بارها پیش آمده که برای انجام وظایف مختلف، آن‌ها را روی کاغذ فهرست می‌کنیم و با تکنیک مدیریت زمان سعی در استفاده بهینه از تمام روز خود را داریم. اما درست هنگامی که زمان انجام آن‌ها فرا می‌رسد، به کلی سردرگم می‌شویم و احساس پریشانی می‌کنیم. اگر در مدیریت زمان با مشکل هستید، شما تنها شخصی نیستید که با آن کلنجار می‌روید.

بسیاری افراد هر روز، با این مسئله رو به رو می‌شوند و هنوز نتوانسته‌اند به خوبی از پس مدیریت زمان برآیند. اما نگران نباشید، با یادگیری چند تکنیک مدیریت زمان می‌توان به بهترین شکل ممکن، گذران وقت را کنترل کرد. اما شرط لازم برای به ثمر رسیدن این تکنیک‌ها، آگاهی کامل از کارهایی است که باید انجام دهید. آن قدر این تکنیک‌ها را تمرین کنید تا به یک عادت در کارهای روزانه شما، تبدیل شوند. در این مطلب از استارتاپت، همراه ما باشید تا با ۱۲ تکنیک مدیریت زمان برای بهره‌وری بیشتر از ۲۴ ساعت روز، آشنا شویم.

تکنیک مدیریت زمان با بیشترین بهره‌وری

۱. از تکنیک مدیریت زمان در تقسیم بندی پروژه‌ها استفاده کنید

چرخیدن میان وظایف مختلف می‌تواند از نظر روحی و روانی یک شخص را تخلیه کند. به جای این کار، سعی کنید پروژه‌هایی که شباهت بیشتری به هم دارند یا با یکدیگر در ارتباط هستند را در یک شعاع قرار دهید و به یک باره آن‌ها را با هم انجام دهید.

برای مثال، اگر مدیریت فروش یا بازاریابی را برعهده دارید، به جای سردرگمی میان وظایف، ابتدا روز خود را با چالش‌های راهنمای سرویس‌های شرکت به مشتریان آغاز کنید، سپس وظایف کمپین‌های تبلیغاتی را به اتمام برسانید و در نهایت موقعیت‌های محصولات جدید را برآورد کنید. به جای این که دائما برای انجام کارها به عقب و جلو بروید و میان آن‌ها سردرگم شوید، با مرتب‌سازی آن‌ها، پله پله و به راحتی کارها را به پایان برسانید.

۲. زمان را دنبال کنید

توجه به تکنیک مدیریت زمان

دنبال کردن زمان، یک تکنیک مدیریت زمان است که همانند بودجه برای پول عمل می‌کند. اجازه می‌دهد تا وقت‌هایی که بدون فکر و وقت‌هایی که با مدیریت به انجام کارها می‌پردازید را به خوبی ببینید و به این صورت، دقیقا زمان‌هایی که مشکل دارید را بهبود ببخشید. برای انجام این کار می‌توانید از ده‌ها برنامه دنبال کردن زمان که روی گوشی‌های هوشمند قابل نصب است استفاده کنید و مشخص کنید که در لحظه، از روز خود را چطور سپری کنید.

۳. در زمان‌های شلوغی، یک قانون برای خود تعیین کنید

گاهی وقت‌ها پیش می‌آید که ما مشکلی برای انجام وظایف نداریم، اما در موقعیت‌هایی قرار می‌گیریم که اجازه نمی‌دهند آن وظیفه را به پایان برسانیم. برای مثال، هر روز همکاران یا حتی مدیران برای گفت و گو به سراغ شما می‌آیند و وقت با ارزش شما را برای یک سری مباحث کم ارزش تلف می‌کنند. بهتر است برای چنین مواقعی، قوانینی برای خود تعیین کنید. برای مثال بگویید «عذر می‌خواهم و قصد جسارت ندارم، اما من واقعا باید این وظیفه را در این لحظه انجام دهم.» این تکنیک مدیریت زمان می‌تواند باعث شود تا در هنگام انجام پروژه‌های مهم، دیگران دست از سر شما بردارند!

۴. تکنیک مدیریت زمان: قورباغه را قورت بده

اصطلاح «قورباغه را قورت بده» توسط نویسنده‌ای به نام برایان تریسی (Brian Tracy) محبوب شد. این اصطلاح در اصل یک تکنیک مدیریت زمان است که می‌گوید شما باید سخت‌ترین و مهم‌ترین وظایف فهرست انجام کارهای خود را در ابتدایی‌ترین کار روز قرار دهید و به انجام برسانید. انجام سخت‌ترین و مهم‌ترین کارها قبل از هر کاری که قرار است در طول روز انجام دهید، باعث می‌شود تا زمان بیشتری داشته باشید و در عین حال به فردی پر حاصل‌تر تبدیل شوید.

۵. برای حواس‌پرتی‌های خود زمان‌بندی داشته باشید

رفع حواس‌پرتی با تکنیک مدیریت زمان

مردم به راحتی می‌توانند حواس پرت شوند و ناخواسته سر خود را از کاری که مشغول انجام آن هستند بیرون بکشند. برای مثال در محیط کار، می‌خواهید برای ۲ دقیقه با همکار خود صحبت کنید، اما هم شما و هم آن همکار می‌دانید که این ۲ دقیقه می‌تواند به راحتی تبدیل به ۲۰ دقیقه شود. یا اگر در خانه مشغول انجام کارها هستید، خیلی راحت ممکن است ناگهان سر خود را به جای کار، روی گوشی همراه و شبکه‌های اجتماعی ببینید.

زمانی می‌توانید از شر این حواس پرتی راحت شوید که برای آن‌ها در فهرست زمانی خود، جایگاهی تعیین کنید. مثلا به همکار خود بگویید در ساعتی مشخص وظایف من تمام می‌شود و آن گاه نیم ساعت وقت داریم که با یکدیگر صحبت کنیم. همیشه برای این گونه حواس‌‌پرتی‌ها، یک جای مشخص در فهرست وظایف قرار دهید.

۶. روی یک چیز تمرکز کنید

شاید مهم‌ترین تکنیک مدیریت زمان، این باشد که تمرکز خوبی روی کاری که انجام می‌دهید داشته باشید. برای به دست آوردن بهترین حالت مدیریت زمان، سعی کنید در لحظه، تنها فقط روی یک کار تمرکز کنید. این تکنیک، رابطه مستقیمی با تمامی دیگر تکنیک‌های مدیریت زمان دارد. در شروع روز، روی مهم‌ترین کار ممکن تمرکز کنید و اجازه ندهید دیگر برنامه‌های زمانی تا پیش از اتمام آن وظیفه مهم، به عملکرد شما نفوذ کنند. پس از انجام یک کار، به وظیفه مهم بعدی بپردازید و این روند را تا پایان روز ادامه دهید. این کار باعث می‌شود میل انجام کارها به صورت همزمان را از خود دور کنید.

۷. فقط ۲ بار در روز به پیام‌ها و ایمیل‌ها جواب بدهید

جواب به ایمیل‌ها با تکنیک مدیریت زمان

با وجود تکنولوژی و شبکه‌های اجتماعی، بسیاری از برنامه‌ریزی‌های روزانه، با ایمیل و پیام‌ها در شبکه‌های مختلف صورت می‌گیرد. اما این که به پیام‌ها چگونه و چه زمانی پاسخ دهید، امری مهم در تکنیک مدیریت زمان است که هر شخصی نمی‌تواند به خوبی از پس آن بر بیاید. بارها شده که ناگهان خود را محو ایمیل‌ها و پیام‌ها می‌بینیم و از کارهای اصلی دور می‌شویم.

برای جلوگیری از این کار بهتر است دو بازه زمانی مشخص برای پاسخ به پیام‌ها در نظر بگیرید. یکی در ابتدا و دیگری در انتهای روز. سعی کنید هر ایمیلی در بین این دو بازه زمانی را نادیده بگیرید تا تمرکز خود را از دست ندهید، مگر آن که ایمیلی ضروری دریافت کرده باشید (هرچند که یک پیام اضطراری را باید از طریق تلفن اطلاع‌رسانی کرد.)

۸. نماینده اختیار کنید

این تکنیک مدیریت زمان بیشتر برای کارآفرینان یا مدیران مناسب است. طبق تجربه‌های کسب شده، لیست انجام وظایف این افراد تمامی ندارد و هر روز به آن‌ها نیز اضافه می‌شود. این افراد هر چه قدر که وظایف را مشخص کنند، روی یک چیز مهم تمرکز کنند یا زمانی را برای کاری خاص معین کنند، در هر صورت باید کارها را تا انتهای روز به پایان برسانند و برای بعضی‌ها این امر غیر ممکن است. مگر آن که در یک دنیای تخیلی باشید که بتوانید از خود چند نسخه منتشر کنید تا با هم کارها را به سرانجام برسانید!

حال که در این دنیای تخیلی نیستیم، بهتر است افرادی را پیدا کنیم که آن‌ها برخی از وظایف را انجام دهند. باید به دنبال افرادی باشید که نه تنها بتوانید به راحتی به آن‌ها اعتماد کنید، بلکه آن‌ها آن قدر مهارت داشته باشند که برخی کارها را نیز از شما بهتر، سریع‌تر و حتی ارزان‌تر انجام دهند.

۹. از نرم‌افزارهای بهره‌وری استفاده کنید

نرم افزارهای تکنیک مدیریت زمان

شاید تا پیش از این، تمامی اپلیکیشن‌های بهره‌وری و مدیریت را جدی نگرفته باشید، اما جالب است بدانید برخی از مدیران موفق، استفاده از آن‌ها را جدی می‌گیرند و به بهترین شکل ممکن زمان خود را مدیریت می‌کنند. دیگر نیازی نیست در ابتدای روز یا انتهای زمان کاری بنشینید و ابتدا فهرست کارهای خود را تهیه کنید.

در طول مسیر کار تا خانه یا برعکس می‌توانید با یک اپلیکیشن خوب مدیریت کارها، وظایف را تعیین کنید و سپس این برنامه‌ها در زمان معین شده، کارها را به شما یادآوری می‌کنند، زمان را دنبال می‌کنند و کارها را به سرانجام می‌رسانند. همچنین با انجام ده‌ها وظیفه می‌توانید در این اپلیکیشن‌ها، کارهای قبلی خود را مشاهده کنید و ببینید که قادر به انجام چه کارهایی هستید. همین امر به خودی خود، یک منبع انگیزه بخش است. از جمله برنامه‌های مدیریت بهره‌وری می‌توان به Formidable Forms اشاره کرد.

۱۰. وقفه‌ها را قطع کنید

هر چقدر که در طول انجام کار وقفه‌های کمتری داشته باشید، بیشتر و بیشتر به شخصی حاصل‌خیزتر تبدیل می‌شوید. کمی دقت کنید و ببینید چه چیزهایی در طول کار باعث ایجاد وقفه می‌شوند. شاید نیاز است تا برای چند ساعت گوشی خود را درون کشو یا کیف قرار دهید تا در دسترس نباشد، یا سایت‌هایی را که حواس شما را پرت می‌کنند ببندید و در انتهای روز به سراغ آن‌ها بروید. شکستن جریان کاری، مانع پروسه تکمیل وظایف می‌شود. با شناخت چیزهایی که باعث تعلیق می‌شوند و تمرکز را برهم می‌زنند، می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید.

۱۱. از تکنیک پومودورو استفاده کنید

پومودورو تکنیک مدیریت زمان

این تکنیک مدیریت زمان، توسط شخصی به نام فرانچسکو چیریلو ابداع شد. در این تکنیک، بهترین میزان زمان بین هر وظیفه، ۲۵ دقیقه تعیین شده است. پومودورو، یک سس گوجه فرنگی سنتی ایتالیایی است. از آن جایی که تهیه این سس نیاز به ۲۵ دقیقه زمان دارد، برای همین نام این تکنیک مدیریت زمان را پومودورو گذاشته‌اند. برای استفاده از این تکنیک، ابتدا کاری که قصد انجام آن را دارید تعیین و سپس ۲۵ دقیقه زمان برای انجام آن مشخص کنید. پس از هر ۲۵ دقیقه، چند دقیقه استراحت کنید و ۲۵ دقیقه بعدی را شروع کنید. جالب است بدانید که برخی از کارها با تکنیک مدیریت زمان پومودورو، سریع‌تر و بهتر از انجام آن‌ها در یک روز کامل به سرانجام می‌رسند.

۱۲. آخرین کار روز خود را با یک نقشه به پایان برسانید

سعی کنید پایان روز کاری خود را با یک برنامه‌ریزی برای روز بعد به اتمام برسانید. یا این کار را می‌توانید به صورت هفتگی انجام دهید. این کار اجازه می‌دهد تا دقیقا با شروع روز کاری خود، به سرعت روی اولویت‌ها تمرکز کنید و نیازی نباشد تا وقت خود برای به یادآوردن کارها سپری کنید و نگران این باشید تا در این بین وظیفه‌ای را از یاد ببرید یا جا بندازید.