طی سالیان اخیر، روش کار کردن، انجام عملیات و پیش برد برخی از کسب و کارها، به‌شدت تغییر کرده است؛ به‌خصوص مشاغلی که با فضاهای مجازی سر و کار دارند، از دورکاری بسیار استقبال کرده‌اند. این روزها بسیاری از شرکت‌های موفق دنیا، به جای دفاتر مجلل و بزرگ، دفاتری خانگی دارند؛ همچنین به اتاق‌های نشیمنی مجهز هستند که تجهیزات، لپتاپ و گوشی‌های کارمندان، روی یک میز وسط این اتاق نشیمن پهن شده‌اند. ملاقات کاری در این دفترها، مثل قدیم نیست که همه دور یک میز بنشینند و وقت خود را با یک سری تشریفات اضافی، هدر دهند.
این روزها اسکایپ به محلی مجازی برای ملاقات و جلسات، تبدیل شده است. همچنین کارمندان می‌توانند در خانه با لباس راحتی، کار کنند و هر زمان که می‌خواهند از آشپزخانه و یخچال نازنین خود، استفاده کنند. جالب است بدانید که بسیاری از شرکت‌ها به لطف همین کارمندان دورکاری یا کار در منزل، به موفقیت‌های بهتر و ارتباط کاری بیشتری دست پیدا کرده‌اند.
کار در منزل، روش جدیدی برای پیش‌بردن کسب و کارها
امروزه کار در منزل به عنوان یکی از روش‌های موفق کسب و کار، جای خود را بین بازارهای کار باز کرده است و تعداد افرادی که به صورت دورکاری چه به عنوان شغل اصلی و چه به عنوان شغل فرعی، مشغول به فعالیت هستند؛ افزایش یافته است. در حقیقت، طبق یک همه پرسی توسط Global Workplace Analytics و FlexJobs، مشخص شده که طی ۱۰ سال گذشته، دورکاری و تقاضا برای این نوع از کسب و کارها، بیش از ۹۱ درصد رشد داشته است.
البته همه افراد، مناسب فعالیت و انجام کار از راه دور نیستند. عده‌ای در فضاهای مشارکتی عملکرد بهتری دارند و از مشاغل پشت میزی و کار از ساعت ۹ تا ۵ عصر، لذت بیشتری می‌برند. برای برخی دیگر هم، کار کردن در تنهایی و فضای خلوت، موثرتر است و در محیط خانه، عملکرد بسیار بهتری دارند.
فرقی نمی‌کند که دنبال استخدام افرادی هستید که به صورت کار از راه دور در اختیار شرکت باشند یا شما فردی هستید که به دنبال استخدام شدن برای شرکتی هستید که به صورت دورکاری برای آن‌ها کار کنید، بسیار مهم و حیاتی است که بدانید برای موفقیت و موثر بودن در این نوع از روش کسب و کار به چه مهارت‌هایی نیاز دارید و چگونه قادر هستید تا رفتار کارمندی به صورت از راه دور را جوری تعلیم و تربیت کنید که به فرد بسیار خوبی به عنوان یک کارمند دور کار تبدیل شوید.
مراحل تبدیل‌شدن به یک کارمند دورکاری موفق
خوشبختانه، در سال ۲۰۱۹، طی یک نظرسنجی که توسط TalentLMS از بین ۴۵۰ کارمند انجام شد تا به این قضیه پی ببرند که کارمندان دور کار چگونه کار می‌کنند و چطور نقش و مهارت‌های خود را از خانه به عنوان یک کارمند افزایش می‌دهند، اطلاعات بسیار جالبی به دست آمد.
در ادامه این مطلب از استارتاپت، نگاهی خواهیم داشت به برخی از این پاسخ‌ها که به ما یاد می‌دهند و می‌آموزند که چطور می‌توانیم چه به عنوان شرکتی که قصد استخدام کارمند دور کار را داریم یا چه به عنوان فردی که به دنبال شغل کار در منزل هستیم، به فرد یا شرکتی موفق در این نوع از کسب و کار تبدیل شویم.
۱. به این باور برسید که باید طی یک بازه ساعتی مشخص کار کنید
برخی اوقات، مردم بر این باور هستند که کار در منزل به نوعی معادل یک نوع زندگی کوچ نشینی دیجیتالی است که در اصطلاح به آن Digital Nomad می‌گویند. اما فراموش نکنید، این نوع زندگی دیجیتالی، برای فریلنسرهایی است که در زمان و مکانی که بخواهند، در هر نقطه‌ای از دنیا که هستند، می‌توانند کار کنند و این مسئله با دورکاری متفاوت است.
کارمندان دورکاری مشابه همان کارمندان حضوری هستند که ساعت کاری مشخصی بین ۹ صبح تا ۵ عصر دارند. طبق همین نظرسنجی انجام شده توسط TalentLMS، نزدیک به ۶۰ درصد از کارمندان دورکاری، ساعت کاری مشخص و ثابتی دارند. به این معنی که آن‌ها باید در ساعت مشخصی از روز کامپیوتر یا لپتاپ خود را روشن کنند و آماده و آنلاین باشند. حتی اگر با عنوان کار در منزل فعالیت می‌کنید، نیازمند به داشتن ساعت کاری مشابه با دیگر اعضای تیم هستید تا به راحتی و به شکلی موثر، با آن‌ها در ارتباط و همکاری باشید.
اگر تا امروز یک فریلنسر بوده‌اید که حالا قصد تغییر به عنوان یک کارمند دورکاری را دارید، فراموش نکنید که باید ساعت کاری مشخص و درستی داشته باشید و این اتفاق ممکن است برخی از عادت‌های کار در منزل شما را به شدت تغییر دهد.
۲. با اپلیکیشن‌های کاربردی و تکنولوژی‌های مرتبط آشنایی پیدا کنید
تمام کارها و اتفاقات، درون خانه رخ می‌دهد و انجام می‌پذیرد. بنابراین برای این که بتوانید بخشی از یک تیم مجازی باشید، نیازمند به این هستید که با برخی از ابزار و اپلیکیشن‌های خاص و مرتبط آشنایی کامل پیدا کنید. به طور معمول، مدیر کاری شرکت، به شما می‌گوید که به چه ابزار و اپلیکیشن‌های برای کار کردن نیاز دارید. ابزارهایی مانند Zoom یا Skype برای جلسات و ملاقات‌ها، یا ابزاری مانند Slack برای ارتباطات روزانه.
به علاوه، ابزارهای مشخصی وجود دارند که برای انجام کارها نیاز هستند و داشتن آن‌ها برای عضویت درون یک تیم و شرکتی که نیاز به کارمند دورکاری دارد، ضروری است. ۷۰ درصد از شرکت کنندگان نظرسنجی گفته‌اند که شرکت آن‌ها، یک سری تمرین‌‌ها و آموزش‌های آنلاین را برای آن‌ها برگزار می‌کند تا سیستم سامانه مدیریت یادگیری را به خوبی یاد بگیرند. یک سامانه مدیریت یادگیری یا Learning Management System (LMS)، یک ابزار بسیار کاربردی در میان شرکت‌هایی است که برای آماده کردن افراد جدیدی که به تازگی استخدام می‌کنند مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سخت افزارهای مناسبی نظیر لپ تاپ یا یک کامپیوتر خانگی، تبلت، اینترنت ثابت و با کیفیت، از جمله ابزار مهمی هستند که برای کار در منزل اهمیت بالایی دارند. همچنین اپلیکیشن‌های ارتباطی، جزو ابزارهای شماره یک برای دورکاری محسوب می‌شوند. طی نظرسنجی انجام شده، ۲۷ درصد از کارمندان از راه دور از Skype استفاده می‌کنند، ۱۴ درصد از Dropbox استفاده می‌کنند و ۲۵ درصد هم از WhatsApp و Google Hangouts بهره می‌برند.
۳. روی مهارت ارتباطات خود کار کنید
اکثر شرکت کنندگان در نظرسنجی TalentLMS، ارتباطات را به عنوان مهم‌ترین مهارت یک فرد برای انجام شغل دورکاری انتخاب کرده‌اند که باید در آن به سطح بالایی رسید.
هنگامی که فهم و آشنایی خوبی از اپلیکیشن‌ها و نرم افزارهای ارتباطی به منظور ارسال ایمیل‌ها، فایل‌های کاری و پیام‌های مستقیم به دست آوردید، بسیار حیاتی است که بدانید چگونه به شکل صحیح از آن‌ها استفاده کنید و چگونه با طرف مقابل خود ارتباط برقرار کنید.
برای مثال، باید بدانید که این ابزارها برای چه اهدافی کاربرد دارند و برای چه مواردی مورد استفاده قرار می‌گیرند. باید بدانید که آیا اعضای تیم با چت کردن با یکدیگر ارتباط بهتر و رسمی‌تری دارند یا برعکس است. باید سعی کنید از طریق چت کردن یا هر نوع ارتباط آنلاین دیگری، نوع صدا، نوع زبان و نوع چت کردن آن‌ها را تقلید کنید، یاد بگیرید و درک کنید تا بتوانید به بهترین و موثرترین شکل ممکن با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید.
علاوه بر آن، پی ببرید که چه کانال‌ها و گرو‌های گفت و گویی هستند که تیم شما بیشترین ارتباط و درگیری را درون آن‌ها دارد. حتی ببینید در کدام گروه‌ها و چگونه بین اعضایی که به صورت آنلاین در ارتباط هستند، رفتاری گرم و صمیمی وجود دارد. در این گروه‌ها، نه تنها ارتباطی دوستانه برقرار است، حتی گاهی جدیدترین مقالات مفید، خبری یا انگیزه بخش را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند.
از هر نوع ابزار و راهی که به ارتباط با دیگر اعضای تیم می‌پردازید، باید بدانید که پیام شما، صحیح، شفاف، مختصر و قابل خواندن باشد و ارتباط خوب و دوستانه‌ای با آن‌ها برقرار شود.
۴. یاد بگیرید که چطور تمرکز کنید
اگر چه بسیاری از ما بر این باور هستیم که می‌توان بهتر در خانه تمرکز کاری داشت، اما کار از خانه می‌تواند به شکل باور نکردنی و عجیبی پر از حواس پرتی باشد. برای مثال، شاید مشغول کار روی مطلب جدید بلاگ هستید و ناگهان یک مطلب از سایتی دیگر، شبکه‌های اجتماعی، یک برنامه تلویزیونی یا حتی یک فیلم و سریال جدید به کلی حواس و تمرکز شما از کار را پرت کنند.
طبق یک نظر سنجی که در سال ۲۰۱۸ توسط Buffer انجام شد، ۱۶ درصد از کارمندان دورکاری اعلام کرده‌اند وقتی در خانه کار می‌کنند، احساس حواس پرتی زیادی به آن‌ها دست می‌دهد.
در نهایت، برای این که بتوانید به یک کارمند از راه دور موفق تبدیل شوید، نیاز به این دارید تا روی تمرکز خود تمرین کنید.
خوشبختانه، افرادی که در نظرسنجی TalentLMS شرکت کرده‌اند، راه پیدا کردن تمرکز خود را هم یافته‌اند. هر شخصی برای این که بتوانند به تمرکز خوبی برسد، راه خاص خود را دارد. اما جالب است بدانید که ۲۵ درصد از شرکت کنندگان اعلام کرده‌اند که وقتی یک صدای پس زمینه مانند تلویزیون و رادیو در فضای خانه پخش شود، تمرکز خود را به خوبی به دست می‌آورند. ۲۱ درصد دیگر اعلام کرده‌اند که وقتی تمامی صداهای موجود در خانه را قطع کنند به تمرکز دست پیدا می‌کنند و ۲۱ درصد دیگر هم اعلام کرده‌اند که وقتی به موزیک آرامش بخش یا آهنگ‌های مورد علاقه خود گوش دهند می‌توانند تمرکز کاملی روی کارها داشته باشند.
در نهایت، اگر برای شما سخت است که تمرکز کنید، تلاش کنید تا پی ببرید چه عوامل و فاکتورهای محیطی می‌توانند روی افزایش بهره‌وری شما و داشتن تمرکز کافی برای انجام کارها کمک کنند. تغییر صداهای پس زمینه درون خانه، نور، زمانی از روز، یا حتی اتاق‌های مختلف خانه، همه و همه می‌توانند نقش مهمی در به دست آوردن تمرکز داشته باشند.
۵. مهارت مدیریت زمان و سازماندهی را بیاموزید
اگر یک کارمند دور کار هستید، باید به یک فرد منظم و منضبط تبدیل شوید. بسیار حیاتی است که بدانید، چه زمان باید سخت کار کنید و چه زمان استراحت کنید. این مسئله بسیار اهمیت دارد، چون هیچ مدیر و همکاری وجود ندارد که روی کار شما نظارت کند یا برای انجام کاری به شما فشار بیاورد و فعالیت‌ها را سازماندهی کند؛ به‌همین‌دلیل خیلی‌زود ممکن است کارها از دست شما خارج شود.
در نهایت، برای سازماندهی هوشمندانه روزهای کاری‌‌تان، لازم است تا مهارت سازمانی و مدیریت زمان خود را به‌خوبی توسعه دهید.
سعی کنید فهرستی از وظایف‌تان را در طول شب آماده کنید و آن‌ها را بر اساس اولویت‌ها روی کاغذ بنویسید. این روش ساده به شما کمک می‌کند تا کارها را به نتیجه برسانید و هشت ساعت کاری روز خود را به‌درستی بین وظایف مختلف توزیع کنید.