هر سازمان با توجه به اهدافی که دنبال می‌کند، فرهنگ مختص به خود را دنبال می‌کند. در این میان، برخی از سازمان‌ها با توجه به دورنمای جدیدی که متصور می‌شوند، سعی در تزریق فرهنگ جدیدی به مجموعه خود را دارند. البته این عمل به سادگی صورت نمی‌پذیرد و انعطاف پذیری سازمانی هم یکی از این مواردی است که برای رسیدن به آن، باید راهی طولانی طی کرد. شرکت PwC انگلیسی است که در زمینه خدمات مشاوره‌، فعالیت می‌کند؛ از جمله شرکت‌های موفق در زمینه اعمال و پیاده‌سازی صحیح سیاست انعطاف پذیری بین کارکنان خود است.

ما در این مطلب از استارتاپت، قصد داریم تا تجربه یکی از مدیران شرکت PwC را در رابطه با ایجاد فرهنگ انعطاف پذیر در سازمان، با شما در میان بگذاریم.

اهمیت سیاسیت انعطاف پذیری در محیط کار

تجربه مدیر ارشد شرکت PwC

من هر ۳ شنبه، راس ساعت ۷:۳۰ صبح به وقت اقیانوس آرام (Pacific Time)، یک کنفرانس ویدیویی با همکارانم در سراسر کشور ترتیب می‌دهم. از آنجا که من در ساحل غربی سکونت دارم، این جلسات همیشه برای من در صبح خیلی زود برگزار می‌شود. ۱۰ سال پیش که به این شرکت پیوستم، قبل از حضور در ویدیو کنفرانس خود را کاملا آماده و مرتب می‌کردم؛ اما این روزها، وسواسی برای دقت در نوع پوشش و آراستن خود ندارم. دیگر به اینکه هنگام ویدیوکنفرانس، در اتاق نشیمن لم داده‌ام یا گرمکن صبحگاهی خود را پوشیده‌ام؛ فکر نمی‌کنم. جالب اینجا است که سایر همکارانم هم به این شکل رفتار می‌کنند.

البته قضیه همیشه به این شکل نبوده است. شرکت PwC طی دهه گذشته، برای القای فرهنگ انعطاف‌پذیری، مسیری طولانی را طی کرده است. دستاورد این مسیر پر پیچ و خم، این است که اکنون، ما وظایف‌ محوله را به روشی متناسب با زندگی شخصی‌ خود، اجام می‌دهیم. بنابراین اگر صبح زود، یک تماس ویدیویی کاری در منزل داریم؛ لازم نیست که حتما لباس رسمی پوشیده باشیم. هنگامی که دیگران از من می‌پرسند، چطور به این نقطه رسیده‌اید؟ صادقانه می‌گویم که این اتفاق، نبوده که یک شبه رخ نداده و شرکت در این راه، مشکلات و رنج‌های زیادی متحمل شده است. البته ما همچنان در حال یادگیری هستیم.

در ادامه، برخی از تجربیات شرکت PwC را که طی این سال‌ها در زمینه سیاست انعطاف پذیری به دست آورده است؛ بیان می‌کنیم.

۱. کتاب قانون را کنار بگذارید

قاون و سیاسیت انعطاف پذیری

برای ساختن یک فرهنگ انعطاف‌پذیر، ابتدا باید معنای انعطاف پذیری در دنیای امروز را برای خود، مشخص کنید. به خاطر داشته باشید که برای ایجاد تغییر رفتار، باید به تفاوت‌ها، خلاقیت‌ها و مهارت‌های کارکنان‌ خود اجازه ظهور دهید. به عبارت دیگر هنگام خلق یک فرهنگ انعطاف پذیر، باید خودتان هم منعطف باشید. استفاده از یک برنامه رسمی یا سیاست‌گذاری خشک و محکم، می‌تواند شما را از اهداف‌تان دور کند. شاید چندان معقول به نظر نرسد؛ اما در حقیقت وجود قوانین جدی، می‌تواند مانع از توسعه فرهنگ جدید در محیط کار شود. در PwC، ما آن را «انعطاف پذیری روزمره» می‌نامیم. این سیایت، یک رویه مصوب برای همه تیم‌های کاری موجود در شرکت نیست؛ بلکه یک ذهنیت و روش زندگی است که برای هر فرد به صورت جداگانه، اتخاذ می‌شود.

انعطاف پذیری ممکن است برای یک شخص، به این معنی باشد که کار خود را برای رساندن والدین به نوبت دکتر، زودتر از همیشه انجام دهد. انعطاف پذیری شما به عنوان یک پدر یا مادر، یعنی اینکه برنامه دویدن‌ خود را حدود ظهر قرار دهید تا عصر خود را با فرزندان‌تان سپری کنید. این برنامه برای دیگران می‌تواند به سادگی شرکت در یک کلاس یوگا و تجدید انرژی در اوقات عصرگاهی باشد. وقتی از این منظر به انعطاف پذیری می‌نگریم، کاملا روشن می‌شود که وجود قوانین، تا چه حد می‌تواند دست و پاگیر باشد. داشتن انعطاف پذیری یکسان برای همه افراد، تقریبا غیرممکن است. ما به اعضای شرکت اجازه دادیم تا کشف کنند که برای انجام دقیق و به موقع کارها، چه چیزی برای‌ آن‌ها بهتر است.

۲. عدالت را در اجرای سیاست انعطاف پذیری رعایت کنید

اعمال سیاست انعطاف پذیری لزوما مختص به یک نسل خاص نیست. هر کارمند با هر سنی می تواند از مزایای انعطاف پذیری در زندگی شخصی و کاری خود، بهره‌مند شود. در حقیقت تا زمانی که این باور در بطن سازمان شکل نگیرد که تک تک اعضای آن سزاوار توجه و بهره‌مندی از سیاست‌های کاری منعطف هستند؛ چنین فرهنگی در آن ایجاد نمی‌شود. زیرا فرهنگ سازمانی تنها به یک بخش از نیروی کار شاغل در آن سازمان مربوط نمی شود.

بنابراین مطمئن شوید که تمامی کارمندان در جریان پیام‌ها و سیگنال‌هایی که برای رسیدن به انعطاف پذیری در سازمان، ارسال می‌کنید؛ قرار گرفته‌اند. گذشته از این‌، هر سازمان متشکل از انواع نیروی کار با وضعیت و موقعیت‌های متفاوت است. از کارمندان متاهل گرفته تا کارمندانی که به تنهایی زندگی خود را می‌گذرانند، نیازمند انعطاف پذیری در شغل خود هستند و نباید هیچ‌کدام را بر دیگری ارجحیت داد.

۳. انعطاف پذیری و اعتماد، رابطه مستقیم دارند

اعتماد و سیاسیت انعطاف پذیری

بسیاری از مدیران در صورتی که طی یک دوره کاری، اعتمادشان به کارکنان جلب شده باشد، اجازه اعمال سیاست انعطاف پذیری در شرکت خود را می‌دهند. باید به این دسته از مدیران یادآوری کرد، هنگامی که شخصی را استخدام می‌کنید؛ در واقع اعتماد خود به او را، نشان داده‌اید. پس چرا زمانی که صحبت از انعطاف پذیری می شود، به همان شیوه عمل نمی‌کنید؟ اگر به اندازه کافی به فردی اعتماد دارید که او را استخدام کنید، پس باید در مورد اینکه چه وقت و کجا می‌تواند وظیفه خود را به بهترین شکل انجام دهد هم، به او اعتماد کنید.

۴. انعطاف پذیری یک مسیر ۲ طرفه است

ایجاد و توسعه یک فرهنگ قوی، از سطوح بالا شروع می‌شود. مثلا زمانی که مدیر عامل ما در محل کار شلوار جین پوشید؛ با این کار پیامی برای همه فرستاد که این گونه لباس پوشیدن، موردی ندارد.

اما برخلاف ایجاد فرهنگ، عمل کردن از سطوح پایین شروع می‌شود. من اغلب برای صحبت با گروهی از همکاران که به تازگی ترفیع گرفته‌اند، به دیدار آن‌ها می‌روم. اکثر این افراد اولین بار است که نقش نظارتی، بر عهده می‌گیرند؛ گرچه به طور هم‌زمان، تحت نظارت رده‌های بالاتر هم قرار دارند. به این ترتیب افراد ارتقا یافته شغلی، فرصتی عالی برای ارائه گزارش‌های مستقیم به مدیران رده بالاتر از خود را می‌یابند تا برای بهبود شرایط تیم تحت نظارت خود، به مدیران فشار بیاورند.

اجرای سیاست انعطاف پذیری به معنای کم کاری نیست؛ بلکه تشویق افراد برای انجام کارها به شکلی متفاوت است. این یک مسیر ۲ طرفه است. زمانی که کارکنان شرکت نیاز به انعطاف پذیری در کار خود دارند، ما به آن‌ها فرصت منعطف بودن را می دهیم و در عوض، در صورت نیاز از آن‌ها می‌خواهیم وقت بیشتری برای شرکت بگذارند. اگر همه چیز به درستی انجام شود، دستاورد انعطاف‌پذیری، ایجاد یک نیروی کار شادتر، سالم‌تر و با بهره‌وری بسیار بالاتر است.