما، خالی کردن ذهن از افکار منفی و تمرکز راحت تر شود.

۱۳. کمتر کار کنید

در اینجا منظورمان صرفا انجام وظایف کمتر در طول روز نیست. بلکه به نوعی همان توصیه ای که پیش از این راجع به در اولویت قرار دادن کارهای مهم تر داشتیم را می‌خواهیم مجددا به شما گوشزد کنیم. سرعت انجام کارها را کم کرده و به این فکر کنید که برای رسیدن به نتیجه بهتر، واقعا نیاز به انجام دادن جه کارهایی دارید و سپس تمرکز خود را بر روی آن‌ها قرار دهید. بدین ترتیب با انجام کارهایی به مراتب کمتر می‌توانید ارزش و سود به دست آمده را به شکل جالبی افزایش دهید. مطمئنا این بهتر از شرایطی است که در آن تعداد زیادی از کارها را بدون اینکه خروجی خاصی نصیب‌تان شود، انجام دهید.

۱۴. از تعطیلات آخر هفته، به مقدار کمی استفاده کنید

اکثر افراد تعظیلات آخر هفته را به مثابه زمانی برای استراحت و دوری از کار می‌پندازند. اما فرض کنید تنها ۲ تا ۴ ساعت از تعظیلات خود را به انجام بخشی از کارهای معووقه یا وظایفی که قرار است در هفته آینده به آن‌ها بپردازید، اختصاص دهید. با این کار علاوه بر اینکه بخش قابل توجهی از بار کاری هفته آینده شما کاسته می‌شود& همچنان زمان زیادی برای لذت بردن از تعطیلات خود خواهید داشت.

۱۵. سیستم های سازماندهی ایجاد کنید

انجام کارها به صرت سازماندهی شده تاثیر فراوانی در صرفه جویی وقت دارد. البته که لازم نیست شما منظم‌ترین و با برنامه‌ترین فرد روی کره خاکی باشید. پیاده سازی چنین سیستم‌هایی آنقدرها هم که به نظر می‌رسند، پیچیده نیستند. سیستمی برای مرتب سازی پرونده‌های خود تشکیل دهید. مطمئن شوید که همه انواع فایل‌هایی که با آن‌ها سر و کار دارید در این سیستم جایی برای ذخیره شدن داشته باشند.

۱۶. در زمان انتظار هم بیکار نباشید

نکات مدیریت زمان و حبس کردن خود

همه ما در زمان‌هایی از روز ناچار به انتظار کشیدن هستیم. زمان‌هایی که کار چندانی نمی‌توان انجام داد. اتاق‌های انتظار، صف فروشگاه، انتظار برای رسیدن قطار در مترو و … از جمله این زمان‌ها هستند. اما می‌توان حتی در این زمان‌ها هم کاری برای انجام دادن پیدا نمود. برای مثال اگر یک دانشجو هستید، چرا بخشی از مطالعات درسی یا تحقیقات خود را در خلال این زمان‌ها انجام نمی‌دهید؟

۱۷. خودتان را حبس کنید

گاهی اوقات تنها راه انجام دادن یک کار این است که در اتاق را بسته و آن را قفل کنید تا هیچ کس مزاحم تنهایی تان نشود. این راهی است که بسیاری از افراد برای تمرکز بیشتر و راحت تر در پیش می‌گیرند. البته شاید این مورد از نکات مدیریت زمان بستگی زیادی به خصوصیات رفتاری و خلق‌وخوی افراد داشته باشد.

۱۸. به برنامه‌ریزی خود متعهد باشید

یکی دیگر از نکات مدیریت زمان که پیش از این نیز به نحوی به آن اشاره کرده بودیم. گرچه تکرار کردن آن باز هم ارزش خود را دارد. در اجرای برنامه‌های خود قاطع و متعهد باشید. مانند افراد حرفه‌ای عمل کنید و راه خود را طبق برنامه ریزی‌هایی که انجام داده‌اید در پیش بگیرید. در این راه، اراده محکمی داشته باشید تا به هر آنجه که می‌خواهید برسید.

۱۹. کارهای مرتبط به هم را در یک گروه، قرار دهید

فرض کنید قرار است در طول آخر هفته خود دو تکلیف برنامه نویسی انجام داده، سه مقاله بنویسید و دو ویدیو هم درست کنید. بهترین روش انجام این کار این است که کارهای مشابه را گروه‌بندی کرده و آن‌ها را به صورت پیاپی و در کنار هم انجام دهید.

پیدا کردن لحظاتی در زندگی برای برقراری سکوت و فارغ شدن از حرکت و جنب‌وجوش پیاپی می‌تواند اضطراب را کاهش داده و به شما نشان دهد که همیشه نیاز به عجله کردن نیست.

۲۰. زمانی برای سکوت، انتخاب کنید

در دنیای پر سرعت و شلوغ امروزی، بسیاری از افراد وقت کافی برای آرامش و سکوت پیدا نمی‌کنند. با این حال هنوز هم نمی‌توان از تاثیرات فوق العاده‌ای که گذراندن دقایقی در سکوت بر انسان می‌گذارد، چیزی نگفت.
فقط تحرک و انجام کارها در زندگی روزمره ما نقش اساسی ندارند بلکه لحظات ایستایی که که کاری در آن‌ها نمی‌کنیم نیز از اهمیت خاصی برخوردارند.

نکات مدیریت زمان و حذف موارد غیر ضروری

وظایف متفاوت، نوع تفکر متفاوتی را می‌طلبند. بنابراین استفاده از این روش باعث می‌شود که ذهن شما به جای تغییر موقعیت خود، در راستای یک روند و فرایند خطی پیش برود که مطمئنا این امر موجب افزایش کارایی آن خواهد شد. همچنین جالب است که بدانید این عمل باعث می‌شود بیش از پیش از کار خود لذت ببرید.

۲۱. موارد غیر ضروری را حذف کنید

می‌دانیم که در خلال بررسی نکات مدیریت زمان بارها به این مورد اشاره کرده ایم. ولی اهمیت این مورد به قدری است که دوباره در رابطه با آن صحبت کنیم. زندگی ما پر از کارهای اضافی است. وقتی این کارهای اضافی را شناسایی کرده و حذف کنیم، می‌توانیم بیشتر از گذشته از زمان‌های ارزشمندی که در اختیارمان است استفاده نماییم.

نکته آخر

در انتهای این مطلب قصد داریم به یک نکته اساسی اشاره کنیم. اگر قرار باشد فقط یک نکته از سری نکات مدیریت زمان که در این مطب به آن ها اشاره شده است را به خاطر بسپارید، بهتر است این جمله باشد: لذت بردن باید همیشه هدف اصلی شما باشد. کار را به مثابه یک بازی بنگرید.

خیلی از ما آنقدر درگیر کار و شغل خود می‌شویم که فراموش می‌کنیم باید از زندگی‌مان لذت هم ببریم. همیشه از خود بپرسید که: چه کاری می‌توانم انجام بدهم تا بیش ازیش از کاری که انجام می‌دهم لذت ببرم؟

هدف اصلی شما باید این باشد که تعهد خود نسبت به کاری که انجام می‌دهید را به گونه‌ای ترتیب دهید که باعث لذت بردن‌تان از کوچکترین جزئیات زندگی روزمره خود شود. شاید این خیلی رویایی باشد ولی اتفاقا در دنیای امروز، رسیدن به این هدف ساده‌تر از همیشه است. فرصت‌ها را دریابید. خودتان را بشناسید و به احساسات خود عشق بورزید. مطمئن باشید که با رعایت این نکات، اتفاقات شگفت انگیزی برای‌تان رخ خواهد داد. در پایان توجه شما را به جمله‌ای زیبا از اچ جکسون براون (H. Jackson Brown Jr)، نویسنده آمریکایی، جلب می‌کنیم:

نگویید که وقت کافی ندارید. شما در طول شبانه‌روز همان مقدار زمانی را در اختیار دارید که افرادی چون هلن کلر، پاستور، مایکل آنجلو، مادر ترزا، لئوناردو داوینچی، توماس جفرسون و آلبرت اینشتین در اختیار داشتند.

اچ جکسون براون (H. Jackson Brown Jr)