بسیاری از صاحبان کسب و کار، برای مدیریت و اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی نیازمند راهنمایی هستند. ما در این مقاله قصد داریم نکات مهم در این زمینه را در اختیار این افراد بگذاریم. اگر شما نیز مشتاق آشنایی با این نکات هستید، با استارتاپت همراه باشید. همچنین اگر در زمینه مدیریت منابع انسانی استارتاپ به کمک نیاز داشتید می‌توانید روی استارتاپت حساب کنید.
شما به عنوان یک مدیر و صاحب کسب و کار، می‌خواهید برای برآورده کردن نیازهای خود، سرمایه و اعتبارتان را در اختیار نیروهای انسانی قرار دهید که هیچ شناختی نسبت به مهارت و روحیه کاری آن‌ها ندارید، پس طبیعی است که نگران باشید. اما این نگرانی‌ها با کسب مهارت‌های اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی قابل رفع است. برای تجربه اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی لازم است بایدها و نبایدهایی رعایت شود. پیش از معرفی این بایدها و نبایدها، لازم است نظر کارشناسان را درباره اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی بررسی کنیم.
کارشناسان درباره اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی چه می‌گویند؟
با بهبود بازار کار، رقابت بر سر جذب نیروهای مستعد و شایسته، شدت می‌یابد و انتخاب از میان سیلی از نامزدهای شغلی دشوار می‌شود. تمام شرکت‌ها، خواهان نیروهای خبره و دانایی هستند که با کمک آن‌ها بتوانند اعتبار خود را روز به روز بهبود بخشند.
کلودیا فرناندز آراز (Claudio Fernández-Aráoz)، مشاور ارشد شرکت Egon Zehnder و نویسنده کتاب «نگویید چطور، بگویید چه کسی» در این رابطه می‌گوید: «خطوط تولید، از نیروهای خبره خالی است و شرکت‌ها بیش از پیش برای جذب استعدادها در رقابت هستند و متقاضیان شغل نیز درباره روند انتخاب توسط هر شرکت، اطلاعات بیشتری را می‌خواهند. موفقیت یعنی محاصره کسب و کار خود با بهترین نیروهای کار.»
جان سالیوان (John Sullivan)، کارشناس منابع انسانی، استاد مدیریت در دانشگاه ایالتی سن فرانسیسکو و نویسنده کتاب «۱۰۰۰ راه برای به دست آوردن استعدادهای برتر» می‌گوید: «شناسایی نیروهای مستعد، رمز و راز خاص خودش را دارد. اگر مهارت‌های اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی را ندانید، ممکن است نیروهای کار شایسته را از دهید و آن‌ها توسط رقبا جذب شوند. شغل شما این است که به بهترین نحو به ارزیابی نامزدها بپردازید و بهترین متقاضیان شغل را بپذیرید.»
مراحل لازم برای اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی
مراحل زیر، مجموعه‌ای از بایدها و نبایدهایی هستند که برای اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی، ضروری به نظر می‌رسند.
سوالات خود را آماده کنید
قبل از این که داوطلبان را به صورت چهره به چهره ملاقات کنید، باید سوالات مربوط به ویژگی‌های احراز شغل را با دقت تعیین نمایید و در طول مصاحبه از متقاضیان شغل بپرسید. فرناندز آراس (Fernández-Aráoz) پیشنهاد می‌دهد که این فرآیند با شناسایی لیستی از ویژگی‌های مورد نیاز برای موقعیت شغلی مورد نظر آغاز کنید.
سالیوان (Sullivan) نیز در این باره توصیه می‌کند که به بهترین کارکنان خود نگاه کنید. ویژگی‌های مشترک آن‌ها چیست؟ آن‌ها چه مهارت‌هایی دارند؟ قبل از کار در سازمان شما چه کاری انجام می‌دادند؟ آن‌ها چه مشاغلی داشتند؟ این پاسخ‌ها، در ایجاد معیارهای گزینش نیروی کاری مستعد به شما کمک می‌کند تا سوالات مربوطه را طراحی نمایید.
استرس متقاضیان را کاهش دهید
نامزدهای مصاحبه شغلی به دلایل ناشناخته‌ی بسیاری دچار استرس و اضطراب می‌شوند. آن‌ها از خود می‌پرسند که مصاحبه‌گر من چه کسی خواهد بود؟ چه سوالاتی از من می‌پرسید؟ چگونه می‌توانم در این جلسه مصاحبه شغلی موفق شوم؟ و اگر قبول شدم چه بپوشم؟ و به خاطر عدم آگاهی از شرایط مصاحبه، مضطرب می‌شوند.
سالیوان می‌گوید: «مصاحبه‌گران نیز تحت تأثیر استرس متقاضیان قرار می‌گیرند و ممکن است عملکرد خوبی نداشته باشند.» او توصیه می‌کند که اقدامات پیشگیرانه‌ای را برای کاهش سطح کورتیزول متقاضیان انجام دهید. برای مثال، به طور پیش‌فرض مباحثی را که در جلسه مصاحبه مطرح می‌کنید، به متقاضیان اطلاع دهید تا بتوانند آماده شوند. سعی کنید متقاضی را در زمانی که برای او مناسب است ملاقات کنید. درباره نوع پوشش متقاضیان در جلسه مصاحبه، اطلاع‌رسانی نمایید. هدف شما افزایش راحتی متقاضیان و در نتیجه اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی است.
از همکاران خود کمک بگیرید
هنگام تصمیم گیری‌های بزرگ، لازم است که از دیگران مشورت بگیرید. بنابراین چندین تن از همکاران مورد اعتماد خود را برای حضور و اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی دعوت کنید. فرناندز آراس در این باره می‌گوید: «سلطه‌طلبی برای اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی، کارساز نیست و از سوی دیگر، دموکراسی افراطی نیز بی‌فایده است. شما می‌خواهید معیارهای متعددی را ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که فرد مناسب را استخدام کرده‌اید. این موضوع می‌تواند روند مصاحبه را طولانی و پیچیده نماید.» او توصیه می‌کند که سه نفر یعنی شما، رئیس‌تان و یکی از کارکنان ارشد بخش منابع انسانی سازمان با نامزدهای شغلی، مصاحبه داشته باشند.
مصاحبه‌گران همکار می‌توانند بسیار مهم باشند؛ زیرا آن‌ها اعضای تیم سازمانی خود را انتخاب می‌کنند. او می‌گوید: «آن‌ها نسبت به این استخدام، مالکیت بیشتری دارند و به همین دلیل تلاش می‌کنند تا بهترین متقاضیان را برای کار در سازمان خود انتخاب نمایند.»
ارزیابی بالقوه نامزدهای شغلی
فرناندز آراس می‌گوید: «دو ساعت برای اولین جلسه مصاحبه زمان مناسبی است. این بازه زمانی شما را قادر می‌سازد تا صلاحیت و توان بالقوه فرد را به طور واقعی ارزیابی کنید و نشانه‌های کنجکاوی، بینش، تعامل و عزم را در متقاضیان شغل جستجو نمایید.»
سالیوان می‌گوید: «فرض کنید فرد مورد نظر روزی ارتقاء می‌یابد و به یک مدیر تبدیل می‌شود. سپس از خود سوال کنید که آیا این فرد می‌تواند این کار را امروز انجام دهد و در عین حال در دراز مدت به یک مدیر تبدیل شود؟»
ساليوان توضيح مي‌دهد که هيچ کسی نمي‌تواند آينده را تضمین کند، اما شما هر روز که مي‌خواهيد، می‌توانید درباره آن فکر کنيد.
از متقاضیان راه‌حل‌های واقعی بخواهید
ساليوان می‌گويد: «وقت خود را با سوالات پوچ مانند، ضعف‌های شما چیست؟ هدر ندهید. در عوض سعی کنید با طرح موقعیت‌های واقعی مربوط به شغل، عملکرد داوطلب را ارزیابی کنید.» بنابراین برای اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی و ارزیابی دقیق‌تر متقاضی، یکی از مسائلی را که داوطلب شغل ممکن است در کار با آن مواجه شود، توضیح دهید و از فرد بپرسید که چگونه این مشکل را حل می‌کند؟ یا برای متقاضی یکی از فرآیندهای کاری شرکت خود را توصیف کنید و از او بخواهد که ناکارآمدی آن را شناسایی نماید.
فرناندز آراس می‌گوید: «به لیستی که درباره ویژگی‌های احراز شغل تهیه کرده بودید، مراجعه کنید.» برای نمونه، اگر شما به دنبال یک مدیر اجرایی هستید باید متقاضی بتواند بر تعداد زیادی از افراد زیر دست خود احاطه داشته باشد، پس باید از او بپرسید: «آیا تا به حال در موقعیتی قرار گرفته‌اید که دیگران را وادار نمایید، مستقیما برای انجام کاری به شما گزارش دهند؟ چطور این کار را انجام دادید؟ پیامدهای این رفتار شما چه بود؟
مطابقت با فرهنگ کاری را در نظر بگیرید، اما وسواس به خرج ندهید
مطابقت با فرهنگ کاری در موفقیت استخدام بسیار اهمیت دارد. فرناندز آراس می‌گوید: «شما باید به شرایطی که داوطلب در سازمان راحت‌تر است، توجه نمایید و جهت‌گیری‌های داوطلب شغل را با محیط کاری سازمان خود مقایسه کنید. یا او یک برنامه‌ریز دراز مدت است یا یک کوتاه‌نگر؟ آیا او مشارکت دارد یا ترجیح می‌دهد که به طور مستقل کار کند؟»
اما، سالیوان می‌گوید: «ادراک شما نسبت به موقعیت متقاضیان، لزوما نشانگر این نیست که فرد می‌تواند تنها به یک فرهنگ کاری متکی باشد. بلکه افراد، دارای درجه‌ای از انعطاف‌پذیری هستند. چیزی که شما واقعا می‌خواهید بدانید این است، آیا می‌توان آن‌ها را با فرهنگ کاری سازمان هماهنگ کرد؟»
کار را بفروشید
اگر جلسه خوب برگزار شد و شما معتقد بودید که نامزدی ارزش استخدام را دارد، در نیمه دوم مصاحبه، نقش سازمانی مورد نظر را بفروشید. فرناندز آراس می‌گوید: «اگر شما در ابتدا برای فروش شغل تمرکز کنید، دستیابی به اهداف مصاحبه بسیار دشوار می‌شود». اما هنگامی که شما به یک داوطلب اعتماد دارید، می‌توانید به شخص بگویید که «چرا شما فکر می‌کنید برای این شغل مناسب هستید؟»
توجه داشته باشید که مصاحبه یک فرآیند غربالگری متقابل است. سالیوان می‌گوید: «برای اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی اگر احساس کردید فردی مناسب کار در تیم شما است، از او بپرسید که برای کسب این موقعیت شغلی، حاضر است چقدر از مهارت‌ها و تلاش خود مایه بگذارد؟»
یادآوری بایدها و نبایدها
بایدها
- با اطلاع‌رسانی درباره انواع سوالاتی که می‌خواهید بپرسید، استرس متقاضیان را کاهش دهید.
- سوالات رفتاری و موقعیتی را بپرسید.
- هنگامی که از شایستگی متقاضی اطمینان یافتید، نقش و سازمان را به فروش برسانید.
نبایدها
- فراموش نکنید که قبل از مصاحبه آماده شوید، ویژگی‌های نامزد ایده‌آل را لیست کنید و از آن‌ها برای ساخت سوالات مربوطه بهره ببرید.
- برای اداره موثر یک جلسه مصاحبه شغلی از یاری همکاران خود غافل نشوید.
- از تأکید بیش از حد بر مطابقت با فرهنگ کاری خودداری کنید و به یاد داشته باشید که افراد انعطاف‌پذیر هستند.