همانطور که می‌دانید، اکثر افراد جامعه مجبورند با کارهایی که زمان و انرژی زیادی از آنها میگیرند، دست و پنجه نرم کنند و به این ترتیب از مبادرت به اعمال مهم‌تر باز می‌مانند. امروزه همه برای در دست داشتن زمان بیشتر و انجام کارهایی که به آن علاقه دارند، به فکر افزایش بهره وری هستند.
چالش اصلی این است که تشخیص دهیم چه عاداتی باعث تسهیل در پیشرفت کار و چه مواردی باعث کند شدن امور می‌شوند. در این مقاله با استارتاپت همراه باشید تا ۹ روش که تاثیر آنها در افزایش بهره وری کاملا اثبات شده‌اند، را به شما معرفی کنیم،
۹ روش برای افزایش بهره وری
۱. پرنده سحرخیز یا جغد شب
ببینید شما جزء کدام دسته از افراد هستید. کسانی که صبح زود بیدار می‌شوند یا آنها که شب زنده‌دار هستند و اکثر ساعات شب را بیدار می‌مانند. ما در زمان‌های مختلف روز، سطوح متفاوتی از بهره وری را تجربه می‌کنیم. مثلا بعضی از ما در اول صبح و برخی هم شبها کارایی بیشتری داریم.
حال که متوجه شدید در کدام دسته قرار گرفته‌اید و در چه ساعاتی از روز بهترین بهره وری را دارید، کارهای خود را به نحوی سازماندهی کنید که با ساعت بدنتان هماهنگ باشند. به این ترتیب می‌توانید بیشترین استفاده را از خلاقیت و هوشیاری خود، در جهت افزایش بهره وری ببرید.
۲. توجه نکردن به بی‌حوصلگی
لازم نیست حتما حس و حال کار کردن را داشته باشید یا برای انجام یک کار، کاملا شاداب و آماده ورود به میدان باشید.
۳. انجام فقط یک کار
موسیقی سازان بزرگ منتظر نمیمانند تا کاری به آ‌ها الهام شود و سپس شروع به انجامش کنند. بتهوون (Beethoven)، واگنر (Wagner)، باخ (Bach) و موتزارت (Mozart) کارهای روزمره و معمولی خود را انجام می‌دادند، درست مثل حسابداری که پشت میزش مشغول کار است. آنها هرگز با وقت تلف کردن، منتظر الهامات نماندند.
ارنست نیومن (Earnest Newman)، منتقد آهنگ‌سازی
هرگز چندین کار را با هم انجام ندهید؛ در عوض یک کار را تمام کنید و سپس به انجام دیگری بپردازید. شاید قبلا هم شنیده باشید که انجام هم‌زمان چند کار بهره وری لازم را ندارد. بنا بر مطالعات اخیر دانشگاه استنفورد و لندن در بریتانیا، انجام هم‌زمان کارها نه تنها کیفیت عملکرد و بهره وری را کاهش می‌دهد، بلکه به مغز هم آسیب می‌رساند.
آیکیو افرادی که درگیر این مسئله بودند، به اندازه اشخاص کم‌خواب و آنها که سیگار ماریجوآنا مصرف می‌کنند، افت پیدا می‌کند. انجام هم‌زمان امور باعث تولید هورمون استرس کورتیزول در مغز شده که انرژی را از بین میبرد، فرد را سست و بیحال می‌کند و تمرکز را پایین می‌آورد.
۴. برنامه‌ریزی برای افزایش بهره وری
بهتر است برای کارهای خود، از قبل برنامه‌ریزی کنید. یک برنامه‌ریزی دقیق، با افزایش بهره وری و جلوگیری از به تعویق انداختن کارها به پیشرفت ما کمک می‌کند. در واقع عمل فکر کردن و برنامه‌ریزی، موجب آزادسازی انرژی ذهنی و ایجاد ابتکار در بدن می‌شود.
بهترین راه برای برنامه‌ریزی این است که از روز قبل، کارهایی که باید انجام دهید را لیست کنید. هر چه زمان بیشتری برای نوشتن فهرست کارها صرف کنید، مفیدتر است و باعث افزایش بهره وری شما می‌شود.
علاوه بر آن، وقتی مطابق با لیست کارهای خود پیش میروید، انگیزه و اعتماد به نفس بیشتری پیدا می‌کنید. هر چه بهتر این کار را انجام دهید، بیشتر قادر خواهید بود به امور روزانه خود رسیدگی کنید. حتی می‌توانید بهتر بخوابید، زیرا ایجاد این لیست ذهن شما را از مسائل کاری پاک می‌کند. دیگر نگران به خاطر سپردن اموری که باید روز بعد انجام دهید، نخواهید بود؛ چرا که از قبل برنامه مفیدی برای آن طراحی کرده‌اید.
۵. داشتن نظم
اکثر افراد حدود ۳۰ درصد از وقت خود را صرف پیدا کردن چیزهایی می‌کنند که سر جایشان نیستند. منظم باشید و برای هر یک از وسایل خود جای خاصی را در نظر بگیرید تا بتوانید به راحتی آن را پیدا کنید.
شلختگی و به هم ریختگی، باعث ایجاد استرس می‌شود که به نوبه خود بهره وری و کارایی شما را پایین می‌آورد. اطمینان از اینکه محل کارتان مرتب و منظم است از نظر روانشناسی به شما اجازه می‌دهد تا راحت‌تر نفس بکشید و بهتر تمرکز کنید.
۶. مدیریت زمان
با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان، به افزایش بهره وری برسید. دیوید آلن در کتاب خود به نام «به انجام رساندن کارها» به این موضوع اشاره می‌کند.
ما برای تصمیم‌گیری درباره این موضوع که به کاری بپردازیم یا خیر و اینکه آیا اصلا وقت کافی برای انجام آن کار را داریم، زمان زیادی صرف می‌کنیم. اگر انجام یک کار در ۲ دقیقه میسر است، دست از تردید بردارید و خیلی ساده شروع به انجام آن کنید.
دیوید آلن
یکی دیگر از روش‌های مفید مدیریت زمان «قانون پارکینسون» است. طبق این قانون، هنگامی که برای یک کار زمانی را در نظر می‌گیرد، انجام آن کار دقیقا به اندازه همان زمان تعیین شده شما، می‌تواند فشرده شود یا کش پیدا کند. مثلا اگر تصمیم دارید کاری را یک هفته‌ای تمام کنید، حتما یک هفته طول خواهد کشید تا آن را تمام کنید. به این ترتیب می‌توانید از قانون پارکینسون به شکلی استفاده کنید که انجام کارهایتان، در زمان کوتاهتری صورت گیرد.
۷. اهمیت استراحت در افزایش بهره وری
طبق پژوهشی که در مجله اینترنتی بیزنس اینسایدر (Business Insider) منتشر شده است، افرادی که بیشترین بهره وری را دارند، بعد از هر ۵۲ دقیقه کار، ۱۷ دقیقه استراحت می‌کنند.
همه می‌دانیم که هیچ کس نمی‌تواند تمام روز، ۱۰۰ درصد بهره وری داشته باشد. تلاش برای تمرکز کردن در دوره‌های زمانی طولانی‌تر، تنها منجر به تمام شدن انرژی و کاهش بهره وری می‌شود. راز حفظ سطح بالای بهره وری، کار کردن طولانی مدت نیست. بلکه هوشمندانه کار کردن و استراحت دادن به خود در مواقع مورد نیاز، افزایش بهره وری را برای شما به ارمغان می‌آورد.
روش موثر دیگری هم وجود دارد که به آن «پومودورو» گفته می‌شود. در این روش شما اجازه دارید بعد از هر ۲۵ دقیقه کار، ۵ دقیقه استراحت کنید. اصول این تکنیک به شرح زیر است:
- کاری که قصد انجام آن را دارید، انتخاب کنید.
- زمان را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
- کار را شروع کنید تا زمانی که زنگ ساعت به صدا درآید و مدت کوتاه ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کنید.
- به همین ترتیب ۲۵ دقیقه به ۲۵ دقیقه، کار کرده و به خود استراحت دهید تا زمانی که کارتان تمام شود.
هدف از به کارگیری روش پودومورو، افزایش بهره وری به کمک کاهش اضطراب حاصل از اندازه‌گیری مداوم زمان است. این کار با حذف وقفههای ناکارآمد، باعث تقویت تمرکز و اراده شما می‌شود و دستیابی به اهداف را امکان‌پذیر می‌کند.
۸. صرف وقت کمتر در شبکههای اجتماعی
زمانی که در شبکههای اجتماعی صرف می‌کنید را کاهش دهید. کارمندان بیش از ۱۲ میلیارد ساعت، صرف گشت و گذار در شبکههای اجتماعی می‌کنند و این موضوع کسب و کارها را متحمل هزینه‌های میلیارد دلاری می‌کند.
مطالعات نشان داده دانشجویان به طور متوسط حدود ۳ ساعت در شبکههای اجتماعی وقت میگذرانند، در حالی که تنها ۲ ساعت از روز را به مطالعه مشغول هستند. تصور کنید این آمار می‌تواند چه تاثیری روی بهره وری آنها داشته باشد! اگر شما وقت زیادی را صرف شبکههای اجتماعی کنید، بهره وری زیادی نخواهید داشت.
منظور ما این نیست که کلا شبکههای اجتماعی را به کل کنار بگذارید، بلکه بهتر است فقط زمانی به سراغ آنها بروید که کارهایتان به اتمام رسیده است. به این ترتیب زمان کافی برای این نوع سرگرمی را هم در اختیار خواهید داشت.
۹. استفاده بردن از زمان مرده
از مدت زمانی که صرف رفت و آمد یا تأخیرهای غیرمنتظره می‌شود، استفاده کنید. برای همه ما موقعیت‌هایی پیش آمده که در مکانی معطل شدیم و زمانی که میتوانست مفید باشد را به بطالت گذراندیم. در چنین موقعیت‌هایی بهتر است از وقت خود استفاده کرده و برای روز بعد برنامه ریزی کنید. لیست کارهایی که باید انجام شود را تهیه کنید یا جواب ایمیل‌ها را بدهید.
راه‌های زیادی برای افزایش بهره وری وجود دارد. به کار گیری تعدادی از روش‌های ذکر شده در این مقاله، دستیابی به نتیجه بهتر از کار شما را سبب می‌شود.