در این مقاله قصد داریم دلایل نیاز شرکت‌ها را به یک دپارتمان عالی منابع انسانی شرح دهیم و نحوه ایجاد دپارتمان منابع انسانی را برای کسب و کار شما توضیح دهیم. اگر می‌خواهید لزوم حضور این بخش را در سازمان خود بدانید و برای ایجاد آن اقدام کنید در این مقاله با ما همراه شوید. همچنین اگر در زمینه مدیریت منابع انسانی استارتاپ به کمک نیاز داشتید می‌توانید روی استارتاپت حساب کنید.
- منابع انسانی چیست؟
- مسئولیت‌های منابع انسانی
- چگونه یک دپارتمان منابع انسانی را در ۱۰ مرحله ایجاد کنیم؟
- متقاضیان کار در دپارتمان منابع انسانی باید از چه ویژگی‌هایی برخوردار باشند؟
- ساختار سازمانی و مشاغل دپارتمان منابع انسانی
حضور کارکنان عالی در بخش منابع انسانی (Human Resources) هر شرکتی حیاتی است. آنها تمام روابط کارمندان را اداره می‌کنند تا شما به عنوان مدیر یا موسس سازمان بتوانید در سمت خود، روی کسب و کارتان تمرکز کنید. پیش از بیان دلایل نیاز به دپارتمان منابع انسانی در سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارهای شخصی و دولتی، بهتر است درباره مفهوم منابع انسانی بیشتر بدانید.
منابع انسانی چیست؟
منابع انسانی (HR)، فرد یا افرادی در یک شرکت هستند که تمام فعالیت‌ها و «منابع» مربوط به کارکنان و پرسنل شرکت را مدیریت می‌کنند. حوزه‌های وظایف دپارتمان منابع انسانی شامل گزینش، استخدام، مدیریت هزینه‌های منابع انسانی سازمان، مدیریت مزایا، تضمین رضایت کارکنان، اجرای فرهنگ سازمانی و آموزش نیروهای جدید است. اما محدوده اقدامات آنها به این وظایف محدود نمی‌شود و معمولا فراتر از این مسئولیت‌ها عمل می‌کنند.
بر اساس این تعریف ساده نیز، متوجه خواهید شد که یک شرکت، بدون دپارتمان منابع انسانی نمی‌تواند عملیات‌های اصلی و ضروری راه‌اندازی کسب و کار خود را به اجرا در آورد. به همین دلیل است که حتی کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMBs) نیز برای مدیریت، نظارت، تعامل و توسعه کارکنان خود به دپارتمان منابع انسانی نیاز دارند. در حقیقت بخش منابع انسانی از کارکنان و کسب و کار شما پشتیبانی و حمایت می‌کند، تا با موفقیت به انجام کارهای خود ادامه دهید.
مسئولیت‌های منابع انسانی
نیروی انسانی، سرمایه اصلی هر سازمانی است و دپارتمان منابع انسانی از مهم‌ترین بخش‌های سازمان می‌باشد که مستقیما با این سرمایه‌های سرنوشت‌ساز در ارتباط است. آگاهی از مسئولیت و وظایف کارکنان بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا نقش کلیدی این دپارتمان را بیش از پیش درک نمایید و لزوم آن را در سازمان متوجه شوید.
۱. مدیریت روابط کارمندان
دپارتمان منابع انسانی (HR)، روابط کارکنان با یکدیگر و همچنین روابط کارکنان با سازمان را مدیریت می‌نماید. این بدان معنا است که این بخش برای ایجاد تعاملات مثبت و سازنده میان تمام کارکنان شرکت شما، تلاش می‌کند تا آنها احساس خوبی نسبت به کارشان داشته باشند، با تعهد به شغل خود ادامه دهند و باعث رشد کسب و کار شوند. چه مشکلات نیروی انسانی سازمان شخصی باشند چه مرتبط با کار، دپارتمان منابع انسانی به تمام آنها رسیدگی می‌کنند و از علایق و انگیزه کارکنان حفاظت می‌نمایند.
۲. ایجاد یک ساختار استخدام
دپارتمان منابع انسانی، تمام کارکنان شما را اداره می‌کند، به این معنی که شکاف موجود در ساختار کارکنان فعلی شما را شناسایی می‌نماید و آنها را با جذب استعدادهای جدید پر می‌نماید. همچنین آنها مسئول اخراج نیروهای ناکارآمدی هستند که استانداردهای شرکت را برآورده نمی‌کنند. تیم منابع انسانی یا HR شرکت، کمک می‌کند تا شما از شایستگی پرسنل خود اطمینان حاصل کنید.
۳. مدیریت رضایت شغلی کارکنان
رضایت شغلی کارکنان از مهم‌ترین عوامل موفقیت یک سازمان است. مدیران همواره خواستار کارکنانی با انگیزه و مشتاق هستند که هر روز با انرژی و علاقه، به کار خود می‌پردازند و برای سازمان ارزش می‌آفرینند. میزان انگیزه، انرژی و علاقه پرسنل، سطح رضایت شغلی آنان را نمایان می‌کند. اگر کارکنان شما از پست و نقش خود در سازمان خوشحال باشند، شرکت شما رشد می‌کند و هرگاه برای تغییر و تحول سازمان خود اقدام می‌کنید، آنها از پیشگامان تغییر خواهند بود. تیم منابع انسانی تضمین می‌کند که کارکنان شما واقعا در نقش‌های خود راضی هستند و اگر لحظه‌ای احساس نارضایتی کنند، مشکل را شناسایی و برطرف می‌کند و رضایت آنان را بهبود می‌بخشد.
۴. مدیریت مزایای کارکنان
اداره منابع انسانی، میزان و نوع مزایای کارکنان شرکت شما را ارزیابی می‌کند. ارائه مزایای خوب به کارکنان برای موفقیت کسب و کار شما بسیار حیاتی است، زیرا تحقیقات نشان می‌دهند که ارائه مزایای خوب به جذب و نگهداری نیروهای توانمند و افزایش بهره‌وری آنان کمک می‌کند. دادن مزایای مختلف و ایجاد امنیت شغلی برای کارکنان، رضایت پرسنل را در پی دارد.
۵. مدیریت حقوق و پاداش
حقوق و دستمزد (مانند حقوق ماهیانه، امور بیمه، پاداش و امور مالیاتی) تمام کارکنان توسط دپارتمان منابع انسانی مدیریت می‌شود. اگر پست سازمانی کارکنان ارتقاء یابد و به دنبال آن سطح حقوق‌شان تغییر کند، دپارتمان منابع انسانی کلیه تغییرات لازم را در حقوق افراد اعمال می‌نماید و به طور منظم حقوق و پاداش پرسنل را ارائه می‌دهد.
۶. پیاده سازی طرح کسب و کار شرکت
بخش مدیریت منابع انسانی به ایجاد، توزیع و حفظ طرح کسب و کار شرکت (که نمای کلی ساختار سازمانی را نمایش می‌دهد) کمک می کند. طرح کسب و کار، فلسفه وجودی شرکت، فرهنگ سازمانی آن، نحوه مدیریت کارکنان و نحوه توزیع منابع را نشان می‌دهد.
۷. مدیریت و آموزش نیروهای تازه وارد
هنگامی که یک کارمند جدید استخدام می‌شود، دپارتمان منابع انسانی قبل از شروع کار، آموزش‌های لازم را به فرد ارائه می‌دهد. این آموزش‌ها که برای ایجاد احساس راحتی در نقش جدید ضروری هستند، طی ۱ روز الی ۶ روز به نیروی کار تازه وارد، آموزش داده می‌شوند. این آموزش‌ها وظایف و انتظارات لازم را به فرد موردنظر انتقال می‌دهد و موجب می‌شود تا شخص تازه وارد در سریع‌ترین زمان ممکن با سازمان وفق یابد.
۸. ایجاد استانداردهای فرهنگی شرکت
دپارتمان منابع انسانی، به شما در ایجاد و حفظ فرهنگ شرکت، فلسفه وجودی، بیانیه ماموریت و محیط کار کمک می‌کند. این بخش همچنین استانداردهای اخلاقی، ارزش‌ها، اهداف و انتظارات شرکت را پیگیری می‌نماید و بر فعالیت، برنامه‌ها، بازرسی و رویدادهای سازمانی نظارت می‌کند. دپارتمان منابع انسانی موجب می‌شود تا کارکنان شما درک درستی از فرهنگ سازمانی داشته باشند.
۹. ایجاد محیط کار سالم
تیم منابع انسانی به ایجاد محیط کاری سالم و ایمن برای تمام کارکنان شما کمک می‌کند. نقش آنها در این امر شامل تنظیم استانداردهای بهداشتی و ایمنی محیط کار، نحوه برقراری ارتباط با این استانداردها و حمایت از کارکنان در حین رشد کسب و کار است. استانداردهای سلامت و ایمنی باید به قلم تحریر در آورده شوند تا بتوان به راحتی در هر مکان یا زمان به آنها مراجعه کرد.
۱۰. مدیریت کارهای اداری لازم
بسیاری از امور اداری شرکت، توسط دپارتمان منابع انسانی انجام می‌شود. این امور شامل رسیدگی به اسناد و مدارک مربوط به قوانین مالیاتی، پیگیری برنامه‌های شغلی، مدیریت زمان و اطلاعات، رسیدگی به حقوق و دستمزد و عقد و تمدید قراردادهای کارکنان است.
چگونه یک دپارتمان منابع انسانی را در ۱۰ مرحله ایجاد کنیم؟
پیش از ایجاد یک دپارتمان منابع انسانی موثر و کارآمد، لازم است که ۱۰ پیش‌نیاز زیر را تامین کنید تا این بخش بر اساس این ۱۰ مرحله کار خود را آغاز نماید.
مرحله اول: ایجاد طرح گزینش و استخدام برای کلیه کارکنان سازمان
طرح گزینش و استخدام را برای کلیه کارکنان سازمان ایجاد نمایید تا بتوانید تمام موقعیت‌های خالی را شناسایی کنید و برای جذب نیروهای مستعد، انتقال کارکنان فعلی به پست‌های جدید یا حتی حذف کارکنان ناکارآمد تصمیم بگیرید.
مرحله دوم: تنظیم بودجه منابع انسانی
شما به بودجه ویژه‌ای برای بخش منابع انسانی خود نیاز دارید. این بودجه کلیه‌ی هزینه‌های حقوق، مزایا، پاداش و آموزش منابع انسانی را در بر می‌گیرد. همچنین از این بودجه برای برنامه‌ریزی و سازماندهی فعالیت‌های سازمانی، پیشبرد امور فرهنگی و تدارکاتی نیز استفاده می‌شود.
مرحله سوم: ایجاد سیستم حقوق و دستمزد
شما باید اطمینان حاصل کنید که برای همه کارکنان سازمان، برنامه‌های حقوق، دستمزد و جبران خسارت وجود دارد. کارکنان شما می‌خواهند بدانند که حاصل دسترنج خود را چگونه، چه زمانی و با چه معیارهایی دریافت می‌کنند. شما به اطلاعات موجود در ۹ مرحله دیگر برای تعیین میزان حقوق و دستمزد کارکنان خود نیاز دارید.
مرحله چهارم: نوشتن شرح شغل و شرایط احراز آن
شرح شغل مشخص می‌کند که انجام یک شغل به چه قابلیت‌ها و مهارت‌های ویژه‌ای نیاز دارد و شرایط احراز شغل به شما می‌گوید که برای انجام این مشاغل به چه افرادی نیاز دارید. بررسی وظایف شغلی به تعیین شرح شغل و شرایط احراز آن کمک می‌کند.
مرحله پنجم: تنظیم برنامه مزایای کارکنان
تنظیم برنامه‌ای واضح و جامع از مزایای کارکنان، برای جذب و حفظ نیروهای انسانی با استعداد بسیار مهم است. شما باید تمام مزایایی را که برای نیروهای جدید خود در نظر گرفته‌اید؛ به اطلاع متقاضیان کار برسانید تا درباره پیوستن به سازمان شما تصمیم بگیرند.
مرحله ششم: ایجاد کتابچه راهنمای کارکنان
کتابچه راهنمای کارکنان (چه نسخه چاپی باشد چه دیجیتالی) یک راه عالی برای تعیین انتظارات در مورد رفتار، ایمنی، بهداشت و فرهنگ در محیط کار است. کتابچه راهنما باید حاوی پاسخ تمام سوالات کارکنان درباره کار و قوانین آن باشد و مهارت‌های ضروری را به آنها آموزش دهد.
مرحله هفتم: تنظیم رویه‌های پیشگیری از خطر و تامین ایمنی
کارمندان شما به احتمال زیاد حدود هشت ساعت از روز را در محیط کار به سر می‌برند. به همین دلیل به یک محیط سالم و امن نیاز دارند. اگر یکی از کارمندان شما در محیط کاری خود، احساس ناامنی یا خطر ذهنی یا جسمی نماید، نمی‌تواند با آرامش و انگیزه کار کند.
برای جلوگیری از این موضوع، شما باید استانداردهای بهداشت و ایمنی محل کار را تنظیم کنید. بهتر است روش‌های پیشگیری از خطر و آسیب در اثر کار با دستگاه‌ها، درگیری در محیط کار یا مواقع اضطراری و موقعیت‌های غیر منتظره و خطرناک را در کتابچه راهنمای کارکنان شرح دهید تا در صورت لزوم توسط پرسنل مورد استفاده قرار گیرید.
مرحله هشتم: جمع آوری سوابق اداری
با وجود این که یک دستیار اجرایی می‌تواند بسیاری از اسناد اداری شرکت شما را جمع‌آوری و سازماندهی کند؛ اما با این حال همچنان مستندات زیادی وجود دارد که باید توسط اداره منابع انسانی جمع‌آوری، سازماندهی و جداگانه اداره شوند. برخی از این موارد عبارتند از:
- برنامه‌های کاری
- برنامه‌های مزایا
- اسناد مالیاتی
- اسناد مربوط به ارزیابی عملکرد
- قراردادهای کاری
- جزئیات حقوق
- دستمزد
- جبران خسارت
مرحله نهم: اطلاع رسانی در زمینه استخدام نیروی های مورد نیاز
هر سازمانی برای شناسایی نیروهای مستعد و شایسته، نیاز دارد که آگهی‌های استخدام خود را به اطلاع عموم برساند تا از میان متقاضیان، نیروی مورد نیاز خود را انتخاب نماید. دپارتمان منابع انسانی وظیفه اطلاع‌رسانی، گزینش و جذب نیروی انسانی را برعهده دارد.
مرحله دهم: ایجاد فرآیندهای ارزیابی عملکرد و بازخوردگیری
موفقیت و رضایت کارکنان، عامل اصلی موفقیت یک شرکت است. رشد سازمان، بدون موفقیت و رضایت پرسنل ممکن نیست. از این رو شما باید فرآیندهای ارزیابی و بازخورد عملکرد را در سراسر شرکت ایجاد کنید تا اطمینان حاصل نمایید که همه افراد برای انجام وظایف خود از استانداردهای لازم برخوردار هستند.
ارزیابی عملکرد باید انجام شود تا اطمینان حاصل گردد که تمام کارکنان به طور کامل کار می‌کنند و از شغل خود رضایت دارند.
متقاضیان کار در دپارتمان منابع انسانی باید از چه ویژگی‌هایی برخوردار باشند؟
اکنون که شما از مسئولیت‌ها دپارتمان منابع انسانی و نحوه ایجاد این بخش درک بهتری یافته‌اید، باید برای شناسایی و جذب کارکنان شایسته برای این بخش، برخی از موارد از جمله نوع تحصیلات و تجربه کاری را در نظر بگیرید.
شرایط و سوابق تحصیلی
هیچ راز خاصی جز تخصص و مهارت کارکنان برای موفقیت بخش منابع انسانی نیست. عده‌ای بدون تخصص و تحصیلات وارد دپارتمان منابع انسانی می‌شوند در حالی که با وظایف تخصصی این بخش هیچ آشنایی ندارند.
برخورداری از سوابق کاری در حوزه منابع انسانی یا داشتن گواهینامه تخصصی در حوزه منابع انسانی می‌تواند، مهارت متقاضی کار را در این بخش تا حدودی تضمین کند. اخلاق کاری، شخصیت متعهد و توانایی‌های استراتژیک نیز مزیت به شمار می‌روند. این ویژگی‌ها برای پیدا کردن یک گزینه مناسب برای بخش منابع انسانی مهم هستند. مدارک تحصیلی زیر برای کار در این بخش مفید هستند:
- لیسانس مدیریت منابع انسانی، مدیریت بازرگانی یا رشته‌های مرتبط با این دو حوزه
- کارشناسی ارشد منابع انسانی، منابع انسانی و روابط کارکنان (HRER)، و مدیریت بازرگانی یا رشته‌های مرتبط با این دو حوزه
ساختار سازمانی و مشاغل دپارتمان منابع انسانی
مشاغل مختلفی در دپارتمان منابع انسانی وجود دارد که افراد مختلفی باید مسئولیت این مشاغل را برعهده بگیرند. ساختار سازمانی بخش منابع انسانی به صورت زیر است.
اما کارکنان منابع انسانی در هر یک از این نقش‌ها دقیقا چه کاری انجام می‌دهند؟ تفاوت بین هر موقعیت شغلی با دیگری در چیست؟ برای یافتن پاسخ این سوالات در ادامه با ما همراه باشید.
مشاغل منابع انسانی در سطح ورودی یا مقدماتی
شغل‌های منابع انسانی در سطح مقدماتی، مناسب افرادی هستند که به تازگی فارغ‌التحصیل شده‌اند یا برای اولین بار وارد بازار کار می‌شوند. این افراد تحت عنوان دستیار، کارشناس، کارشناس ارشد یا کارمند استخدام می‌گردند.
دستیار یا کارآموز منابع انسانی
دستیار یا کارآموزان منابع انسانی (HR Assistant/ Intern) معمولا مسئولیت امور اداری و دفتری، مانند سازماندهی اسناد و مدارک، تکمیل اطلاعات استخدام نیروهای جدید و سایر امور غیر تخصصی را انجام می‌دهند.
کارشناس منابع انسانی
کارشناس منابع انسانی یا متخصص منابع انسانی (HR Specialist) در یک یا چند بخش از حوزه منابع انسانی مانند توسعه منابع انسانی، مدیریت منابع انسانی یا توسعه سازمانی تخصص دارد. هدف از گزینش افراد در این پست، تبدیل شدن آنها به یک متخصص در یک حوزه خاص است. برای مثال، برای پرورش یک متخصص مزایای منابع انسانی، لازم است که فرد، اطلاعات دقیقی در مورد مزایای شرکت داشته باشد و به خوبی آنها را درک کرده باشد تا بتواند این اطلاعات را به نیروهای تازه کار و کارمندان فعلی توضیح دهد.
کارشناس ارشد منابع انسانی
کارشناس ارشد منابع انسانی (HR Generalist) دارای دانش در زمینه‌های مختلفی است که نیازهای متفاوت بخش منابع انسانی را پوشش می‌دهد. افرادی که در این پست مشغول به کار می‌شوند، برای وظایف متداول‌تر مانند جبران خسارت، روابط کارکنان و بهبود محیط کار، فعالیت می‌کنند.
کارمند منابع انسانی
کارمند منابع انسانی (Recruiter) استعداد قابل توجهی را برای شرکت به ارمغان می‌آورد. آنها برای پر کردن مشاغل خالی از پرسنل، نامزدهای جدیدی را پیدا می‌کنند تا کسب و کار همچنان به رشد خود ادامه دهد.
مشاغل منابع انسانی در سطح میانی
افرادی که در این سطح مشغول به کار می‌شوند، از تجربه و سابقه کاری در زمینه منابع انسانی برخوردار هستند. این افراد تحت عنوان متخصص پیشرفته، مدیر منابع انسانی یا کارمند ارشد استخدام می‌گردند.
متخصص پیشرفته
متخصص پیشرفته (Advanced Specialist) معمولا کسی است که از پست متخصص منابع انسانی در سطح مقدماتی ارتقاء یافته است. وظایف این پست شامل تعیین شرح شغل و شرایط احراز آن، آموزش و نظارت بر متخصصین سطح مقدماتی است. متخصصان پیشرفته به عنوان یک کارشناس ارشد سازمان در حوزه تخصصی خود، مشغول به کار می‌شوند.
مدیر منابع انسانی
مدیر منابع انسانی (HR Manager) یک گروه از کارکنان سطح مقدماتی یا حتی کارکنان سطح میانی را کنترل و مدیریت می‌کند. آنها به طور معمول اکثر وظایف پیچیده منابع انسانی، مانند ایجاد و مدیریت سیاست‌های کلی سازمان، ارزش‌ها و فرهنگ کاری را بر عهده دارد.
کارمند ارشد منابع انسانی
کارمند ارشد منابع انسانی (Senior Recruiter) کلیه خدمات مربوط به گزینش و استخدام یا حتی اخراج کارکنان را بر عهده دارند. آنها ممکن است نظارت بر کارکنان مقدماتی که نامزدهای ایده‌آل را برای موقعیت‌های خالی از پرسنل شرکت شناسایی می‌کنند را بر عهده بگیرند. کارمند ارشد می‌تواند دائمی توسط شرکت، به کار گرفته شود یا به صورت پاره وقت به استخدام درآید.
مشاغل منابع انسانی در سطح بالا
عمدتا کسانی که مدت طولانی در سطوح مختلف بخش منابع انسانی کار کرده‌اند، برای کار در این سطح انتخاب می‌شوند. این افراد تحت عنوان مشاور منابع انسانی، مدیر ارشد منابع انسانی، مدیر استخدام، مدیر کل منابع انسانی یا مامور منابع انسانی استخدام می‌گردند.
مشاور منابع انسانی
یک مشاور منابع انسانی (HR Consultant) کسی است که به طور معمول بر تمام کارهای اداری نظارت می کند و اطمینان می‌دهد که تمام سیاست ها و قوانین شرکت، دولت و صنعت را برآورده می‌نماید. آنها می‌توانند متخصص امور مربوط به یک سیاست خاص مرتبط با منابع انسانی باشند. افرادی که در این پست به کار گرفته می‌شوند، می‌تواند به شکل دائمی یا به صورت پاره وقت به استخدام شرکت درآیند.
مدیر ارشد منابع انسانی
اگر یک مدیر منابع انسانی در سطح میانی ارتقا یابد به پست مدیر ارشد منابع انسانی (HR Director) می‌رسد. در اکثر SMB ها، مدیر ارشد منابع انسانی به طور کلی بر تمام فعالیت‌های اداری نظارت می‌کند و مستقیما به مدیرعامل گزارش شرکت می‌دهد.
مدیر استخدام
مدیران استخدام (Recruiting Manager) بر تیم‌های استخدام شرکت نظارت دارند. آنها برنامه‌ریزی منابع انسانی را بررسی می‌کنند و اطمینان می دهند که تمام شکاف‌های کاری شرکت پر شده و نیازهای تخصصی برآورده شده است.
معاون یا مدیر کل منابع انسانی
معاون یا مدیر کل منابع انسانی (CHRO) در شرکت‌های بزرگ‌تر به کار گرفته می‌شوند. این مقام به طور مستقیم به مدیرعامل شرکت گزارش می‌دهد، بر تمام عملیات‌های بخش منابع انسانی نظارت می‌کند و اهداف اداری کلی را تعیین می‌نمایید.
سخن پایانی
داشتن یک تیم فوق‌العاده در دپارتمان منابع انسانی برای موفقیت کسب و کار شما ضروری است. دپارتمان منابع انسانی روابط کارکنان، استخدام، آموزش، توسعه تخصصی، مزایای کارکنان و فرهنگ سازمانی را مدیریت می‌کند. کارکنان شما بدون وجود دپارتمان منابع انسانی، نمی‌توانند به سادگی کار کنند. با تعیین تعداد و نوع کارکنان بخش منابع انسانی شرکت‌تان این دپارتمان مهم را برای توسعه کسب و کار خود راه‌اندازی کنید.