داشتن برنامه ریزی زمانی دقیق و ماهرانه نکته‌ای اساسی برای افزایش کارایی و بازدهی کار به شمار می‌رود. بسیاری افراد برنامه ریزی زمانی را امری دشوار می‌دانند، اما کافی است تا این افراد روش‌های درست این کار را بیاموزند تا دریابند آنقدرها هم که فکر می‌کردند چالش برانگیز نیست.
در قسمت پیشین مقاله مدیریت زمان، ۱۶ روش کارآمد برای برنامه ریزی زمانی معرفی شدند. در ادامه نیز، دیگر راهکارهای موثر برای مدیریت زمان حرفه‌ای را بیان خواهیم کرد.
۱۷. ترکیب برنامه‌ها
با ترکیب برنامه‌ها می‌توانید در وقت صرفهجویی کرده و برنامه ریزی زمانی دقیق‌تری داشته باشید. برای مثال فرض کنید یک قرار کاری برای ناهار در رستورانی نزدیک به اداره بیمه دارید. همچنین تصور کنید که یکی از مواردی که در فهرست کارهایی که باید به انجام برسانید تمدید قرارداد بیمه است. پیش از این‌که به قرار ناهار بروید باید مدارک بیمه را با خود برداشته تا بعد از رستوران یکراست به سمت اداره بیمه بروید. به این ترتیب فعالیت‌های خود را با هم ترکیب کرده و در زمان صرفهجویی می‌کنید.
۱۸. استفاده بهینه از کیبورد
امروزه بسیاری افراد زمان زیادی را پای کامپیوتر می‌گذرانند و فعالیت‌های خود را توسط کامپیوتر انجام می‌دهند. با آموختن استفاده بهینه از کیبورد می‌توان در وقت صرفهجویی کرد. سعی کنید شما هم روش‌های کار با کیبورد را به خوبی فراگیرید تا با سرعت بیشتری کارهای خود را به انجام برسانید.
۱۹. کوتاه کردن ایمیل‌ها
توجه داشته باشید که کوتاه بودن ایمیل‌ها نه تنها زمان کمتری از شما می‌گیرند، بلکه نشان‌گر حرفه‌ای بودن شما هستند.
۲۰. پاس دادن
لازم نیست همه کارها را خودتان به انجام برسانید. وقتی در برنامه ریزی زمانی به مشکل می‌خورید و وقتتان تنگ است می‌توانید برخی وظایف خود را به دیگران محول کنید.
۲۱. انجام کارها با روش‌های اتوماتیک
امروزه تکنولوژی در بسیاری از امور به کمک انسان آمده و زندگی را برای ما ساده‌تر کرده است. باید روش کار با دستگاه‌های تکنولوژی را آموخته و سعی کنید تا با روش‌های جدید کارهای خود را به سریع‌ترین شکل ممکن انجام دهید. به این ترتیب هرچه زمان بیشتری را برای خود زخیره کنید راحتتر می‌توانید برنامه ریزی زمانی درستی داشته باشید.
۲۲. خط زدن
هر از چند گاهی فهرست کارهای خود را نگاه کنید و فعالیت‌هایی که دیگر در راستای اهدافتان نیستند یا کمکی به پیشرفتتان نمی‌کنند را از آن خط بزنید. به این ترتیب وقت خود را برای انجام کارهای غیر لازم هدر نمی‌دهید. برنامه ریزی زمانی در جایی که کارهای غیر ضروری در فهرست وظایفتان نباشد کاری آسان‌تر خواهد بود.
۲۳. چهار ساعت کار کردن
تحقیقات نشان داده‌اند که انسان‌ها باید چهار ساعت در روز را به انجام وظایف شغلی خود اختصاص دهند. البته تصور نکنید که باقی زمانتان را می‌توانید آزاد باشید. در حقیقت این چهارساعت زمان مفیدی است که به انجام کارهای مربوط به شغلتان می‌پردازید. زمان باقی مانده از روز خود را باید به استراحت، یادگیری مهارت‌های تازه و انجام امور شخصی بپردازید.
۲۴. تمرکز کردن روی یک کار
نباید به صورت همزمان چند کار را انجام دهید زیرا دقت و سرعت شما کاهش پیدا می‌کند. هرگاه به صورت همزمان دوکار را انجام می‌دهید، ذهن شما نمی‌تواند روی هیچ‌کدام از این فعالیت‌ها تمرکز کند در نتیجه برخلاف تصور سرعتتان کمتر می‌شود. یکی از نکات مهم در برنامه ریزی زمانی این است که هر زمان را به تمرکز روی یک کار اختصاص دهید و آن را با دقت کامل به انجام برسانید.
۲۵. سرزنش نکردن خویشتن
در نظر داشته باشید طبیعی است که گاهی از برنامه ریزی زمانی خود سرپیچی کنید. پس نباید خود را بخاطر این‌که صبح یک روز تعطیل را به تماشای فیلمی گذراندید سرزنش کنید.
۲۶. تکنیک پامودورو
این تکنیک را برای انجام وظایف دشوار و طولانی می‌توانید به کار گیرید. در این تکنیک از یک تایمر زنگ‌دار استفاده کنید. پیش از شروع کار تایمر را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و پس از به صدا درآمدن زنگ آن را روی ۵ دقیقه کوک کرده و استراحت کنید. سپس این کار را آنقدر تکرار کنید تا کارتان تمام شود. به این ترتیب این فعالیت دشوار را می‌توانید در مدت‌های ۲۵ دقیقه‌ای انجام داده و بین هر بخش اندکی استراحت کنید. در نتیجه کار کمتر باعث خستگی شما شده و می‌توانید انرژی خود را تا به آخر حفظ کنید.
۲۷. تکنیک زنجیر
یک تقویم به دیوار اتاق خود آویزان کنید و روی هر روزی که بر اساس برنامه ریزی زمانی خود پیش رفتید خط بکشید. به این صورت روزهای موفقیت آمیز شما مانند یک زنجیر به هم متصل می‌شوند. این روش باعث می‌شود تا کمتر از برنامه روزانه خود لغزش کرده و تلاش کنید تا زنجیر را پاره نکنید.
۲۸. قانون دو دقیقه
بر اساس قانون دو دقیقه هر کاری که انجام دادنش کمتر از دو دقیقه از شما زمان می‌گیرد را باید الان انجام دهید. به این صورت بسیاری از فعالیت‌ها از فهرست کارهایتان خط خورده و راحتتر می‌توانید برنامه ریزی زمانی خود را تنظیم کنید.
۲۹. تقسیم پنج دقیقه‌ای
شاید برایتان جالب باشد که چطور الن ماسک (Elon Musk) دو کمپانی بزرگ تسلا و اسپیس ایکس را اداره می‌کند. او برنامه روزانه خود را به بخش‌های پنج دقیقه‌ای تقسیم می‌کند و به این ترتیب با دقت بالایی برنامه ریزی زمانی خود را پیش می‌برد. او با استفاده از این روش هیچ زمانی را تلف نمی‌کند. با به‌کار گیری این روش می‌توانید برنامه ریزی زمانی دقیقی داشته و بازدهی روزانه خود را به میزان چشمگیری افزایش دهید.
۳۰. القای انگیزه صبحگاهی
هر روز پس از برخاستن از خواب از خود چند سوال بپرسید. امروز چگونه می‌توانم با فعالیت خود بیشترین تاثیر را روی جهان پیرامونم بگذارم؟ امروز چطور باید عمل کنم تا آینده بهتری برای خود ترسیم کنم؟ چه کارهایی هستند که امروز انجام دادنشان می‌تواند باعث خوشحالی من شود؟ با پاسخ دادن به چنین سوال‌هایی در ابتدای صبح انگیزه بالاتری برای کار کردن در طول روز خواهید داشت.
در این مقاله به معرفی مواردی از فهرست راهکارهای مدیریت زمان پرداختیم. اگرشما هم از فقدان مهارت در برنامه ریزی زمانی رنج می‌برید و آن را مانعی بر سر موفقیت خود می‌دانید بخش بعدی مطلب را در قسمت سوم دنبال کنید.