مدیریت زمان می‌تواند برای هر کس چالش برانگیز باشد. البته راه‌های بسیاری برای بهبود این مهارت و استفاده بهینه از زمان وجود دارند. در این مقاله راهکارهایی برای مدیریت زمان حرفه‌ای ارائه شده‌اند که با به کارگیری آن‌ها می‌توانید از روز خود بیشترین استفاده را ببرید.
اهمیت مدیریت زمان
برای بسیاری از ما مدیریت زمان می‌تواند مشکل ساز شود. مشکلی که اگر به موقع چاره‌ای برای آن نیندیشیم ممکن است آینده شغلی و پیشرفت ما را تحت الشعاع قرار دهد. اما روش‌های ساده‌ای هستند که با استفاده از آن‌ها می‌توان به سادگی در مدیریت زمان مانند یک حرفه‌ای عمل کرد و میزان بازدهی خود را تا حد قابل توجهی افزایش داد. اما اگر این مشکل را جدی نگیرید هر روز ممکن است چند وظیفه را به روز بعد موکول کنید. آن‌وقت چیزی نمی‌گذرد که خود را در میان دریایی از کارهای عقب افتاده‌ای می‌یابید که قادر نیستید به انجامشان برسید. در این مقاله چند قسمتی ۱۰۱ راهکار برای یادگیری مدیریت زمان حرفه‌ای ارائه شده‌است.
۱. تنفس
لاک‌پشت‌ها بین ۱۲۰ تا ۱۴۰ سال عمر می‌کنند و فیل‌ها نیز طول عمری حدود ۸۰ تا ۹۰ سال دارند. امید به زندگی گرچه در میان انسان‌های امروزه به خاطر پیشرفت‌های علم پزشکی و تکنولوژی افزایش یافته، چند قرن پیش چیزی حدود ۵۰ تا ۶۰ سال بوده است.
طول عمر موجودات را می‌توان با میزان تنفس آن‌ها در دقیقه مقایسه کرد. برای مثال لاک‌پشت‌ها در هر دقیقه حدود چهار بار و فیل‌ها حدود هشت بار تنفس می‌کنند. اگر شما هم سعی کنید تنفس خود را کندتر انجام دهید می‌توانید عمر بیشتری داشته باشید. برای این‌کار کافی است تنفس شکمی داشته و در هر نفس کشیدن از عضلات دیافراگم و شکم استفاده کنید. نوزادان و کودکان به‌طور طبیعی به این شیوه تنفس می‌کنند. اما انسان‌های مادامی که بزرگ می‌شوند این عادت را کنار گذاشته و به شیوه غلط تنفس سینه‌ای انجام می‌دهند.
برای این‌کار لازم نیست دائما حواس خود را متوجه تنفس خود کنید، تنها کاف است پس از برخاستن از خواب ده نفس عمیق، طولانی و شکمی بکشید. به این ترتیب بعد از مدتی این نوع تنفس در ناخوادآگاه شما تثبیت می‌شود. همچنین هرگاه احساس اضطراب داشتید یا برای رسیدن به قراری دیرتان شده بود، می‌توانید چند نفس عمیق بکشید و زمان را کش بیاورید.
۲. دوبار اندازه‌گیری، یکبار برش
هر چقدر دقت خود را در انجام کارها بیشتر کنید احتمال خطای شما کاهش می‌یابد. برای مثال وقتی کارهایی مثل خیاطی یا نجاری می‌کنید بهتر است پیش از برش بیش از یکبار اندازه‌گیری کنید تا از درست بودن آن مطمئن شوید. در غیر این صورت ممکن است مجبور شوید کار را از اول انجام دهید.
۳. خاموش کردن تلویزیون
آمار نشان می‌دهند که انسان‌ها بیش از هشت سال و ده ماه از زندگی خویش را به تماشای تلویزیون می‌گذرانند. سعی کنید زمان کمتری را پای تلویزیون گذرانده و به انجام کارها و وظایف خود بپردازید.
۴. انجام کار دشوار در ابتدای روز
یکی از نکات مهم در مدیریت زمان آن است که انجام امور دشوار را به صبح اول وقت موکول کنید. به این ترتیب در ادامه روز خوشحال خواهید بود زیرا می‌دانید که بخش سخت کار را پشت سر گذاشته‌اید.
۵. برنامه ریزی بر اساس انرژی
انجام کارهای دشوار را به زمان‌هایی اختصاص دهید که انرژی بدنتان در نقطه اوج قرار دارد. همانطور که در قسمت قبل گفتیم سخت‌ترین کار را در ابتدای روز انجام دهید و بعد از آن هم به ترتیب کارها را از دشوار به آسان انجام دهید. اگر هنگام خستگی بخواهید به کارهای سخت بپردازید ممکن است آن‌ها را با دقت کافی انجام ندهید یا حتی به روز بعد موکول کنید.
۶. زود برخاستن از خواب
هرچقدر صبح‌ها زودتر از خواب بیدار شوید زمان بیشتری برای انجام وظایف خود خواهید داشت. هرچقدر هم وقت بیشتری داشته باشید، مدیریت زمان کار آسان‌تری خواهد بود. اگر صبح زود از خواب برخیزید پیش از رفتن به سر کار می‌توانید به ورزش، مطالعه یا حتی نظافت بپردازید.
۷. نوشتن کارهای روزانه
نوشتن کارهای روزانه به همراه زمانی که از شما می‌گیرند کمک بزرگی برای مدیریت زمان است. زیرا بعد از مدتی می‌توانید زمان مورد نیاز برای انجام هر کاری را تخمین زده در نتیجه قادرید با دقت بیشتری برنامه ریزی کنید.
۸. استفاده از زمان‌های پرت
از زمان‌های پرت برای انجام امور خود استفاده کنید. برای مثال وقتی در اتاق انتظار پزشک منتظرید می‌توانید با مطالعه کتابی که با خود به همراه دارید از این زمان بهترین استفاده را ببرید. برای چنین کاری باید از پیش به آن فکر کرده و وسایل مورد نیاز برای انجام کار خود را به همراه داشته باشید.
۹. نوشتن فهرستی از کارها
بجای آن‌که دائم کارهایی را که باید به انجام برسانید در ذهن خود مرور کنید، یکبار آن‌ها را روی کاغذ بنویسید. به این ترتیب به صورت ناخودآگاه این افکار ذهنتان را مغشوش نخواهند کرد زیرا می‌دانید که جایی آن‌ها را نوشته‌اید و از قلم نمی‌افتند. با خالی کردن ذهنتان بهتر می‌توانید روی انجام وظایف خود تمرکز کرده و آن‌ها را با دقت کافی انجام دهید.
۱۰. انجام دادن کارهای آینده
هرگاه می‌خواهید برای شب خود شام بپزید مقدار آن را دوبرابر کرده و نیمی از آن را برای وعده‌ای دیگر در فریزر بگذارید. به این ترتیب روز دیگری که وقت کمتری دارید لازم نیست نگران تهیه غذا باشید و می‌توانید با خیال راحت وظایف خود را انجام دهید.
۱۱. هدر ندادن زمان
کارها و وظایفی که اهمیتی ندارند و تاثیری روی بهبود زندگی شخصی و حرفه‌ای شما ندارند را از برنامه خود حذف کنید. به این ترتیب زمان بیشتری دارید تا به انجام امور مهم‌تر بپردازید. همچنین هرچه مواردی که باید انجامشان دهید کمتر باشند، مدیریت زمان کار آسان‌تری خواهد بود.
۱۲. قاطع بودن
نباید زمان زیادی را صرف تصمیم گیری در امور مختلف کنید. باید یاد بگیرید که سریع و قاطعانه تصمیم گرفته و بر نظر خود استوار باشید.
۱۳. حذف کردن
کارهایی که نمی‌خواهید انجام دهید یا دیگر برایتان اهمیتی ندارند را از فهرست فعالیت‌های آینده خود حذف کنید. به این ترتیب دیگر زمان خود را صرف انجام امور کم اهمیت که از انجام دادنشان نتیجه‌ای عایدتان نمی‌شود نخواهید کرد.
۱۴. نظافت روزانه
همه دوست دارند که محیط کار و زندگی تمیزی داشته باشند. اما لازمه این هدف نظافت دائم و توجه به تمیزی اتاق‌ها و سطوح میز‌ها و سرامیک‌هاست. برای این‌که نظافت خانه زمان زیادی را از شما نگیرد بهتر است به صورت روزانه به تمیزکاری بپردازید. مثلا به جای آن‌که هفته‌ای یک بار وان حمام را بسابید، بعد از هر بار دوش گرفتن دستی به سر و روی آن بکشید.
۱۵. مشخص کردن روز نظافت
یک روز از هفته را به شستن لباس‌ها و تمیز کردن خانه اختصاص دهید. به این ترتیب کارها از نظم خاصی پیروی می‌کنند و وظایفتان روی هم تلنبار نمی‌شوند. به طور کلی داشتن چنین نظمی می‌تواند کمک بزرگی به مدیریت زمان بکند.
۱۶. دسته‌بندی وظایف
یکی از روش‌های مهم در مدیریت زمان حرفه‌ای دسته بندی وظایف و انجام آن‌ها به صورت یکجا است. برای مثال اگر باید چندین ایمیل بزنید همه آن‌ها را در یک زمان مشخص بفرستید.
در این قسمت به معرفی شماری از راهکارهایی برای مدیریت زمان حرفه‌ای پرداختیم. اگر این مطلب را مفید یافتید ادامه آن را در قسمت دوم از دست ندهید.