یکی از دلایل دشواری بروزرسانی رزومه این است که با گذر زمان، حافظه شما در مورد موفقیت‌ها و وظایف روزانه خود، کم‌رنگ می‌شود. اگر همین الان نمی‌توانید برنامه‌های جمعه گذشته را به یاد بیاورید، چگونه می‌توانید عملکرد سال قبل خود را به یاد بیاورید؟
راه‌حل این است که یادداشت‌برداری کنید تا بروزرسانی توضیحات شغلی در رزومه، آسان‌تر شود. ما در این مقاله از استارتاپت، مطرح می‌کنیم که چگونه توجه به اموری که انجام داده‌ایم، ما را در بروزرسانی رزومه یاری می‌رساند.
چرا باید آمار کار خود را داشته باشید؟
اگر آمار و اطلاعات آنچه انجام می‌دهید، آنچه یاد می‌گیرید و آنچه بدست می‌آورید را داشته باشید؛ قطعا بروزرسانی رزومه بسیار آسان‌تر خواهد بود. از طرفی آگاهی از عملکرد خود، باعث بالا بردن قدرت مذاکره برای ارتقای شغلی و افزایش حقوق است. همچنین این آمار، در مواقعی که باید یک بیوگرافی از خود، در یک رویداد یا جلسه حرفه‌ای دیگر ارائه دهید؛ بسیار کاربردی است.
در حقیقت این اطلاعات، آمادگی برای مصاحبه‌ها را ساده‌تر می‌کند. به این ترتیب شما برای پاسخ به سوالاتی مثل «بزرگ‌ترین موفقیت‌های شما چیست؟» و «یک موقعیت دشوار شغلی بزرگ و واکنش خود را توضیح دهید»، آمادگی کامل خواهید داشت.
آمار چه کارهایی را باید داشته باشید؟
از آن‌جایی‌که مدام به صورت مستقیم رزومه را به روز رسانی نمی‌کنید، باید طیف وسیعی از موارد را یادداشت کنید. در این قسمت به چند مورد اشاره می‌کنیم:
- مهارت‌های جدید: اگر در کلاس یا کارگاهی شرکت می‌کنید، آن را یادداشت کنید. جلسات آموزشی در محل کار ارزشی ندارند. اگر برنامه جدیدی را یاد گرفتید، آن را هم یادداشت کنید.
- جوایز و تقدیرنامه‌ها: آیا رئیس شرکت ایمیلی حاوی تقدیر از شما را به تیم فرستاده است؟ آیا جایزه بهترین فروشنده را از رئیس یا یک سازمان خارجی دیگر به دست آورده اید؟ تاریخ و موضوع تقدیر یا جایزه را یادداشت کنید.
- پروژه‌ها و تسک‌ها: به این مورد، روزانه بپردازید. زیرا مانند لباس شستن هفتگی، امری ضروری و فراموش نشدنی است. حداقل در مورد اینکه دقیقا کار شما چه چیزی بوده و چگونه در آن موفق شده‌اید بنویسد. همچنین، به مشکلات و عوامل موفقیت خود اشاره کنید. این عمل، علاوه بر کمک به بروزرسانی رزومه در پاسخ به سوالات در جلسه مصاحبه شغلی هم به شما کمک می‌کند.
- تعامل با همکارها، مدیران و افرادی که شما بر کار آن‌ها نظارت دارید: اگر شما مدیر یک یا چند نفر هستید، باید حتما این مورد را در رزومه خود یادداشت کنید. تعامل با دیگر همکاران لزوما مناسب رزومه نیست، اما شاید برای جلسات مصاحبه، مفید واقع شود. (مثلا اگر در مورد کار تیمی از شما سوال پرسیده شود.)
- چالش‌ها: باز هم ممکن است که لازم نباشد این اطلاعات را در رزومه خود وارد کنید اما سوالات زیادی در جلسات مصاحبه در مورد چالش‌های همکاری با همکارها، پروژه‌های از مسیر خارج شده و دیگر چالش‌های محیط کاری، پرسیده می‌شود. در مورد از دست رفتن یک پروژه بزرگ به دلیل عدم توجه به زمان‌بندی، یادداشت برداری کنید. همچنین اگر در پروژه بعدی به دلیل برنامه‌ریزی تا زمان انجام پروژه، به موفقیت دست پیدا کردید، حتما بنویسید. به این ترتیب، به راحتی می‌توانید به سوالات جلسات مصاحبه، در مورد مشکلات و مسائل پیش رو هنگام انجام تسک‌ها، پاسخ دهید.
- موفقیت‌ها و نتایج: تمام موفقیت‌های بزرگ کاری مانند برنامه‌ریزی برای یک رویداد، فروش بیش از هدف تعیین شده، تمام‌کردن یک معامله، یا پس‌انداز را یادداشت کنید. دقیق‌ترین اطلاعات عددی را یادداشت کنید تا بعدها برای پیدا کردن اطلاعات، مجبور نباشید به سراغ ایمیل‌های خود بروید.
چگونه آمار کارهای خود را داشته باشیم؟
این کار کمی سخت است. زمانی که شخصی از شما تقدیر می‌کند، ممکن است همان لحظه فکر کنید که هرگز آن را فراموش نمی‌کنید؛ اما اگر آن را یادداشت نکنید، ممکن استه فراموشش کنید. در این قسمت چند ایده در مورد اینکه کجا می‌توانیم آمار کارهای خود را یادداشت کنیم، معرفی شده است.
- در قسمت پیش‌نویس ایمیل یا در ماکروسافت ورد: می‌توانید در قسمت پیش‌نویس ایمیل یا در ماکروسافت ورد، تمام اطلاعات را وارد کنید.
- دفتر‌خاطرات: شاید دوست داشته باشید از روش قدیمی خودکار و کاغذ استفاده کنید.
- ضبط کننده صدا: اگر نوشتن برای شما زحمت دارد، می‌توانید از ضبط‌کننده صدای تلفن همراه یا هر وسیله دیگری استفاده کنید. (این گزینه ممکن است در زمان حال ساده باشد، اما در موقع بروزرسانی رزومه سخت‌تر از گزینه‌های دیگر است، زیرا نمی‌توانید با یک نگاه کوتاه همه اطلاعات را به صورت کلی بدست آورید.)
- فهرست: اگر در تلفن همراه خود برنامه‌ای دارید که قابلیت تهیه فهرست دارد، می‌توانید از آن استفاده کنید.
- پیش‌نویس رزومه: یک نسخه از رزومه خود را به صورتی ایجاد کنید که بتوانید نکته‌های غیر رسمی را به صورت لحظه‌ای در آن وارد کنید. هنگام بروزرسانی رزومه تمام اطلاعات همان‌جا هستند و تنها کاری که باید انجام دهید، ویرایش و مرتب کردن اطلاعات است.
- تقویم کاغذی یا دیجیتالی: استفاده از تقویم برای یادداشت‌بردای مفید است.
- پوشه دیجیتال: یک پوشه دیجیتال داشته باشید تا ایمیل‌ها، ارزیابی‌ها و سند‌های دیگر حاوی اطلاعات مفید را در آن ذخیره کنید.
هرجایی که اطلاعات را وارد می‌کنید، از این اطمینان حاصل کنید که حتی در مواقعی که نمی‌توانید وارد کامپیوتر کاری خود شوید؛ باز هم به اطلاعات دسترسی دارید. پس اگر در قسمت پیش‌نویس ایمیل وارد می‌کنید؛ در اکانت شخصی خود و نه در اکانت شرکت، آن را ذخیره کنید. به جای قرار دادن پوشه دیجیتال روی دسکتاپ کامپیوتر شرکت، آن را در فضای آنلاین قرار دهید.
زمان هم بسیار اهمیت دارد
یادداشت کردن اطلاعات هنگام به وقوع پیوستن یک اتفاق یا عمل، بسیار خوب است اما شاید همیشه امکان‌پذیر نباشد. یک آلارم یادآور هفتگی یا ماهانه برای یادداشت‌برداری در نظر بگیرید.
تا جایی که می‌توانید اطلاعات را زودتر به همراه جزئیات دقیق یادداشت کنید. یک جمله همراه با غلط‌‌های نوشتاری که تصویر کلی ارائه نمی‌دهد، باز هم بهتر از هیچ است؛ زیرا بعدا می‌توانید از آن برای بروزرسانی رزومه استفاده کنید. پس به این دلیل که وقت یادداشت‌برداری با بهترین کیفیت را ندارید، به یادداشت‌برداری معمولی بسنده کنید. حتی اگر اطلاعات پراکنده و چند بخشی باشد، باز هم در نهایت مفید است.