شاید با خواندن عنوان به این فکر افتاده باشید که چرا نیاز به قانون برای استفاده از تلفن همراه در کار داریم درحالی که این دستگاه، یکی از مفیدترین وسایل در زندگی امروزه است. با استارتاپت همراه باشید تا پاسخ سوال را یافته و از قوانین ضروری استفاده از تلفن همراه در کار آگاه شوید.

تلفن‌های همراه این توانایی را به شما می‌دهند که فارغ از محیط، بتوانید کارهای خود را انجام دهید. این ابزارها به سرعت درحال تبدیل شدن به بخشی ضروری در اداره کردن کسب و کار هستند. اما اعلان‌ها (نوتیفیکشن‌ها) که گاها سبب پرت شدن حواس می‌شوند، ممکن است مانع از توجه کامل شما به کاری که در حال انجام آن هستید شده و تمرکز کردن را دشوار کنند.

استفاده از تلفن همراه در محیط کار

دانشگاه تگزاس طی پژوهشی در «آستین» (Austin)، ثابت کرده است که حتی بودن در مجاورت تلفن همراه می‌تواند منجر به کاهش «توانایی شناختی و قدرت تشخیص شده و فعالیت شناختی را تخریب کند؛ این درحالی است که کارمندان تصور می‌کنند تمام توجه و تمرکزشان را معطوف به کار کرده‌اند.»

در همین راستا، باید قوانین رسمی و واضحی را در مورد استفاده از تلفن همراه در کار وضع کرد. در ادامه، لیست ساده‌ای از قوانین را مشاهده خواهید کرد که می‌تواند سبب مفیدتر شدن عملکرد کارمندان در محیط کار شود.

۱. برگزاری جلسات بدون استفاده از تلفن همراه

  • همکاری به صورت حضوری و رودررو، هنوز هم یکی از موثرترین راه‌ها برای برقراری ارتباط و در نتیجه، ابزاری ضروری در کسب و کار است.
  • از قوانین مهم استفاده از تلفن همراه آن است که گوشی را در زمان ملاقات‌های کاری با خود نبرید (حتی اگر قرار ملاقات در زمان صرف غذا باشد). توجه کامل خود را به مخاطب معطوف کنید تا تاثیر مثبتی بر او داشته باشید که منجر به صرفه جویی در زمان و تلاشی که برای جلسه می‌گزارید نیز می‌شود.

۲. آداب معاشرت متداول برای استفاده از تلفن همراه

  • در حین ساعات کاری، از تلفن همراه خود برای کارهای شخصی استفاده نکنید (پیام دادن و گشتن در رسانه‌های اجتماعی).
  • گوشی خود را دور از میز کار و خارج از دید قرار دهید.
  • گفتگوی خود را برای جواب دادن به موبایل، قطع نکنید – در مواقع اضطراری، ابتدا صحبت را به پایان رسانده و سپس، پاسخ تماس را بدهید.
  • از یک زنگ مناسب برای تلفن همراه خود استفاده کنید و اگر اتاق کار را ترک کردید و گوشی شما روی میز بود، حتماً آن را سایلنت کنید.
  • تماس‌های شخصی خود را خارج از فضای اشتراکی محیط کار انجام داده و سعی کنید مختصر باشد.
  • برای گوش دادن به پیام‌های صوتی و تماس‌ها از اسپیکر استفاده نکنید. استفاده از هندزفری بهتر است.
  • هدفون بی‌سیم معمولاً باعث می‌شود بلندتر صحبت کنید و برای محیط کار مناسب نیست، مگر اینکه ابزار کار شما باشد.

هر محل کاری شرایط متفاوتی دارد. بنابراین لازم است که قوانین استفاده از تلفن همراه را متناسب با شرایط محیط کار خاص خود تنظیم کنید. به عنوان مثال ممکن است برای افرادی که فرزند دارند یا اعضای خانواده به آن‌ها وابسته هستند، شرایط استثنا در نظر گرفته شود.

۳. استفاده‌ی خود از تلفن همراه را کنترل کنید

تلفن همراه برای رسیدگی به کار و امور شخصی فوق‌العاده است؛ اما وقتی هر دو مورد کنار هم قرار بگیرند، تفکیک آن‌ها دشوار می‌شود. یک راه حل، داشتن دو تلفن است. یکی برای کار و دیگری برای استفاده‌ی شخصی. راه دیگر حذف کردن همه‌ی اپلیکیشن‌هایی است که حواس شما را پرت می‌کنند و یا حداقل غیرفعال کردن نوتیفیکیشن‌های آن‌ها. حتی می‌توانید با استفاده از تکنولوژی به جنگ تکنولوژی بروید و به این ترتیب از تلفن همراه در کار به صورت بهینه استفاده کنید.

کنترل‌های جدید زمان صفحه نمایش در گوشی‌های ساخت شرکت اپل، شامل ویژگی «زمان توقف» (Downtime) است و در  دستگاه‌های اندروید نیز ویژگی مشابهی وجود دارد که «سلامت دیجیتالی» (Digital Wellbeing) نامیده می‌شود. زمانی که این ویژگی فعال باشد، شما تنها می‌توانید تماس دریافت کنید و به اپلیکیشن‌های از پیش تعیین شده دسترسی داشته باشید. مدت زمان توقف تلفن خود را با ساعاتی که سر کار هستید تنظیم کرده و تنها اپلیکیشن‌هایی را که برای کار ضروری هستند، انتخاب کنید.

همچنین این امکان وجود دارد تا برای اپلیکیشن‌هایی که در آن‌ها بیش از حد زمان صرف می‌کنید نیز محدودیت زمانی قرار دهید. وقتی که زمان تعیین شده به پایان برسد، اپلیکیشن غیرفعال شده و نمی‌توانید آن را باز کنید. این ویژگی به سادگی قابل لغو شدن است؛ اما در همین حد که شما را از چک کردن دائمی تلفن همراه در محل کار، باز می‌دارد، کفایت می‌کند.

هم اپل و هم اندروید،  ویژگی «مزاحم نشوید» (Do Not Disturb) را نیز ارائه کرده‌اند که تماس‌های دریافتی را سایلنت کرده و همه‌ی نوتیفیکیشن‌ها را به «مرکز نوتیفیکیشن» (Notifications Center) هدایت می‌کند که تنها بعد از باز کردن قفل تلفن همراه، قابل مشاهده خواهند بود. این ویژگی برای استفاده در زمان رانندگی یا خواب طراحی شده که البته در زمان کار نیز می‌توان از آن بهره برد. می‌توانید از بخش تنظیمات به این ویژگی دسترسی پیدا کنید.

علاوه بر آن، این امکان وجود دارد که اجازه‌ی تماس دریافتی از افرادی خاص (مثلاً لیست Favorites) را فعال کرده و ویژگی پاسخ‌دهی خودکار به صورت پیام متنی دلخواه را تنظیم کنید. در شرایط اضطراری، اگر مخاطب شما کلمه‌ی «urgent» به معنای فوری را  ارسال کند، حالت «مزاحم نشوید» غیرفعال می‌شود. همچنین می‌توانید گزینه‌ی «تماس‌های تکراری» (Repeated Calls) را فعال کنید تا تماس دوم فردی که ظرف سه دقیقه‌ی گذشته با شما صحبت کرده است، سایلنت نباشد. وقتی حالت «مزاحم نشوید» را فعال می‌کنید، می‌توانید در «مرکز کنترل» (Control Center) یک میان‌بر قرار دهید تا در زمان دلخواه قادر به خاموش و روشن کردن فوری آن باشید.

استفاده از تلفن‌های همراه شاید ضروری باشد؛ اما مهم این است که برای آن حد و مرز داشته باشیم. با همکاری کارمندان می‌توان یک مجموعه قانون برای استفاده از تلفن همراه در کار را تنظیم کرد تا ضرورت‌های خاص محیط کار تامین شود.