هر سازمان برای دستیابی به موفقیت باید برنامه ریزی را در دستور کار خود قرار دهد. شیوه‌ها و روش‌های متفاوتی جهت انجام این کار وجود دارد. یکی از مهم‌ترین و شاخص‌ترین این شیوه‌ها، برنامه ریزی استراتژیک است که در این مطلب از استارتاپت به مراحل و فرآیندهای انجام آن نگاهی خواهیم داشت.

برنامه‌ ریزی استراتژیک چیست؟

برنامه ریزی استراتژیک مشخص می‌کند که یک شرکت به دنبال چه چیزی است و نقشه راه لازم برای رسیدن به موفقیت را ترسیم می کند. پیش از این، برنامه ریزی استراتژیک در بازه‌های زمانی ۱۰ ساله انجام می‌شد. ولی امروزه برنامه ریزی استراتژیک شرکت‌ها و سازمان‌ها عموما در رابطه با دو سه سال آینده است و در این میان حتی شرکت‌هایی هم هستند که سال به سال به ایجاد یک برنامه جدید یا به‌روز رسانی برنامه‌ استراتژیک قبلی خود می‌پردازند. 
توسعه یک برنامه استراتژیک، فرآیندی چند مرحله‌ای است که هر گام آن زیربنایی برای مرحله بعدی خواهد بود. برای شروع این فرآیند، شرکت باید اول از همه شور و شوق فراوانی به کاری که انجام می‌دهد و همچنین تصور روشنی از این که دلش می‌خواهد در آینده به چه اهدافی دست یابد داشته باشد. این نکات می‌تواند توسعه یک برنامه استراتژیک موفق را تضمین کند.

گام اول: نوشتن بیانیه چشم‌انداز

این بیانیه معمولا شامل ۲ تا ۳ جمله است که به خواننده (و مهم‌تر از آن خود سازمان)، تصویری از چیزی که سازمان امیدوار است در آینده به آن دست یابد نشان می‌دهد. این نکته بسیار مهمی است که بدانیم سازمان به چه سمتی در حال پیشروی است تا از این طریق بتوانیم با توسعه یک طرح استراتژیک، مسیر رسیدن به آن را هموارتر سازیم. ارزش بیانیه چشم‌انداز در این است که به مدیران و کارکنان هدف مشترکی می‌دهد.

نوشتن بیانیه چشم‌انداز برای برنامه ریزی استراتژیک

فرآیند نوشتن بیانیه چشم‌انداز

افراد را در یک اتاق جمع کنید. از آن‌ها بخواهید که چشمانشان را ببندند و تصویر ذهنی خود را از زمانی که سازمان به وضعیت مطلوب خود رسیده است بیان کنند. ماحصل این افکار را روی یک تخته سفید یا تابلو رسم کنید. راجع به چیزی که روی این تخته می‌بینید به بحث پرداخته و روی آن به اجماع برسید. حالا باید کمی وقت بگذارید و ضمن بازی کردن با کلمات و پس و پیش کردن آن‌ها جملاتی را بسازید که چشم‌انداز آینده شرکت را به بهترین شکل توصیف می کنند.

نمونه‌ای از یک بیانیه چشم‌انداز

خشک­شویی ABC با ارائه خدمات بی‌نظیر و غیر قابل رقابت به مشتریان، در زمینه تمیز کردن انواع لباس‌ها، به بهترین خشک­شویی در این منطقه از شهر تبدیل خواهد شد.

گام دوم: نوشتن بیانیه ماموریت

بیانیه ماموریت توضیحی درباره فلسفه وجودی سازمان و این که چه مسیری را برای رسیدن به چشم‌انداز خود طی خواهد نمود است. این بیانیه معمولا کوتاه‌تر از بیانیه چشم‌انداز است. البته این مسئله بیش از همه، به نوع سازمان بستگی دارد و همیشگی نیست. بیانیه ماموریت باید شامل جمله‌ای درباره انگیزه‌های سازمان و دلیل وجودی آن باشد.

فرآیند نوشتن بیانیه ماموریت

ابتدا از گروه بخواهید نگاهی به بیانیه چشم‌انداز بیاندازند و سپس طوفان فکری را برای نوشتن بیانیه ماموریت آغاز کنید. از همه بخواهید که افکار خود را به شکل خلاصه در حد ۵ تا ۷ کلمه بیان کنند تا شما آن را روی یک تخته سفید (یا هر نوع تابلوی دیگری) بنویسید. وقتی ایده‌ها و افکار همه افراد را نوشتید، با کمک هم به دنبال شباهتی بین این ایده‌ها بگردید. معمولا در این هنگام چند ایده را می‌توان در قالب یک جمله واحد توصیف کرد. کلمه‌ها و جملات را دوباره‌نویسی کنید و این کار را تا جایی ادامه دهید که همه با این نکته که یکی از این جملات می‌تواند به طور کامل بیان کننده ماموریت سازمان باشد موافق باشند.  

نمونه‌ای از یک بیانیه ماموریت

هدف ما، کمک به مشتریانمان و افزایش طول عمر لباس‌­های آن‌ها است.

گام سوم: انجام تجزیه و تحلیل فاصله

تجزیه و تحلیل فاصله، فرآیندی است که یک سازمان برای تشخیص فاصله میان وضعیت کنونی و وضعیت مطلوب مورد نظرش که در چشم‌انداز خود به آن اشاره کرده است طی می‌کند. این فرآیند معمولا شامل مرحله‌ای تحقیقاتی در خارج از سازمان و نگاهی سختگیرانه به داده‌ها و وضعیت داخلی سازمان است. نمونه‌ای از شکاف‌ها و فاصله‌هایی که ممکن است توسط سازمان در این گام مورد بررسی قرار گیرند می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

  • سهم بازار
  • مسائل مالی
  • فرایندها و سیستم های داخلی سازمان
  • ارتباطات خارج از سازمان

نمونه ای از یک تجزیه و تحلیل فاصله

۱. امتیاز رضایتمندی مشتریان: ۶۵

۲. حاشیه سود: ۱٪

۳. در اختیار داشتن ۱۰٪ از سهم بازار

۴. ٪۱۰ برگشت، به دلیل ضعف کیفی در خدمات ارائه شده

گام چهارم: نوشتن اهداف به روش اسمارت

اهداف اسمارت (SMART) را برای دو تا سه سال آینده بنویسد. البته بسته به نوع سازمان، این دوره زمانی می‌تواند کوتاه‌تر یا طولانی‌تر باشد.

نمونه ای از اهداف سازمانی

۱. تا سال **۱۳، امتیاز رضایتمندی مشتریان از خشکشویی به ۸۵ خواهد رسید

۲. تا سال **۱۳، حاشیه سود خشکشویی به ۵٪ خواهد رسید

۳. تا سال **۱۳، سهم بازار خشکشویی به ۲۵٪ خواهد رسید.

۴. تا سال **۱۳، برگشت لباس به دلیل ضعف در کیفیت کار باید به زیر ۲٪ برسد.

داشتن اهداف چیز بسیار خوب و مهمی است. البته به شرطی که اجرایی شوند و در این میان شخصی نیز در ساختار فرآیند مدیریت عملکرد سازمان، مسئولیت نظارت بر اجرای این اهداف را بر عهده داشته باشد. در غیر این صورت این اهداف چیزی بیشتر از چند کلمه نوشته شده روی یک کاغذ نخواهند بود.

برای اجرایی شدن اهداف، ابتدا باید آن‌ها را به بخش‌های مختلف سازمان و در نهایت کارمندان ارجاع داد. این یعنی این که بدانیم وظیفه انجام هر کدام از این اهداف بر عهده چه کسی است.

گام پنجم: نظارت بر پیشرفت

نظارت بر پیشرفت در برنامه ریزی استراتژیک

اهداف باید حداقل در بازه‌های زمانی ۳ ماهه مورد بررسی قرار گیرند. این کار می‌تواند به سادگی درخواست از افراد مسئول در هر بخش برای ارائه یک گزارش در مورد پیشرفت‌هایی که در سه ماهه اخیر در راستای استراتژی سازمان حاصل شده است باشد. انجام این کار بسیار مهم است. زیرا امروزه آنقدر سازمان‌ها مشغول انجام کارهای روزمره هستند که گاهی مسیر رسیدن به اهداف بلند مدت خود را گم می‌کنند.

حداقل یک بار در سال، برنامه استراتژیک و اهداف تنظیم شده باید مورد بررسی مجدد قرار گیرند و در صورت نیاز با توجه به شرایط کنونی بازار و تغییرات رخ داده در آن، به‌روز رسانی شوند. این کار جهت اطمینان از تمرکز و انطباق اهداف با وضعیت کنونی سازمان اجتناب ناپذیر است.

حتما از سند اهداف برای پیگیری وضعیت حرکت به سمت آن ها استفاده کنید. در همه جلسات برگزار شده راجع به اهداف سازمان صحبت کنید تا همگان متوجه اولویت و اهمیت آن‌ها شوند. بسیاری از شرکت ها به دلیل ترس از این فرایند به سمت برنامه ریزی استراتژیک نمی روند. با این حال هر سازمانی با هر اندازه‌ای که باشد می‌تواند انجام این کار را بر عهده افراد آموزش دیده بگذارد و البته برای هر چه بهتر انجام شدن آن، زمان و منابع لازم را هم در اختیاراین افراد قرار دهد.