بدون شک با ارزش‌ترین دارایی هر فردی زمان است. افراد زیادی برای استفاده‌ی درست از این دارایی، به دنبال ایجاد یک برنامه روزانه کارآمد هستند اما اکثرشان در چگونگی تدوین آن با چالش رو به رو هستند.
یک ضرب المثل قدیمی می‌گوید: «افرادی که از برنامه‌ریزی چشم می‌پوشند خودشان را نا امید خواهند کرد.»
مهم‌ترین و تاثیرگذارترین تصمیمی که می‌توانید بگیرید این است که از این به بعد زندگی‌تان را از روی یک برنامه روزانه پیش ببرید. در واقع برنامه‌ریزی، سبب افزایش کارایی شما می‌شود.
هنگامی که روزتان را طبق برنامه پیش می‌برید احساس رضایت درونی بیشتری دارید چون هم از وقتتان بهتر استفاده کرده‌اید و هم کارایی بیشتری داشتید.
مدیریت زمان، یعنی اتلاف زمان!
به نظر عجیب و غریب می‌آید؟! اما حقیقت دارد. در واقع مدیریت زمان، یعنی تعیین زمان مشخص برای هر فعالیت، کار بیهوده‌ای است. چون در این حالت نمی‌توان زمان درستی را به فعالیت‌های روزانه داد. در بعضی فعالیت‌ها زمان کافی ندارید در صورتی که در برخی دیگر زمان اضافه دارید و سهم زیادی از آن اتلاف می‌شود.
مدیریت زمان یعنی مدیریت ارزش‌ها؛ مدیریت زمان یعنی مدیریت فعالیت‌ها؛ مدیریت زمان یعنی مدیریت زندگی. هیچ کدام از ما آن قدر باهوش نیستیم که بتوانیم زمان را مدیریت کنیم ولی می‌توان با مدیریت فعالیت‌های روزانه به طور غیر مستقیم زمان را مدیریت کرد.
۱. برای برنامه روزانه کارآمد اولویت‌هایتان را مشخص کنید
اگر تا الان به اولویت‌های روزانه‌تان فکر نکرده بودید بهتر است همین الان اقدام کنید. چون اگر کارهایتان را طبق اولویت‌بندی انجام ندهید ممکن است به همه‌ی کارهایتان نرسید و یک کار ضروری قربانی انجام یک کار غیر ضروری شود.
در واقع دانستن این که چه کارهایی باید در اولویت شما باشد تعهدتان را به انجام آن‌ها بیشتر می‌کند. علاوه بر این، شناختن اولویت‌ها و ارزش‌های هر فعالیت در برنامه‌ی روزانه باعث ایجاد احساس آرامش درونی هم می‌شود. این کار استرس را به میزان چشم‌گیری خواهد کاست.
در واقع اولویت‌بندی اهداف و ارزش‌ها، تصمیم‌گیری را بسیار آسان‌تر می‌کند. وقتی در حال اولویت‌بندی فعالیت‌ها هستید ناخودآگاه آن‌ها را بیشتر خواهید شناخت. همین شناخت هم شما را در انجام آن یاری خواهد داد.
اگر تمام این کارها را انجام دادید حالا نوبت آن است که فعالیت‌هایتان را تبدیل به عادت کنید.
۲. پیش‌بینی کنید
برای آن که یک فعالیت را به عادت روزانه تبدیل کنید باید مدتی آن را طبق برنامه و مداوم انجام دهید تا پس از مدتی بدون برنامه‌ریزی و به طور ناخودآگاه قادر به انجام آن باشید.
برای این که یک برنامه روزانه کارآمد را بچینید، روز بعد یا هفته‌ی بعدتان را تصور کنید، طبق آن فعالیت‌هایی که قرار است انجام دهید را مشخص کرده و اولویت‌بندی کنید.
برای شناخت بهتر کارهایی که قرار است در هفته‌ی آینده انجام دهید بهتر است آخر هر هفته ساعاتی را به این کار اختصاص دهید؛ این کار را می‌توانید تنها یا همراه کسی انجام دهید. در این ساعات می‌توانید به اهدافتان فکر کنید و آن‌ها را کم کم وارد برنامه زندگی‌تان کنید.
۳. فعالیت‌های برنامه‌ی روزانه را تبدیل به عادت کنید
به نظر شما چرا بیشتر افراد به اندازه‌ای که باید، کارایی ندارند؟ چون آن‌ها برای تبدیل «تلاش برای کارآمد بودن» به «تعهد به کارآمد بودن» هیچ اقدامی نمی‌کنند؛ یا شاید اصلا فرق این دو را نمی‌دانند.
برای این که عادتی در فرد نهادینه شود یک فعالیت باید به طور مکرر انجام شود. در ادامه چند راه حل برای متمرکز شدن روی تکرار یک فعالیت را بررسی خواهیم کرد که می‌توانید از آن در تدوین برنامه‌ی روزانه خود بهره ببرید.
- دست به کار شوید: برای رسیدن به آن چیزی که می‌خواهید منتظر دنیای بیرون نباشید تا به شما بدهد. باید آستین‌هایتان را بالا بزنید و دست به کار شوید. در واقع برای رسیدن به هر چیزی باید همین روند طی شود. با یک سوال مطلب روشن‌تر می‌شود: آیا فقط قدم گذاشتن در مسیر شما را به مقصد خواهد رساند؟ بدون شک خیر. پس اگر می‌خواهید به سطوح بالایی از اهدافتان دست پیدا کنید دست به کار شوید. زندگی چیزی که برایش تلاش کنید را از شما دریغ نمی‌کند.
- سرتان را بیهوده شلوغ نکنید: هرگز چند کار را همزمان به عهده نگیرید. از این کار چیزی جز کاهش کارایی عایدتان نمی‌شود. در واقع هرگز فردی را نمی‌بینیم که چند کار را همزمان به طور حرفه‌ای انجام دهد. افرادی حرفه‌ای همیشه روی یک حوزه‌ی کاری تمرکز می‌کنند. بر اساس تحقیقات انجام شده در دانشگاه هاروارد، به عهده گرفتن همزمان چند کار می‌تواند تا 40 درصد کارایی آن‌ها را کاهش دهد. همچنین این کار استرس را افزایش داده و 10 درصد IQ را نیز می‌کاهد. تحقیقات نشان می‌دهد که معمولا بعد از 11 دقیقه، تمرکز افراد روی کارشان به شدت کاهش می‌یابد و به مرز قطع ارتباط کامل با آن می‌رسد. در حالی که 25 دقیقه طول می‌کشد تا تمرکزشان دوباره برگردد.
- اصل 5 دقیقه: از یک نماینده‌ی بیمه که سالیانه بیش از 1 میلیون دلار درآمد داشت در مورد رمز موفقیتش پرسیده شد. او در جواب، نکته عجیبی گفت: «هر یک ساعت که می‌گذرد، 5 دقیقه را صرف بررسی این سوال می‌کنم که 55 دقیقه‌ی گذشته چگونه بوده است؟ این کار ضعف‌هایم را نشان می‌دهد و در هر روز می‌توانم خودم را چندین را ارزیابی کنم.» وقتی که نقاط ضعفتان را بررسی می‌کنید بدون شک به عواملی که منجر به اختلال در کارتان می‌شود بر خواهید خورد. با این روش می‌توانید بهتر آن‌ها را بشناسید و به آن‌ها «نه!» بگویید. این نماینده‌ی بیمه ادعا می‌کرد که با عمل به این کار درآمد سالیانه‌اش 400 برابر شد.
بدون شک برنامه روزانه سهم بزرگی در موفقیت زندگی‌تان خواهد داشت. پس آن را جدی بگیرید و به دقت به نکات بالا عمل کنید.