آگاهی از اینکه پس از سفارش مشتری، می‌توانید کدام کالاها را فورا برای او بفرستید و کدام‌ها را باید تولید کنید؛ مهم‌ترین نکته در بهینه سازی زنجیره تامین به حساب می‌آید. آسان‌ترین روش برای این منظور، استفاده از قوانین ساده طبقه بندی موجودی کالا است. با ما در این مطلب از استارتاپت همراه باشید تا با هم، به چگونگی بهینه سازی زنجیره تامین بپردازیم.
کنترل موجودی کالا
در شرکت‌هایی که حجم و تنوع کالایی بالایی دارند و همچنین سازمان‌هایی که تعداد کالاهای‌شان محدود است، بهینه سازی زنجیره تامین چندان کار راحتی نیست؛ از این رو پیروی از یک الگوی موثر، کمک بزرگی برای آن‌ها محسوب می‌شود. روش ABC مشخص می‌کند که موجودی چه کالاهایی باید سالیانه چک شود و بررسی کدام کالاها باید همواره و همیشگی باشد.
طبقه بندی موجودی کالا به روش ABC
روش‌های زیادی برای این طبقه بندی وجود دارد، اما اکثر شرکت‌ها از راهکار زیر استفاده می‌کنند.
- در روش A باید ۲۰ درصد کالا را در انبار نگهداری کرد و ۸۰ درصد مابقی آن را به صورت نقد، ذخیره نمود.
- در روش B باید ۳۰ درصد موجودی کالا را در انبار ذخیره کرد و ۱۵ درصد را برای استفاده، در شرکت قرار داد.
- در روش C باید ۵۰ درصد را به صورت کالا در انبار ذخیره کرد و ۵ درصد آن را برای استفاده، در شرکت قرار داد.
بعضی شرکت‌ها از روش‌های دیگر استفاده می‌کند. مثلا یکی از شرکت‌های معتبر با توجه به زمان و میزان اهمیت و اعتبار مشتری، موجودی کالا را اولویت‌بندی می‌کند و برنامه ABC خود را می‌نویسد.
برای اینکه بتوانید برنامه خوبی بنویسید، باید اطلاعات مورد نیازتان را جمع آوری کنید و سپس با استفاده از برنامه اکسل، به سراغ بهینه سازی موجودی انبار کالای خود بروید. هنگام نوشتن برنامه، شرکت را به طور کامل بررسی کنید و تمام بخش‌ها را در نظر بگیرید. زیرا در نظر نگرفتن تنها بخش کوچکی از شرکت، ممکن است برنامه شما را به طور کامل به هم بریزد.
دقت کامل موجودی کالا
فرض می‌کنیم که شما می‌دانید، دقت موجودی کالا باید کامل باشد؛ حال چگونه باید میزان کامل بودن آن را اندازه گیری کرد؟ دقت کامل در موجودی کالا، به تعداد محصولات بستگی ندارد و برای هر تعدادی، مهم است.
شاید فکر کنید که این فرایند، بسیار سخت است و شرکت شما قبلا از آن استفاده نکرده است. این کار را مانند یک مسابقه دو میدانی در نظر بگیرید. اگر شما در طول مسیر، سختی نکشید؛ قطعا نمی‌توانید به نتیجه دلخواه‌تان برسید. در ادامه مطلب، ۲ روش به شما معرفی می‌شود که به کمک آن‌ها می‌توانید به دقت کامل برسید.
- تمام محصولاتی که در انبار دارید را حساب کنید؛ سپس نتیجه را با مقدار موجودی کالا، مقایسه کنید.
- ابتدا مقدار موجودی کالا را پیدا کنید و آن را به صورت نقد برگردانید؛ سپس این مقدار را با مقدار واقعی، مقایسه کنید.
در روش اول، باید دقت بیشتری به خرج دهید؛ به همین دلیل پیشنهاد من به شما، روش دوم است. به محض این که این مقایسه را انجام دهید، نقطه شروع خود را پیدا کرده‌اید. بعضی از شرکت‌ها این اندازه‌گیری را سالانه انجام می‌دهند و در طول یک سال، کاملا به آن بی‌توجه هستند. اما از نظر ما، این اشتباه‌ترین کار است.
دوره شمارش
دوره شمارش، به شرکت کمک می‌کند تا به طور مرتب در طول یک سال موجودی کالا خود را به دست آورد. دفعات شمارش به تعداد کالای موجود در انبار شما بستگی دارد هر چه این تعداد بیشتر باشد، باید بیشتر شمارش را انجام دهید. برای انجام این کار می‌توانید یک یا ۲ نفر را به صورت پاره وقت استخدام کنید. با این کار، هیچ وقت حساب موجودی کالا از دست شما خارج نمی‌شود و هیچ‌وقت مقابل مشتری خود بد قول نمی‌شوید. هر چه بیشتر شمارش را انجام دهید با گذشت زمان این کار برای شما ساده‌تر می‌شود. بعضی شرکت‌ها به دلیل اینکه دوره شمارش دارند از شمارش و بررسی موجوی کالای سالانه چشم پوشی می‌کنند. اگر نظر ما را بخواهید، این روش هم اشتباه است. اگر می‌خواهید شرکت منظمی داشته باشید که هرگز مشتریان خود را از دست نمی‌دهد، موجودی کالا خود را هم به صورت دوره‌ای و هم به صورت سالیانه، بررسی کنید.
اگر کالای زیادی در انبار خود دارید یا کارمندان‌تان به خوبی شمارش را انجام نمی‌دهند، فردی را برای این منظور استخدام کنید تا بهینه سازی موجودی کالا، به خوبی انجام شود. همچنین اگر نمی‌توانید به طور مداوم کالاهای خود را شکارش کنید، پیشنهاد می‌کنیم که از روش موجودی کالای A استفاده کنید. زیرا با استفاده از آن، شما همیشه در صدر رقابت باقی خواهید مانید.
چند نکته کلیدی درباره دوره شمارش
- شمارش را روزانه، اتفاقی و رندوم انجام دهید. با این کار اگر به مشکلی برخوردید، متوجه می‌شوید که باید کل موجودی کالا را از اول بررسی کنید.
- افرادی که شمارش دوره‌ای را انجام می‌دهند، نباید همان افرادی باشند که شمارش روزانه را انجام می‌دهند. چون ممکن است او اشتباه خود را تکرار کند و به بهینه سازی صدمه بزند.
موجودی کالای هر شرکت، یکی از مهم‌ترین ارکان آن است که مستقیما با فروش ارتباط دارد و کوچک‌ترین نقصی در آن، باعث می‌شود تا مشتریان از شما ناراضی باشند. پس به آن توجه کنید و همیشه به دنبال بهینه سازی موجودی کالا باشید. هم به صورت دوره‌ای، هم سالیانه و هم روزانه، انبار خود را بررسی کنید و میزان مطابقت عرضه و تقاضا را در شرکت خود، ثبت کنید.